Microsoft Dynamics 365 Business Central ist eine umfassende Unternehmenslösung für kleine bis mittelgroße Unternehmen. Die Funktionen reichen von Finanzmanagement bis zur Lieferkettenverwaltung.
Shopify hingegen ist eine führende E-Commerce-Plattform, die für ihre Benutzerfreundlichkeit und leistungsstarken Funktionen bekannt ist. Die Integration von Business Central mit Shopify kann Abläufe optimieren, das Bestandsmanagement verbessern und das Kundenerlebnis steigern. Dieser Artikel untersucht Tools und Strategien für eine effektive Integration und beantwortet Fragen wie: Welche Tools sollten verwendet werden, wie werden sie implementiert und welche Daten fließen zwischen den Systemen?

Welche Daten können integriert werden

Bei der Integration von Business Central mit Shopify werden in der Regel die folgenden Datentypen synchronisiert:

Produkte
Bestandsmengen, Beschreibungen, Bilder und Preise werden von Business Central an Shopify gesendet. So wird sichergestellt, dass Shopify stets korrekte Produktinformationen anzeigt, inklusive aktueller Lagerbestände und Preise.
Business Central fungiert dabei als führendes System für Produktdaten und Lagerverwaltung. Aktualisierungen stellen sicher, dass das Shopify-Frontend stets aktuelle Angebote zeigt.

Bestellungen
Shopify übermittelt Bestelldaten wie Bestellnummern, gekaufte Artikel, Mengen und Kundendaten an Business Central. Diese Integration ermöglicht die Auftragsabwicklung und finanzielle Nachverfolgung in Business Central.
Shopify dient als Verkaufsplattform, während Business Central Backend-Aufgaben wie Lageraktualisierungen und Buchhaltung übernimmt.

Kundendaten
Shopify kann Kundendaten (z. B. Name, Kontaktdaten, Kaufhistorie) an Business Central übertragen, und Business Central kann aktualisierte Kundendaten an Shopify senden, falls die Daten zentral dort gepflegt werden.
Die Synchronisation gewährleistet einheitliche Kundeninformationen über beide Systeme hinweg.

Versandinformationen
Lieferstatus und Sendungsverfolgungsnummern werden in Business Central erzeugt und an Shopify gesendet, um den Kundenstatus in Echtzeit zu aktualisieren. Dies ermöglicht Shopify-Kunden eine transparente Sendungsverfolgung.

Zahlungen
Zahlungsdaten wie Zahlungsart, Transaktions-ID und Status werden an Business Central übermittelt, um Buchhaltungsprozesse zu unterstützen. Diese Informationen sind für Rechnungsstellung und Audits entscheidend – Business Central ist hier das führende System.

Tools zur Integration von Business Central mit Shopify

Vergleichstabelle

Der native Shopify-Connector in Business Central

Microsoft bietet einen nativen Shopify-Connector für Business Central, der eine einfache Integration ermöglicht. Er erlaubt die Echtzeit-Synchronisierung von Kerninformationen wie Bestellungen und Lagerbeständen mit minimalem technischen Aufwand.
Da die Lösung direkt von Microsoft stammt, ist mit regelmäßigen Updates und Support zu rechnen.

Allerdings sind Anpassungsmöglichkeiten begrenzt. Der Connector unterstützt keine komplexen Fulfillment-Prozesse – z. B. wenn sowohl Standardartikel als auch maßgefertigte Produkte verkauft werden. Während Standardprodukte problemlos synchronisiert werden, erfordern kundenspezifische Artikel einen Herstellungsprozess mit mehreren Schritten. Der native Connector kann:

• Bestellungen nicht nach Produkttyp kennzeichnen.
• Keine Fertigungsprozesse für kundenspezifische Artikel integrieren.
• Keine Teillieferungen verwalten, die dem Bestellstatus entsprechen.

Zudem sind komplexe Abläufe oder branchenspezifische Anforderungen nicht abbildbar.
Der Shopify-Connector ist im Business Central AppSource erhältlich und eignet sich für Standardanforderungen.

Drittanbieter-Integrationslösungen

Drittanbieter-Tools bieten oft mehr Funktionen und Flexibilität als native Lösungen.
Sie ermöglichen umfangreiche Anpassungen, unterstützen Multi-Shop-Integration und können auch komplexe Geschäftsprozesse abbilden. Einige Tools erfordern jedoch technisches Know-how und können kostenintensiv sein.

Zu den verfügbaren Integrationslösungen gehören Cavallo, Celigo und die AtroCore Data Integration Platform.

1. Cavallo

Cavallo verbindet Shopify mit Business Central und konzentriert sich auf die Automatisierung und Optimierung der Auftragsabwicklung. Es unterstützt Funktionen wie Auftragsrouting und Workflow-Anpassung und eignet sich für Unternehmen mit mittlerer Prozesskomplexität. Eine gewisse Konfiguration ist erforderlich.

2. Celigo

Celigo bietet eine flexible Plattform zur Integration von Shopify und Business Central. Neben vorgefertigten Templates werden erweiterte Funktionen wie Multi-Shop-Management unterstützt. Die Plattform erfordert technisches Verständnis für die effektive Nutzung.

3. AtroCore Data Integration Platform

AtroCore ist eine kostenlose, quelloffene Datenintegrationsplattform, die eine nahtlose Integration zwischen ERP-Systemen wie Business Central, E-Commerce-Plattformen wie Shopify und vielen anderen Systemen ermöglicht.
Sie nutzt REST-APIs für den Echtzeit-Datenaustausch. Mit AtroCore lässt sich eine vollautomatisierte, bidirektionale Synchronisation von Produktdaten, Preisen, Lagerbeständen und benutzerdefinierten Daten von Business Central nach Shopify sowie Kundendaten, Bestellungen und Versandinformationen zurück realisieren.
Als Open-Source-Plattform bietet AtroCore maximale Flexibilität – allerdings ist für die Konfiguration technisches Wissen erforderlich. Unternehmen ohne eigene Entwicklerteams können den Support von AtroCore in Anspruch nehmen.

Individuelle Integration

Maßgeschneiderte Integrationen zwischen Business Central und Shopify bieten maximale Flexibilität, erfordern jedoch hohe Investitionen und Wartungsaufwand. Für viele Unternehmen überwiegen die Nachteile.
Stattdessen nutzen sie bewährte ERP-Systeme wie Business Central, SAP Business One oder NetSuite mit vorgefertigten Integrationen für Plattformen wie Shopify, Magento oder WooCommerce – entweder durch native Tools oder Drittanbieterlösungen.

Best Practices für die Integration

Definieren Sie Ihre Ziele

Ermitteln Sie, welche Daten synchronisiert werden sollen, und welche Geschäftsprozesse automatisiert werden müssen (z. B. Bestellabwicklung, Rücksendungen). Starten Sie mit den wichtigsten Prozessen und erweitern Sie schrittweise.

Datenkonsistenz sicherstellen

Nutzen Sie zuverlässige Mechanismen zur Echtzeit- oder geplanten Synchronisation. Führen Sie regelmäßige Datenprüfungen durch, um Fehler frühzeitig zu erkennen.
Setzen Sie automatisierte Fehlerbehandlung, Warnsysteme und Protokollierung ein. Etablieren Sie Validierungsregeln zur Vermeidung falscher Datenübertragungen.

Ein zentrales Monitoring-System hilft, Datenflüsse zu überwachen und Probleme rechtzeitig zu beheben.

Passende Synchronisationsfrequenz festlegen

Lagerbestände
Synchronisieren Sie in Echtzeit oder stündlich – je nach Verkaufsfrequenz. Bei schnell drehenden Artikeln ist Echtzeit essenziell zur Vermeidung von Überverkäufen.

Bestellungen
Synchronisieren Sie Aufträge sofort zur schnelleren Bearbeitung und Lageraktualisierung. Dies erhöht Kundenzufriedenheit und Liefergeschwindigkeit.

Kundendaten
Synchronisieren Sie nachts im Batch-Modus, wenn Aktualisierungen nicht zeitkritisch sind. Bei personalisierten Marketingkampagnen sind häufigere Updates sinnvoll.

Produktmengen
Nutzen Sie Echtzeit-Sync bei hoher Nachfrage oder häufigem Lagerwechsel. Falls nicht möglich: alle 15–30 Minuten. Implementieren Sie Pufferbestände, um Verzögerungen abzufedern. Achten Sie bei mehreren Lagern auf korrekte Zuweisung.

Preise und Rabatte
Stellen Sie sicher, dass Preislisten und Aktionspreise aus Business Central korrekt in Shopify abgebildet werden.

Leistung überwachen

Richten Sie automatische Benachrichtigungen bei Fehlern ein. Nutzen Sie Dashboards oder Messaging-Tools zur sofortigen Reaktion.
Analysieren Sie regelmäßig die Integration, z. B. Transferfrequenz und Systemauslastung. Optimieren Sie durch Batch-Verarbeitung oder Caching.

Laufende Wartung

Führen Sie regelmäßig Reviews durch – z. B. bei neuen Geschäftsprozessen oder Plattformänderungen.
Beobachten Sie Updates bei Shopify und Business Central und testen Sie diese vor dem Live-Gang. Nutzen Sie Nutzer-Communities und Release Notes zur Orientierung.

Multi-Channel-Vertrieb

Mit Shopify können Sie mehrere Shops verwalten und Produkte individuell je Shop anpassen. Für Marktplätze wie Amazon oder eBay bietet Shopify direkte Integrationen.
Funktionen wie individuelle Preisgestaltung pro Plattform, Bestands-Sync in Echtzeit und einheitliche Analysen ermöglichen ein reibungsloses Multichannel-Management. Tools wie ChannelAdvisor oder Shopify Plus erweitern diese Funktionen und unterstützen Skalierung.

API-Beschränkungen und Performance

Rate Limits
Sowohl Shopify als auch Business Central begrenzen API-Aufrufe. Planen Sie die Anzahl der Anfragen und setzen Sie Queuing oder Backoff-Strategien ein.

Batch-Operationen
Bei hohem Datenvolumen empfiehlt sich das Batching von Updates. Reduziert die API-Auslastung und verbessert die Effizienz.

Fehlerbehandlung
Implementieren Sie automatische Warnsysteme für fehlgeschlagene Synchronisationen, um Unterbrechungen frühzeitig zu erkennen.

Fazit

Die Wahl des richtigen Integrations-Tools hängt von den Unternehmensanforderungen ab.
Der native Shopify Connector eignet sich für einfache Setups, Drittanbieter-Tools und Individuallösungen bieten mehr Flexibilität.
Echtzeit- oder stündliche Synchronisation verbessert Datenqualität und Kundenzufriedenheit – kann aber Ressourcen belasten. Bei großen Produktkatalogen empfiehlt sich eine gezielte Synchronisation nach Kategorie oder Region.
Open-Source-Plattformen wie AtroCore bieten maximale Anpassung, erfordern aber technisches Know-how.
Bewerten Sie Anforderungen, Budget und Ressourcen, um die optimale Strategie zu finden.