Microsoft Dynamics 365 Business Central es una solución integral de gestión empresarial diseñada para pequeñas y medianas empresas. Sus capacidades van desde la gestión financiera hasta las operaciones de la cadena de suministro. Shopify, por otro lado, es una plataforma líder de comercio electrónico conocida por su facilidad de uso y características robustas. Integrar Business Central con Shopify puede optimizar las operaciones, mejorar la gestión de inventario y mejorar la experiencia del cliente. Este artículo explora las herramientas y estrategias para una integración efectiva, respondiendo preguntas como qué herramientas usar, cómo implementarlas y qué datos fluyen entre los sistemas.

¿Qué datos se pueden integrar?

Al integrar Business Central con Shopify, los siguientes tipos de datos se sincronizan comúnmente:

Productos

Los niveles de inventario, descripciones, imágenes y precios se envían desde negocios centrales a Shopify. Esto garantiza que Shopify siempre muestra información precisa del producto, reflejando la disponibilidad de inventario en tiempo real y los precios correctos. Business Central actúa como el sistema de registro de datos de productos y gestión de inventario. Las actualizaciones aseguran que Shopify Storefront muestre ofertas actualizadas.

Pedidos

Shopify envía detalles de pedidos como números de pedido, artículos comprados, cantidades e información del cliente a Business Central. Esta integración permite el cumplimiento del pedido y la conciliación financiera en los negocios centrales. Shopify sirve como punto de venta, mientras que Business Central administra operaciones de backend como actualizaciones de acciones y seguimiento financiero.

Clientes

Shopify puede enviar detalles del cliente (por ejemplo, nombre, información de contacto e historial de compras) a Business Central para fines de CRM, y Business Central puede llevar las actualizaciones de los clientes a Shopify si los datos del cliente se mantienen centralmente.
La sincronización garantiza la consistencia en las interacciones de los clientes en todas las plataformas.

Información de envío El estado de entrega y los números de seguimiento se generan en Business Central y se envían a Shopify para actualizar el estado del pedido orientado al cliente. Esto ayuda a proporcionar actualizaciones de envío en tiempo real a los clientes directamente a través de Shopify.

Pagos

Los detalles de pago, como los métodos, las ID de transacción y los estados se envían a Business Central para actualizar los registros financieros y contables. Los datos de pago son críticos para la facturación y las auditorías financieras, lo que hace que los negocios sean centrales el repositorio lógico.

Herramientas para integrar Business Central con Shopify

Tabla comparativa

Conector nativo de Shopify en Business Central

Microsoft proporciona un conector nativo de Shopify dentro de Business Central, diseñado para una integración directa. Ofrece una configuración perfecta con un conocimiento técnico mínimo requerido y permite la sincronización en tiempo real de datos clave, como pedidos e inventario.
Esta solución es compatible directamente por Microsoft, que presupone la confiabilidad y las actualizaciones. En el lado negativo, el conector es una opción de personalización bastante limitada. Por ejemplo, con el conector nativo de Shopify en Business Central, no es posible admitir flujos de trabajo de cumplimiento de pedidos complejos. Esto puede causar problemas para las empresas que venden artículos a medida y de stock a través de Shopify. Si bien los artículos de stock estándar se sincronizan fácilmente con Business Central, los artículos hechos a medida requieren un proceso de fabricación e implican múltiples pasos antes del cumplimiento. El conector nativo de Shopify maneja la sincronización de datos estándar (por ejemplo, pedidos, niveles de inventario) pero no proporciona una forma incorporada de:

• Órdenes de etiqueta basadas en el tipo de elemento. -Integre con los flujos de trabajo de fabricación en negocios centrales para artículos personalizados. -Administrar envíos parciales directamente vinculados al estado del pedido.

Aparte de eso, no siempre admite flujos de trabajo complejos o requisitos de nicho.
La aplicación Native Shopify se puede encontrar dentro de Business Central AppSource, diseñada para satisfacer las necesidades de integración estándar.

Herramientas de integración de terceros

Las herramientas de terceros pueden ofrecer funcionalidad avanzada y una mayor flexibilidad en comparación con las soluciones nativas.
Por lo general, ofrecen amplias opciones de personalización para procesos comerciales únicos y admiten características adicionales, como la integración de múltiples tiendas. Dicho esto, algunas herramientas de terceros requieren una curva de aprendizaje o experiencia técnica. Sus costos pueden variar significativamente, dependiendo del proveedor y el conjunto de características. Las soluciones de integración de Shopify de Business Central disponibles incluyen Cavallo, Celigo, plataforma de integración de datos de Atrocore.

1. Cavallo

Cavallo conecta Shopify y Business Central, centrándose en racionalizar la gestión de pedidos y la automatización. Admite características como el enrutamiento de pedidos y la personalización del flujo de trabajo, lo que lo hace adecuado para empresas con complejidad moderada en sus procesos. Es posible que se requiera una configuración y configuración.

2. Celigo

Celigo proporciona una plataforma flexible para la integración central de Shopify-Business, que ofrece plantillas preconstruidas y soporte para flujos de trabajo avanzados como la gestión de múltiples tiendas. Si bien sus opciones de personalización son fuertes, usar la plataforma de manera efectiva puede requerir conocimiento técnico.

3. Plataforma de integración de datos de atrocore

Atrocore es una plataforma gratuita de integración de datos de código abierto diseñada para permitir una integración suave y eficiente entre sistemas ERP como Business Central, plataformas de comercio electrónico como Shopify, y prácticamente cualquier otro sistema. Aprovecha las API REST para proporcionar intercambio de datos en tiempo real. Con Atrocore, las empresas pueden lograr una sincronización de datos bidireccional totalmente automatizada entre Business Central y Shopify. Esta sincronización puede programarse o activarse mediante eventos específicos. Facilita la transferencia de datos de productos, precios, niveles de inventario y datos personalizados de Business Central a Shopify, mientras que la información del cliente, los detalles del pedido y los estados de entrega se transfieren sin problemas de Shopify a Business Central. Como plataforma de código abierto, Atrocore ofrece la flexibilidad para la personalización ilimitada para adaptarse a las necesidades comerciales únicas. Sin embargo, debido a su naturaleza de código abierto, se requiere algunos conocimientos de codificación para la configuración. Por lo tanto, las empresas sin recursos de desarrollo interno pueden necesitar asistencia del equipo de Atrocore para garantizar una configuración adecuada y una operación sin problemas.

Soluciones de integración personalizadas

La integración personalizada entre Business Central y Shopify prometen flexibilidad inigualable, pero a menudo vienen con costos significativos, largos plazos de implementación y desafíos de mantenimiento continuos. Para la mayoría de las empresas, estos inconvenientes superan los beneficios. En cambio, las empresas generalmente confían en sistemas ERP establecidos como Business Central, SAP Business One o Netsuite junto con plataformas de comercio electrónico como Shopify, Magento o WooCommerce. Estas plataformas proporcionan opciones de integración preconstruidas confiables, ya sea a través de herramientas nativas o soluciones de terceros, asegurando una conectividad perfecta sin la complejidad de la construcción desde cero.

Mejores prácticas para Business Central Shopify Integration

Defina sus objetivos de integración

Determine qué datos deben sincronizarse e identificar procesos comerciales que requieran automatización (por ejemplo, cumplimiento de pedidos, devoluciones, reembolsos). Puede comenzar con los procesos más importantes y cubrir procesos menos importantes más adelante.

Mantener la precisión y consistencia de los datos

Implemente mecanismos de sincronización de datos sólidos, ya sea en tiempo real o en forma programada, para mantener la información actualizada en ambas plataformas. Auditar y validar regularmente los datos para detectar y resolver discrepancias antes de que afecten las operaciones comerciales. Establecer procedimientos integrales de manejo de errores para administrar desajustes de datos o sincronizaciones fallidas. Implemente alertas y registros automatizados para rastrear fallas de sincronización, permitiendo una resolución rápida. Además, haga cumplir las reglas de validación de datos para evitar que se transfieran datos incorrectos o incompletos, reduciendo el riesgo de inconsistencias en inventario, pedidos y registros de clientes. Considere implementar un sistema de monitoreo centralizado para supervisar los flujos de datos entre Shopify y Business Central. Esto ayudará a identificar y abordar de manera proactiva los problemas al tiempo que garantiza una consistencia de datos sin problemas en todos los procesos comerciales integrados.

Establezca la frecuencia de sincronización apropiada

Inventario Sincronice las actualizaciones de inventario en tiempo real o al menos por hora, dependiendo de su volumen de ventas y la tasa de facturación del producto. Para los artículos de alta demanda o de baja existencia, las actualizaciones en tiempo real aseguran que los clientes vean una disponibilidad precisa, reduciendo el riesgo de exceso de venta. Las empresas con ciclos de ventas más lentos o los búferes de inventario más grandes pueden optar por actualizaciones por hora para equilibrar el rendimiento y la precisión.

Pedidos Procese órdenes de inmediato para garantizar el cumplimiento oportuno y las deducciones de acciones precisas. La sincronización del pedido en tiempo real es fundamental para prevenir las discrepancias de las acciones y mejorar la satisfacción del cliente a través de tiempos de entrega más rápidos. Las actualizaciones inmediatas también permiten una comunicación más eficiente con los clientes sobre el estado de su pedido.

Datos del cliente Actualice los datos del cliente en una base nocturna si la información no es urgente, como cambios en los datos de contacto o los historiales de compra. Este enfoque minimiza la carga del sistema durante las horas pico mientras mantiene registros de clientes actualizados. Para las empresas que dependen en gran medida de las herramientas personalizadas de marketing o CRM, pueden ser necesarias actualizaciones más frecuentes.

Cantidades de productos Asegúrese de que las cantidades de productos se sincronizen con precisión entre Business Central y Shopify para evitar sobreventas o discrepancias sobre acciones. Para las empresas con alta velocidad de ventas, se recomienda la sincronización en tiempo real para reflejar niveles de acciones precisos al instante. Si las actualizaciones en tiempo real no son factibles, considere sincronizar las cantidades de productos a intervalos frecuentes, como cada 15 a 30 minutos, para mantener la precisión del inventario sin sobrecargar los recursos del sistema. Además, implementa la configuración de las acciones de búfer para tener en cuenta los posibles retrasos en las actualizaciones, reduciendo el riesgo de sobreventa. Si su empresa opera múltiples almacenes, asegúrese de que los niveles de acciones se asignen correctamente a Shopify en función de las prioridades de cumplimiento y la disponibilidad geográfica.

Precios y descuentos El mapeo de listas de precios, descuentos y promociones es fundamental para la consistencia. Asegúrese de que cualquier precio especial en Business Central se refleje correctamente en Shopify.

Rendimiento y registros del monitor

Configure alertas y notificaciones automatizadas para detectar inmediatamente las fallas de sincronización para realizar una acción correctiva rápida. Estas alertas se pueden configurar para notificar a los equipos relevantes por correo electrónico, paneles o plataformas de mensajería, asegurando que los problemas se aborden de manera oportuna. Analice periódicamente el rendimiento de la integración para optimizar la velocidad y la confiabilidad. Evalúe factores como la frecuencia de transferencia de datos, la carga del sistema y los tiempos de procesamiento para identificar posibles cuellos de botella. Configuración de sincronización de ajuste fino, como ajustar intervalos de procesamiento por lotes o implementar mecanismos de almacenamiento en caché, para mejorar la eficiencia.

Proporcionar mantenimiento y soporte continuo

Una integración que funcione bien entre Business Central y Shopify requiere monitoreo continuo, adaptación y soporte. Por lo tanto, programen las revisiones de integración periódica para evaluar si la configuración actual se alinea con las necesidades comerciales en evolución, los cambios operativos o las nuevas estrategias de comercio electrónico. Estas revisiones deben incluir la evaluación de la eficiencia de sincronización de datos, la identificación de áreas de mejora y abordar cualquier problema recurrente. También debe mantenerse informado sobre las actualizaciones de Shopify y Business Central, ya que los cambios en la plataforma, las nuevas características o las modificaciones de API pueden afectar la funcionalidad de integración. Verifique regularmente las notas de la versión oficial, participe en las comunidades de usuarios y pruebe las actualizaciones en un entorno controlado antes de implementarlas en producción.

Manejo de ventas multicanal

Shopify le permite administrar varias tiendas desde una cuenta, sincronizar el inventario y personalizar los detalles del producto para cada tienda. Para vender en mercados como Amazon y eBay, Shopify se integra directamente, asegurando que sus pedidos e inventario permanezcan sincronizados. Puede establecer precios específicos y variaciones de productos para cada plataforma, mientras que las actualizaciones de inventario en tiempo real ayudan a prevenir la sobreventa. Shopify también ofrece análisis unificados para rastrear el rendimiento en todos los canales, y las herramientas como ChannelAdvisor o Shopify Plus pueden agilizar aún más las integraciones complejas y ayudar a escalar su negocio.

Considere las limitaciones de API y los problemas de rendimiento

Límites de velocidad:
Tanto Shopify como Business Central tienen límites de tarifa API que restringen cuántas solicitudes se pueden hacer en un plazo determinado. Asegúrese de que su integración permanezca dentro de estos límites planeando cuántas solicitudes generará su sistema y utilizando técnicas como colas o estrategias de retroceso para evitar alcanzar esos límites.

Operaciones a granel:
Para altos volúmenes de pedidos o actualizaciones de inventario, el uso de operaciones a granel (sincronización por lotes) ayuda a mejorar la eficiencia. En lugar de hacer llamadas de API individuales para cada cambio, las actualizaciones por lotes reducen el número de solicitudes y ayuda a evitar problemas de límite de tarifas, lo que hace que la integración sea más eficiente.

Manejo de errores:
Configure alertas automáticas para sincronizaciones fallidas para que pueda detectar y resolver rápidamente cualquier problema. Esto ayuda a minimizar las interrupciones y garantiza un funcionamiento sin problemas al permitirle solucionar problemas con la prontitud, especialmente si la sincronización falla debido a los límites de tasa u otros problemas.

Control de llave

Elegir la herramienta de integración correcta depende de las necesidades de su negocio. El conector nativo de Shopify es una excelente opción para configuraciones simples, mientras que las herramientas de terceros e integraciones personalizadas ofrecen más flexibilidad para requisitos complejos. La sincronización del inventario y los pedidos en tiempo real o por hora garantiza datos precisos y una mejor satisfacción del cliente, pero las actualizaciones frecuentes pueden forzar su sistema. Para las empresas con grandes inventarios, la gestión de actualizaciones por categoría o región puede mejorar el rendimiento. Las soluciones de código abierto como Atrocore proporcionan personalización pero requieren experiencia técnica. Asegúrese de evaluar sus necesidades, recursos y presupuesto para elegir la mejor estrategia de integración para su negocio.