ERP eCommerce Integration - Alles was Sie Wissen Müssen

Wichtige Erkenntnisse

Die Integration eines ERP-Systems mit einer E-Commerce-Plattform mag einfach erscheinen, ist aber oft mit komplexen Entscheidungen verbunden. Sie müssen sorgfältig festlegen, welche Daten synchronisiert werden sollen, in welche Richtung und wie häufig. Die Auswahl der richtigen Integrationsmethode und eines zuverlässigen Anbieters ist entscheidend. Außerdem ist es wichtig, sowohl die anfänglichen Einrichtungskosten als auch die laufenden Ausgaben zu bewerten, um sicherzustellen, dass die Lösung langfristig nachhaltig und kosteneffizient ist.

Welche Daten können zwischen ERP- und E-Commerce-Systemen synchronisiert werden?

• Kundeninformationen
• Bestellungen
• Inventar
• Preisgestaltung für verschiedene Kundengruppen
• Relevante Dokumente (z. B. Rechnungen, Lieferscheine)

Die beste Lösung wird diejenige sein, die Ihre aktuellen Geschäftsprozesse und Ihre speziellen Bedürfnisse, falls vorhanden, vollständig berücksichtigt.

Was sind typische Datenströme?

In der Regel sind die Datenflüsse unidirektional, typische Beispiele sind:

• Produktdaten werden vom ERP-System mit der E-Commerce-Plattform synchronisiert.
• Kunden- und Auftragsdaten fließen von der E-Commerce-Plattform zurück zum ERP-System.

Welche Integrationsarten gibt es?

Integrationen können auf zwei verschiedene Arten implementiert werden:

• Direkte Integration über integrierte Konnektoren (Erweiterungen, die entweder auf der Seite der ERP- oder der E-Commerce-Plattform verwendet werden)
• Indirekte Integrationen über vor Ort oder in der Cloud installierte Integrations-/Middleware-Plattformen.

Indirekte Synchronisierungen sind in der Regel flexibler und leistungsfähiger in Bezug auf die Konfigurationsmöglichkeiten.

Wer bietet ERP-eCommerce-Integrationsdienste an?

Integrationsdienste können aus verschiedenen Quellen stammen:

• Native - von den ERP- oder E-Commerce-Plattform-Anbietern bereitgestellt
• Drittanbieter - angeboten von externen Anbietern als Plug-and-Play-Lösungen.

Integrationen von Drittanbietern können auf Standardsoftware basieren oder individuell entwickelt werden. Entscheiden Sie sich nur dann für eine kundenspezifische Entwicklung, wenn Sie genau wissen, was Sie tun. In den meisten anderen Fällen bieten vorhandene Lösungen gute, sofort einsatzbereite Optionen oder eine solide Grundlage, auf der Sie aufbauen können. Oftmals sind Integrationslösungen von Drittanbietern leistungsfähiger, da sie mit nativen Integrationen konkurrieren und häufig als Standardoption gewählt werden.

Welche Arten der Datensynchronisation sind möglich?

• Geplant (z.B. stündlich, täglich)
• Ereignisbasiert (ausgelöst durch bestimmte Änderungen oder Aktionen)

Die Wahl hängt ab von:

• der Art der zu aktualisierenden Daten
• der Bedeutung der Echtzeitgenauigkeit
• der Flexibilität der Integrationseinrichtung

Eine ereignisbasierte Synchronisierung ist z. B. keine gute Option, wenn Sie massenhaft Datenänderungen vornehmen.

Kostenüberlegungen

Seien Sie vorsichtig mit Integrationen, die auf der Grundlage von Kosten berechnet werden:

• Datenvolumen
• Häufigkeit der Übertragung

Diese Preismodelle können die Kosten schnell in die Höhe treiben, insbesondere bei häufigen Aktualisierungen oder großen Katalogen. Middleware- oder iPaaS-Lösungen können auch pro API-Aufruf, Konnektor oder Transaktion berechnet werden, und zusätzliche Kosten für Migration, kundenspezifische Entwicklung und Wartung können sich ebenfalls summieren.

Um diese Risiken in den Griff zu bekommen, sollten Sie sich für Lösungen mit transparenter Preisstruktur entscheiden und nach Möglichkeit feste oder gedeckelte Preise aushandeln.

Verständnis von ERP-eCommerce-Integrationen

ERP-E-Commerce-Integrationen sind Softwarelösungen, die den Datenaustausch zwischen Ihrem ERP (Enterprise Resource Planning-System) und Ihrer E-Commerce-Plattform (Software, mit der Unternehmen einen Online-Shop erstellen und verwalten können) ermöglichen.

Wenn Sie erwägen, Ihre ERP-Software mit Ihrer E-Commerce-Plattform zu integrieren, sollten Sie sich zunächst drei wichtige Fragen stellen:

1. Welche Daten müssen synchronisiert werden, und in welche Richtung?
2. Wie viel Flexibilität und Anpassungsmöglichkeiten benötigen Sie?
3. Welche finanziellen und technischen Ressourcen sind Sie bereit zu investieren?

Anhand der Antworten auf diese Fragen können Sie die richtige ERP-E-Commerce-Integration auswählen. Dieser Artikel wird Ihnen helfen, die richtige Entscheidung zu treffen.

Welche Daten werden bei der ERP-eCommerce-Integration ausgetauscht?

Bei solchen Integrationen fließen in der Regel Kunden-, Bestell-, Liefer- und Produkthierarchiedaten von Ihrer E-Commerce-Plattform zum ERP-System, während Logistik-, Lieferanten-, Zulieferer-, Stücklisten-, Produktpreis- und Bestandsdaten in umgekehrter Richtung übertragen werden - vom ERP-System zur E-Commerce-Plattform.

Wie können ERP- und E-Commerce-Systeme integriert werden?

Ein ERP-System und eine E-Commerce-Plattform können auf zwei Arten integriert werden: direkt oder indirekt.

Beispielsweise kann die Integration von SAP Business One mit Shopify entweder direkt über eine SAP-Erweiterung, die sich mit der API von Shopify verbindet, oder eine Shopify-Erweiterung, die sich mit der API von SAP verbindet, oder indirekt über eine Integrationsplattform eines Drittanbieters erfolgen.

Direkte ERP-E-Commerce-Integration (z.B. über Connector)

Direkte Integration liegt vor, wenn die beiden Systeme über die API eines der beiden Systeme kommunizieren, oft mit Hilfe von Erweiterungen oder Modulen. In diesem Fall fungiert die Erweiterung als Konnektor und interagiert mit der API des anderen Systems. Jedes System mit einer API kann die direkte Integration unterstützen.

Pros:

• Einfachheit: Leichter zu implementieren für Eins-zu-Eins-Verbindungen.
• Leistung: In der Regel schneller, da weniger Schichten zwischen den Systemen.
• Geringere Anfangskosten: Oft günstiger in der Einrichtung, wenn nur eine Integration erforderlich ist.
• Anbieterspezifische Optimierung: Konnektoren sind oft auf bestimmte ERP- und E-Commerce-Plattformen zugeschnitten.

Gegner:

• Begrenzte Flexibilität: Schwerer zu skalieren oder anzupassen, wenn zusätzliche Systeme integriert werden müssen.
• Mehrkosten für die Wartung: Aktualisierungen eines der beiden Systeme können die Verbindung unterbrechen, was manuelle Korrekturen erfordert.
• Eingeschränkte Anpassungsmöglichkeiten: Weniger Spielraum für komplexe Datenumwandlungen oder Workflows.
• Herstellerabhängigkeit: Sie sind möglicherweise an bestimmte Technologien oder Anbieter gebunden.

Indirekte ERP-E-Commerce-Integration (z. B. über Integrationsplattform)

Die indirekte Integration stützt sich auf eine Middleware oder Integrationsplattform eines Drittanbieters, die als Brücke zwischen dem ERP- und dem E-Commerce-System dient und mit den APIs beider Systeme kommuniziert. Ein indirekter Ansatz bietet mehr Flexibilität und Anpassungsmöglichkeiten.

Pros:

• Skalierbarkeit: Unterstützt problemlos mehrere Systeme und Endpunkte.
• Flexibel: Ermöglicht komplexe Workflows, Datenumwandlungen und bedingte Logik.
• Zentralisierte Verwaltung: Erleichtert die Überwachung, Fehlerbehebung und Wartung von Integrationen.
• Zukunftssicher: Bessere Anpassung an Änderungen der Geschäftsprozesse oder System-Upgrades.

Nachteile:

• Höhere Kosten: In der Regel fallen sowohl Einrichtungs- als auch wiederkehrende Abonnementgebühren an.
• Komplexität: Erfordert mehr Planung und Konfiguration.
• Latenzzeit: Kann aufgrund zusätzlicher Verarbeitungsebenen zu leichten Verzögerungen führen.
• Abhängigkeit von der Plattform: Die Zuverlässigkeit hängt von der Betriebszeit und dem Support des Drittanbieters ab.

Native, benutzerdefinierte und Drittanbieter-ERP-eCommerce-Integrationen

Integrationsplattformen (eine separate, unabhängige Schicht oder ein Tool, das zwischen Ihrem ERP- und Ihrem eCommerce-System angesiedelt ist) eignen sich gut für komplexe Integrationen und Datenumwandlungen und sind sehr anpassbar (z. B. IBM Integration Bus, MuleSoft, Dell Boomi). Sie eignen sich gut für komplexe ERP-E-Commerce-Integrationen, können aber für häufigere Szenarien überfordert sein.

Vorkonfigurierte Integrationen von Drittanbietern (z. B. AtroCore ERP-E-Commerce-Konnektoren) sind leichter als vollständige Middleware, da sie speziell für die ERP-E-Commerce-Integration entwickelt wurden. Sie sitzen immer noch zwischen den Systemen, aber sie müssen keine komplexe Transformationslogik einrichten. Daher sind sie preiswerter und einfacher zu implementieren als Allzweck-Middleware.

Native Integrationen (plattformspezifisch) werden von Softwareanbietern bereitgestellt. Zum Beispiel Shopify Plus mit NetSuite, SAP Commerce Cloud mit SAP S/4HANA, Magento mit Adobe Experience Manager, Oracle Commerce Cloud mit Oracle ERP Cloud, WooCommerce mit Jetpack, etc. Sie sind vorkonfiguriert, um spezifische ERP- und E-Commerce-Systeme zu verbinden, optimiert für Kompatibilität und einfach einzurichten. Native ERP-E-Commerce-Integrationen bieten eine grundlegende Datensynchronisation, wie z. B. Bestandsaktualisierungen, Auftragsabwicklung und Austausch von Kundendaten, mit begrenzten Anpassungsmöglichkeiten.

Sie sind jedoch in der Regel nicht ausreichend für Unternehmen, die mehr Flexibilität benötigen und über komplexe Workflows, spezielle Datentransformationen oder Multisystem-Integrationen verfügen.

Benutzerdefinierte ERP-E-Commerce-Integrationen werden speziell für Ihr Unternehmen entwickelt. Dies mag aufgrund der versprochenen Flexibilität verlockend klingen, übersteigt aber in der Regel die vertretbaren Kosten und erfordert zu viel Zeit für die Implementierung und Wartung.

Die meisten Unternehmen nutzen einige der gängigen ERPs wie SAP Business One, Microsoft Dynamics 365, NetSuite, Odoo, Oracle ERP Cloud, Infor, Acumatica oder Epicor und eCommerce-Plattformen wie Shopify, Magento, BigCommerce, WooCommerce, PrestaShop oder Salesforce Commerce Cloud. Diese bekannten ERP- und eCommerce-Plattformen verfügen entweder über vorgefertigte Integrationen, die von Integrationsplattformen von Drittanbietern zur Verfügung gestellt werden, oder bieten native Integrationstools direkt von den ERP- oder eCommerce-Anbietern selbst.

Proprietäre vs. Open-Source-ERP-eCommerce-Integrationen

Proprietäre ERP-E-Commerce-Integrationen - werden von Unternehmen entwickelt und gepflegt, die für ihre Nutzung Gebühren erheben. Sie bieten in der Regel erweiterte Funktionen, Support und Skalierbarkeit. Zu den bekannten proprietären Integrationsplattformen gehören MuleSoft und Microsoft Power Automate. Zum Beispiel Cleo Integration Cloud oder Microsoft Power Automate.

Open-Source-ERP-E-Commerce-Integrationen können kostenlos genutzt werden und verfügen über einen offenen Code, der an die jeweiligen Bedürfnisse angepasst werden kann. Entwickler können die Plattform anpassen und haben eine größere Flexibilität. Ein Beispiel für eine Open-Source-Integrationsplattform ist AtroCore.

Datensynchronisation in ERP-eCommerce-Integrationen

Bei den meisten Integrationen können Sie die Synchronisierung vorkonfigurieren, teilweise automatisieren oder sogar manuell verwalten, so dass Sie die Integration vollständig kontrollieren und an Ihre Bedürfnisse anpassen können.

Je nach der gewählten ERP-E-Commerce-Integration und ihrer Konfiguration können die Daten in eine oder beide Richtungen zwischen Ihrem ERP und dem E-Commerce ausgetauscht werden:

• Einseitige Synchronisierung (unilateral sync): Daten fließen nur in eine Richtung (z.B. von ERP zu E-Commerce oder umgekehrt).
• Zwei-Wege-Synchronisation (bilaterale Synchronisation): Die Daten fließen in beide Richtungen, wobei Aktualisierungen in einem der beiden Systeme in das andere übertragen werden.

Die Datensynchronisation kann auf der Grundlage eines vorkonfigurierten Zeitplans oder ereignisbasiert erfolgen. Geplante Datensynchronisationen eignen sich für grundlegende Integrationsanforderungen, während die ereignisbasierte Synchronisation besser für Systeme mit dynamischen Änderungen geeignet ist.

Wie wählt man die beste ERP eCommerce Integrationslösung

Die wichtigsten Überlegungen bei der Auswahl einer ERP-eCommerce-Integrationslösung sind Ihre Geschäftsanforderungen, die Übereinstimmung der Lösung mit diesen Anforderungen, ihre Kosten und ihre Skalierbarkeit.

Identifizieren Sie Ihre individuellen Bedürfnisse und Arbeitsabläufe.

Analysieren Sie die Herausforderungen, mit denen Ihr Unternehmen konfrontiert ist, anhand des Feedbacks verschiedener Teams (z. B. Fehler bei der manuellen Dateneingabe, Verzögerungen bei der Verarbeitung) und der einzigartigen Arbeitsabläufe, die unterstützt werden müssen (z. B. Multi-Channel-Verkauf, individuelle Preisgestaltung usw.). Zum Beispiel sollten Lagermitarbeiter zu Beginn ihrer Schicht sofort Zugriff auf neue Bestellungen haben und nicht mehrere Stunden warten müssen. Außerdem sollten sie in der Lage sein, Aufträge innerhalb eines einzigen Systems zu bearbeiten, ohne auf mehreren Plattformen nach verschiedenen Informationen suchen zu müssen.

Überprüfen Sie, ob Ihre Anforderungen mit den verfügbaren Integrationswerkzeugen übereinstimmen.

Wenn Sie die Integrationsoptionen in die engere Wahl gezogen haben, vergleichen Sie sie mit Ihren geschäftlichen und technischen Anforderungen. Berücksichtigen Sie dabei Fragen wie:

• Unterstützt die Lösung die von Ihnen benötigten Dateneinheiten (Aufträge, Kunden, Produkte, Rechnungen usw.)?
• Kann sie die von Ihren Arbeitsabläufen geforderte Synchronisierungshäufigkeit bewältigen (Echtzeit, stündlich, täglich)?
• Bietet sie die nötige Flexibilität bei der Anpassung (z. B. Zuordnung eindeutiger Felder, Unterstützung benutzerdefinierter Geschäftsregeln)?
• Ist sie mit den Versionen der von Ihnen verwendeten ERP- und eCommerce-Plattformen kompatibel?
• Lässt sie sich reibungslos in andere von Ihnen bereits verwendete Systeme (CRM, PIM, WMS) integrieren?

Wenn Sie diese Punkte frühzeitig prüfen, verringern Sie das Risiko teurer Umgehungslösungen oder einer späteren Neuimplementierung.

Wenn Sie einen Standard-Integrationsbedarf haben, reicht der vorgefertigte Konnektor aus, aber wenn Sie spezielle Anforderungen haben, ist die Integrationsplattform der richtige Weg.

Bestimmen Sie die Kosten für die ERP-eCommerce-Integration

Die einmaligen Kosten umfassen:

• Kosten für die Ersteinrichtung oder Installation (z. B. Kauf und Konfiguration eines Konnektors)
• Kundenspezifische Entwicklung (z. B. Erstellung von Feldzuordnungen, Handhabung einzigartiger Arbeitsabläufe)
• Datenmigration und Tests vor der Inbetriebnahme

Wiederkehrende Kosten umfassen:

• Abonnementgebühren für Middleware oder Konnektoren (werden oft monatlich oder jährlich in Rechnung gestellt, während einige Anbieter, darunter AtroCore, Konnektoren immer noch als einmalige Lizenzgebühr wie herkömmliche Software verkaufen)
• API-Nutzung oder transaktionsbasierte Gebühren (häufig, wenn Anbieter nach Datenvolumen oder Übertragungshäufigkeit abrechnen)
• Laufende Support- und Wartungsverträge
• Gebühren für Cloud-Hosting oder Infrastruktur, wenn ein iPaaS genutzt wird

Denken Sie daran, dass Kosten auf beiden Seiten der Integration entstehen können. So können Sie beispielsweise eine Lizenzgebühr für die Verwendung eines Konnektors auf der ERP-Seite zahlen und gleichzeitig die eCommerce-Plattform für die Aktivierung oder Erweiterung ihrer API bezahlen. Wenn Sie das Gesamtbild im Voraus kennen, können Sie versteckte Kosten vermeiden, wenn Ihr Unternehmen wächst.

Skalierbarkeit priorisieren

Wählen Sie eine Integration, die in Spitzenzeiten (z. B. an Feiertagen) ein höheres Transaktionsvolumen bewältigen kann. Cloud-basierte ERP- und eCommerce-Plattformen sind für eine einfache Skalierung besser geeignet. Sie sind darauf ausgelegt, Ressourcen (z. B. Server, Speicher, Bandbreite) nach Bedarf zu skalieren. Sie können Spitzen im Datenverkehr oder bei den Transaktionen ohne Leistungseinbußen bewältigen.

Wie implementiert man die ERP-eCommerce-Integration?

Definieren Sie relevante Daten.

Vor der Integration von E-Commerce-Systemen in das ERP-System müssen die für die Systemintegration relevanten Daten definiert werden. Führen Sie dazu ein Daten-Audit in den ERP- und E-Commerce-Systemen durch und ermitteln Sie Inkonsistenzen bei Namenskonventionen, Datentypen, Formaten usw.

Sobald die Daten normalisiert sind, bilden Sie die entsprechenden Felder zwischen dem ERP- und dem E-Commerce-System ab. Bringen Sie zum Beispiel das Feld "Preis" im ERP-System mit dem Feld "Kosten" in der E-Commerce-Plattform in Übereinstimmung. Das Mapping definiert die Beziehungen zwischen den Feldern, ohne die normalisierten Daten zu verändern.

Daten-Synchronisationsflüsse definieren

Nach der Einrichtung von ERP-E-Commerce-Verbindungen automatisieren Sie separate Datenabgleichsflüsse wie Bestellungen, Bestandsaktualisierungen, Kunden, Produktstammdaten, Produktspezifikationen, Produktbilder, Produktpreise, Benachrichtigungen über den Bestellstatus usw. Ein wesentlicher Bestandteil einer solchen Workflow-Automatisierung ist die Ermöglichung von Aktualisierungen zwischen den Systemen nahezu in Echtzeit. Auf diese Weise werden die Systeme so konfiguriert, dass Workflows sofort ausgelöst werden, um sicherzustellen, dass die Daten in Echtzeit aktualisiert werden.

Sicherer ERP-eCommerce-Datenaustausch

Verwenden Sie verschlüsselte Verbindungen wie HTTPS und SSL/TLS, um sensible Daten während der Übertragung zu schützen und sicherzustellen, dass nur Ihre Systeme sie lesen können. Stellen Sie außerdem sicher, dass das Benutzerkonto für die Datensynchronisation Lese- und Schreibzugriff auf alle relevanten Daten hat, unabhängig von den RBAC-Einstellungen.

Vor dem Einsatz gründlich testen

Testen Sie alle Integrationspunkte, einschließlich Szenarien mit hohem Datenverkehr, und überprüfen Sie den Datenfluss zwischen Ihrem ERP- und Ihrem E-Commerce-System (Bestellungen, Bestand, Preisgestaltung). Prüfen Sie die Fehlerbehandlung, um reibungslose Reaktionen auf Probleme wie fehlende Bestände oder Zahlungsausfälle zu gewährleisten.

Legen Sie ein geeignetes Timing für die Datensynchronisation fest.

Verwenden Sie Webhooks oder eine ereignisgesteuerte Architektur für sofortige Aktualisierungen. Webhooks benachrichtigen das System sofort, wenn wichtige Ereignisse eintreten (z. B. neue Aufträge, Bestandsänderungen), während ereignisgesteuerte Setups Daten in Echtzeit aktualisieren und so aktuelle Bestands-, Auftrags- und Kundeninformationen gewährleisten.

Führen Sie eine umfassende Dokumentation.

Dokumentieren Sie alle Szenarien sowohl für IT- als auch für nicht-technische Benutzer verständlich. Fügen Sie API-Referenzen und Schritte zur Fehlerbehebung hinzu, damit Teams Probleme effizient lösen oder eskalieren können, z. B. wie man synchronisierte Bestellungen überprüft oder fehlgeschlagene Synchronisierungen behebt.

Wie optimiert man die ERP-eCommerce-Integration?

Detaillierte Protokolle führen

Stellen Sie sicher, dass alle Synchronisierungsprozesse protokolliert werden, um eine Fehleranalyse und -behebung zu ermöglichen. Detaillierte Protokolle sollten Informationen über erfolgreiche Synchronisierungen, fehlgeschlagene Aktualisierungen und alle Anomalien erfassen. So können Sie Probleme schnell erkennen und beheben.

Datensynchronisation überwachen

Überwachen Sie Ihre ERP-E-Commerce-Integration nach der Bereitstellung auf Fehler und Leistungsprobleme. Prüfen Sie regelmäßig auf fehlende Daten, fehlgeschlagene Aktualisierungen oder langsame Synchronisationen und nutzen Sie Protokolle oder Überwachungstools, um Probleme zu identifizieren. Richten Sie automatische Benachrichtigungen ein (z. B. E-Mail-Benachrichtigungen), damit Administratoren umgehend reagieren können, anstatt sich auf manuelle Prüfungen zu verlassen.

Aktualisieren Sie Ihre Integration regelmäßig

Prüfen Sie regelmäßig, ob die implementierte E-Commerce-ERP-Integration als Reaktion auf Aktualisierungen der APIs der angeschlossenen Systeme aktualisiert werden muss. Im Laufe der Zeit können E-Commerce- oder ERP-Plattformen Updates herausgeben, die die Funktionsweise ihrer APIs verändern. Daher ist es wichtig, diese Komponenten auf dem neuesten Stand zu halten.