Integrazione ERP eCommerce - Tutto quello che c'è da Sapere

Punti di forza

L'integrazione dell'ERP con una piattaforma di e-commerce potrebbe sembrare semplice, ma spesso comporta decisioni complesse. È necessario determinare attentamente quali dati devono essere sincronizzati, in quale direzione e con quale frequenza. La scelta del giusto metodo di integrazione e di un fornitore affidabile è fondamentale. È inoltre importante valutare sia i costi di configurazione iniziale che le spese correnti, per garantire che la soluzione sia sostenibile e conveniente nel lungo periodo.

Quali dati possono essere sincronizzati tra i sistemi ERP ed ecommerce?

• Informazioni sui clienti
• Ordini
• Inventario
• Prezzi per i diversi gruppi di clienti
• Documenti rilevanti (ad esempio, fatture, bolle di consegna)

La soluzione migliore sarà quella che adotterà pienamente i vostri attuali processi aziendali e le vostre eventuali esigenze specifiche.

Quali sono i flussi di dati tipici?

In genere, i flussi di dati sono unidirezionali; esempi tipici sono:

• I dati dei prodotti vengono sincronizzati dal sistema ERP alla piattaforma di e-commerce.
• I dati dei clienti e degli ordini passano dalla piattaforma di ecommerce al sistema ERP.

Quali tipi di integrazione sono disponibili?

Le integrazioni possono essere realizzate in due modi diversi:

• integrazione diretta tramite connettori integrati (estensioni utilizzate sia dal lato dell'ERP che della piattaforma di e-commerce)
• integrazioni indirette tramite piattaforme di integrazione/middleware on-premise o basate su cloud.

Le sincronizzazioni indirette sono solitamente più flessibili e potenti in termini di possibilità di configurazione.

Chi offre servizi di integrazione ERP eCommerce?

I servizi di integrazione possono provenire da diverse fonti:

• Nativi - forniti dai fornitori di piattaforme ERP o ecommerce.
• Di terze parti - offerti da fornitori esterni come soluzioni plug-and-play.

Le integrazioni di terze parti possono essere basate su software standard o sviluppate su misura. Optate per lo sviluppo personalizzato solo se avete una chiara comprensione di ciò che state facendo. Nella maggior parte degli altri casi, le soluzioni esistenti forniscono buone opzioni pronte all'uso o una solida base su cui costruire. Spesso le soluzioni di integrazione di terze parti sono più potenti perché competono con le integrazioni native e vengono spesso scelte come opzione predefinita.

Quali tipi di sincronizzazione dei dati sono possibili?

• Programmata (ad esempio, ogni ora, ogni giorno)
• Basata su eventi (attivata da modifiche o azioni specifiche)

La scelta dipende da:

• Il tipo di dati da aggiornare
• L'importanza della precisione in tempo reale
• La flessibilità della configurazione dell'integrazione

Ad esempio, la sincronizzazione basata sugli eventi potrebbe non essere una buona opzione se si effettuano modifiche massicce dei dati.

Considerazioni sui costi

Siate cauti con le integrazioni che prevedono costi basati su:

• Volume dei dati
• Frequenza di trasferimento

Questi modelli di prezzo possono far lievitare rapidamente i costi, soprattutto in caso di aggiornamenti frequenti o di cataloghi di grandi dimensioni. Le soluzioni middleware o iPaaS possono anche addebitare i costi per ogni chiamata API, connettore o transazione, e i costi aggiuntivi per la migrazione, lo sviluppo personalizzato e la manutenzione possono aumentare ulteriormente.

Per gestire questi rischi, optate per soluzioni con struttura trasparente dei prezzi e, se possibile, negoziate prezzi fissi o con tetto massimo.

Comprendere le integrazioni ERP eCommerce

Le integrazioni ecommerce ERP sono soluzioni software che effettuano lo scambio di dati tra il vostro ERP (sistema di pianificazione delle risorse aziendali) e la piattaforma ecommerce (software che consente alle aziende di creare e gestire un negozio online).

Se state pensando di integrare il vostro software ERP con la vostra piattaforma di ecommerce, iniziate a porvi tre domande chiave:

1. Quali dati devono essere sincronizzati e in quale direzione?
2. Di quanta flessibilità e personalizzazione avete bisogno?
3. Quali risorse finanziarie e tecniche siete disposti a investire?

Le risposte a queste domande vi permetteranno di scegliere l'integrazione ERP ecommerce giusta. Questo articolo vi aiuterà a prendere la decisione giusta.

Quali dati vengono scambiati nell'integrazione ERP eCommerce?

Con queste integrazioni, i dati relativi ai clienti, agli ordini, alle consegne e alla gerarchia dei prodotti passano in genere dalla piattaforma di ecommerce al sistema ERP, mentre i dati relativi alla logistica, ai fornitori, ai fornitori, alle distinte base, ai prezzi dei prodotti e all'inventario vengono trasmessi nella direzione opposta: dall'ERP alla piattaforma di ecommerce.

Come si possono integrare i sistemi ERP e di e-commerce?

Un sistema ERP e una piattaforma di e-commerce possono essere integrati in due modi: direttamente o indirettamente.

Ad esempio, l'integrazione di SAP Business One con Shopify può avvenire direttamente attraverso un'estensione SAP che si connette all'API di Shopify o un'estensione Shopify che si connette all'API di SAP, oppure indirettamente, attraverso una piattaforma di integrazione di terze parti.

Integrazione diretta dell'ERP E-Commerce (ad es. tramite connettore)

L'integrazione diretta avviene quando i due sistemi comunicano attraverso l'API di uno di essi, spesso con l'aiuto di estensioni o moduli. In questa configurazione, l'estensione funge da connettore e interagisce con l'API dell'altro sistema. Qualsiasi sistema dotato di API può supportare l'integrazione diretta.

Pro:

• Semplicità: Più facile da implementare per le connessioni uno-a-uno.
• Prestazioni: In genere più veloci grazie al minor numero di livelli tra i sistemi.
• Costo iniziale inferiore: Spesso la configurazione è più economica se è necessaria una sola integrazione.
• Ottimizzazione specifica per il fornitore: I connettori sono spesso personalizzati per specifiche piattaforme ERP e di e-commerce.

Cons:

• Flessibilità limitata: è più difficile scalare o adattarsi se è necessario integrare altri sistemi.
• Costi di manutenzione eccessivi: Gli aggiornamenti di uno dei due sistemi possono rompere il connettore, richiedendo correzioni manuali.
• Vincoli di personalizzazione: Meno spazio per trasformazioni complesse dei dati o flussi di lavoro.
• Vincoli di vendor lock-in: potreste essere legati a tecnologie o fornitori specifici.

Integrazione del commercio elettronico ERP indiretto (ad es. tramite piattaforma di integrazione)

L'integrazione indiretta si basa su un middleware di terze parti o su una piattaforma di integrazione, che funge da ponte tra l'ERP e il sistema di e-commerce e comunica con le API di entrambi i sistemi. Un approccio indiretto consente una maggiore flessibilità e personalizzazione.

Pro:

• Scalabilità: Supporta facilmente più sistemi ed endpoint.
• Flessibilità: Consente flussi di lavoro complessi, trasformazioni di dati e logica condizionale.
• Gestione centralizzata: È più facile monitorare, risolvere i problemi e mantenere le integrazioni.
• Protezione per il futuro: Si adatta meglio alle modifiche dei processi aziendali o agli aggiornamenti del sistema.

Cons:

• Costi più elevati: In genere comporta costi di installazione e di abbonamento ricorrenti.
• Complessità: Richiede una maggiore pianificazione e configurazione.
• Latenza: Può introdurre lievi ritardi dovuti a livelli di elaborazione aggiuntivi.
• Dipendenza dalla piattaforma: L'affidabilità dipende dal tempo di attività e dal supporto del provider di terze parti.

Integrazioni eCommerce ERP native, personalizzate e di terze parti

Le piattaforme di integrazione (un livello o uno strumento separato e indipendente che si colloca tra il sistema ERP e il sistema di commercio elettronico) sono ottime per le integrazioni complesse e le trasformazioni dei dati e sono molto personalizzabili (ad esempio, IBM Integration Bus, MuleSoft, Dell Boomi). Sono ottimi per le integrazioni ERP ed e-commerce complesse, ma potrebbero essere eccessivi per gli scenari più comuni.

Le integrazioni preconfigurate di terze parti (ad esempio, i connettori per l'e-commerce ERP di AtroCore) sono più leggere di un middleware completo, perché sono progettate specificamente per l'integrazione dell'e-commerce ERP. Si collocano comunque tra i sistemi, ma non hanno bisogno di impostare una logica di trasformazione complessa. Pertanto, sono meno costosi e più facili da implementare rispetto al middleware generico.

Le integrazioni native (specifiche per la piattaforma) sono fornite dai fornitori di software. Ad esempio, Shopify Plus con NetSuite, SAP Commerce Cloud con SAP S/4HANA, Magento con Adobe Experience Manager, Oracle Commerce Cloud con Oracle ERP Cloud, WooCommerce con Jetpack, ecc. Sono preconfigurati per collegare sistemi ERP ed ecommerce specifici, ottimizzati per la compatibilità e facili da configurare. Le integrazioni ecommerce ERP native forniscono la sincronizzazione dei dati di base, come gli aggiornamenti dell'inventario, l'elaborazione degli ordini e lo scambio dei dati dei clienti, con opzioni di personalizzazione limitate.

Tuttavia, di solito non sono sufficienti per le aziende che richiedono maggiore flessibilità e che hanno flussi di lavoro complessi, trasformazioni di dati specializzate o integrazioni multi-sistema.

Le integrazioni ERP ecommerce personalizzate sono progettate specificamente per la vostra azienda. Questa soluzione può sembrare allettante per la flessibilità promessa, ma di solito va ben oltre le spese ragionevoli e richiede troppo tempo per l'implementazione e la manutenzione.

La maggior parte delle aziende utilizza alcuni dei più diffusi ERP, come SAP Business One, Microsoft Dynamics 365, NetSuite, Odoo, Oracle ERP Cloud, Infor, Acumatica o Epicor, e piattaforme di eCommerce, come Shopify, Magento, BigCommerce, WooCommerce, PrestaShop o Salesforce Commerce Cloud. Queste note piattaforme ERP ed eCommerce dispongono di integrazioni precostituite fornite da piattaforme di integrazione di terze parti oppure offrono strumenti di integrazione nativi direttamente dai fornitori ERP o eCommerce stessi.

Integrazioni ERP eCommerce proprietarie e open source

Integrazioni ERP ecommerce proprietarie - sviluppate e gestite da aziende che richiedono il pagamento di tariffe per il loro utilizzo. Di solito offrono funzionalità avanzate, supporto e scalabilità. Le note piattaforme di integrazione proprietarie includono MuleSoft e Microsoft Power Automate. Ad esempio, Cleo Integration Cloud o Microsoft Power Automate.

Le integrazioni ERP ecommerce open-source possono essere utilizzate gratuitamente e sono dotate di codice aperto che può essere modificato per soddisfare esigenze specifiche. Gli sviluppatori possono personalizzare e adattare la piattaforma e avere una maggiore flessibilità. Un esempio di piattaforma di integrazione open-source è AtroCore.

Sincronizzazione dei dati nelle integrazioni ERP eCommerce

La maggior parte delle integrazioni consente di preconfigurare la sincronizzazione, di impostarla in modo parzialmente automatico o di gestire manualmente la sincronizzazione dei dati, in modo da poter controllare e adattare completamente l'integrazione alle proprie esigenze.

A seconda dell'integrazione ERP ecommerce scelta e della sua configurazione, i dati possono andare in una o entrambe le direzioni tra l'ERP e l'ecommerce:

• Sincronizzazione unidirezionale (sincronizzazione unilaterale): i dati fluiscono solo in una direzione (ad esempio, dall'ERP all'ecommerce o viceversa).
• Sincronizzazione bidirezionale (sincronizzazione bilaterale): i dati fluiscono in entrambe le direzioni e gli aggiornamenti di uno dei due sistemi si riflettono nell'altro.

La sincronizzazione dei dati può essere basata su una pianificazione preconfigurata o essere basata su eventi. Le sincronizzazioni programmate sono adatte a chi ha esigenze di integrazione di base, mentre quelle basate su eventi sono più adatte a sistemi con modifiche dinamiche.

Come scegliere la migliore soluzione di integrazione eCommerce ERP

Le esigenze aziendali, l'allineamento della soluzione con tali esigenze, il costo e la scalabilità sono le considerazioni più importanti nella scelta di un'integrazione ERP eCommerce.

Identificate le vostre esigenze e i vostri flussi di lavoro unici

Analizzate le sfide che la vostra azienda deve affrontare in base al feedback dei vari team (ad esempio, errori di inserimento manuale dei dati, ritardi nell'elaborazione) e i flussi di lavoro unici che devono essere supportati (ad esempio, vendite multicanale, prezzi personalizzati, ecc.) Ad esempio, i dipendenti del magazzino dovrebbero avere accesso immediato ai nuovi ordini all'inizio del loro turno, invece di subire ritardi di diverse ore. Dovrebbero inoltre essere in grado di elaborare gli ordini all'interno di un unico sistema, senza dover cercare informazioni diverse su più piattaforme.

Verificate se le vostre esigenze sono in linea con gli strumenti di integrazione disponibili.

Dopo aver selezionato le opzioni di integrazione, confrontatele con i vostri requisiti tecnici e di business. Considerate domande come:

• La soluzione supporta le entità di dati necessarie (ordini, clienti, prodotti, fatture, ecc.)?
• È in grado di gestire la frequenza di sincronizzazione richiesta dai vostri flussi di lavoro (in tempo reale, ogni ora, ogni giorno)?
• Offre la necessaria flessibilità di personalizzazione (ad esempio, mappatura di campi unici, supporto di regole aziendali personalizzate)?
• È compatibile con le versioni delle piattaforme ERP ed eCommerce in uso?
• Si integra senza problemi con altri sistemi già in uso (CRM, PIM, WMS)?

Verificando questi punti in anticipo, si riduce il rischio di costosi workaround o di una nuova implementazione in un secondo momento.

Se avete esigenze di integrazione standard, il connettore precostituito è sufficiente, ma se avete esigenze specifiche, la piattaforma di integrazione è la strada da percorrere.

Determinare i costi di integrazione dell'ERP eCommerce

I costi una tantum comprendono:

• Costi iniziali di configurazione o installazione (ad esempio, l'acquisto e la configurazione di un connettore).
• Sviluppo personalizzato (ad esempio, creazione di mappature di campi, gestione di flussi di lavoro unici)
• Migrazione dei dati e test prima del lancio

I costi ricorrenti includono:

• Canoni di abbonamento per middleware o connettori (spesso fatturati mensilmente o annualmente, mentre alcuni fornitori, tra cui AtroCore, vendono ancora i connettori come licenza unica come un software tradizionale)
• Costi di utilizzo delle API o basati sulle transazioni (comuni quando i fornitori fatturano per volume di dati o frequenza di trasferimento)
• Contratti di assistenza e manutenzione in corso
• Spese per l'hosting o l'infrastruttura cloud se si utilizza un iPaaS

Tenete presente che i costi possono sorgere su entrambi i lati dell'integrazione. Ad esempio, è possibile che si paghi una licenza per l'utilizzo di un connettore sul lato ERP e che si paghi anche la piattaforma di e-commerce per attivare o estendere la sua API. Comprendere il quadro completo in anticipo vi aiuterà a evitare costi nascosti man mano che la vostra azienda cresce.

Privilegiare la scalabilità

Scegliete un'integrazione in grado di gestire volumi di transazioni maggiori durante i periodi di picco (ad esempio, le festività). Le piattaforme ERP e di e-commerce basate sul cloud sono più adatte a una facile scalabilità. Sono progettate per scalare le risorse (ad esempio, server, storage, larghezza di banda) su richiesta. Sono in grado di gestire picchi di traffico o transazioni senza incidere sulle prestazioni.

Come implementare l'integrazione tra ERP e commercio elettronico?

Definire i dati rilevanti

Prima di integrare i sistemi di ecommerce con l'ERP, è necessario definire i dati rilevanti per l'integrazione del sistema. A tal fine, è necessario condurre una verifica dei dati nei sistemi ERP ed ecommerce e identificare le incongruenze nelle convenzioni di denominazione, nei tipi di dati, nei formati, ecc.

Una volta normalizzati i dati, mappare i campi corrispondenti tra i sistemi ERP ed ecommerce. Ad esempio, allineare il campo "Prezzo" dell'ERP con il campo "Costo" della piattaforma di ecommerce. La mappatura definisce le relazioni tra i campi senza alterare i dati normalizzati.

Definire i flussi di sincronizzazione dei dati

Dopo aver stabilito le connessioni all'ERP e all'ecommerce, è necessario automatizzare i flussi di sincronizzazione dei dati, come gli ordini, gli aggiornamenti dell'inventario, i clienti, i dati anagrafici dei prodotti, le specifiche dei prodotti, le immagini dei prodotti, i prezzi dei prodotti, le notifiche sullo stato degli ordini, ecc. Una parte importante dell'automazione di questi flussi di lavoro consiste nel consentire aggiornamenti quasi in tempo reale tra i sistemi. In questo modo, i sistemi sono configurati per attivare istantaneamente i flussi di lavoro e garantire l'aggiornamento dei dati in tempo reale.

Scambio sicuro di dati ERP eCommerce

Utilizzate connessioni crittografate come HTTPS e SSL/TLS per proteggere i dati sensibili durante la trasmissione, garantendo che solo i vostri sistemi possano leggerli. Inoltre, assicuratevi che l'account utente per la sincronizzazione dei dati abbia accesso in lettura/scrittura a tutti i dati rilevanti, indipendentemente dalle impostazioni RBAC.

Testate a fondo prima della distribuzione

Testate tutti i punti di integrazione, compresi gli scenari ad alto traffico, e verificate il flusso di dati tra il vostro ERP e il sistema di e-commerce (ordini, inventario, prezzi). Verificate la gestione degli errori per garantire una risposta fluida a problemi come la carenza di scorte o i mancati pagamenti.

Impostare la tempistica appropriata per la sincronizzazione dei dati

Utilizzate i webhook o l'architettura event-driven per ottenere aggiornamenti istantanei. I webhook notificano immediatamente al sistema il verificarsi di eventi chiave (ad esempio, nuovi ordini, variazioni di stock), mentre le configurazioni event-driven aggiornano i dati in tempo reale, garantendo informazioni tempestive su inventario, ordini e clienti.

Mantenere una documentazione completa

Documentate tutti gli scenari in modo chiaro sia per gli utenti IT che per quelli non tecnici. Includere i riferimenti alle API e i passaggi per la risoluzione dei problemi, in modo che i team possano risolverli o escalare i problemi in modo efficiente, ad esempio come controllare gli ordini sincronizzati o risolvere le sincronizzazioni non riuscite.

Come ottimizzare l'integrazione dell'ERP eCommerce?

Mantenere registri dettagliati

Assicuratevi che tutti i processi di sincronizzazione siano registrati per consentire l'analisi degli errori e la risoluzione dei problemi. I registri dettagliati devono contenere informazioni sulle sincronizzazioni riuscite, sugli aggiornamenti non riusciti e su eventuali anomalie. Questo aiuta a identificare e risolvere rapidamente i problemi.

Monitorare la sincronizzazione dei dati

Monitorate l'integrazione dell'ERP ecommerce per individuare errori e problemi di prestazioni dopo l'implementazione. Verificate regolarmente la presenza di dati mancanti, aggiornamenti non riusciti o sincronizzazione lenta e utilizzate i log o gli strumenti di monitoraggio per identificare i problemi. Impostate notifiche automatiche (ad esempio, avvisi via e-mail) in modo che gli amministratori possano rispondere prontamente, invece di affidarsi a controlli manuali.

Aggiornare regolarmente l'integrazione

Verificate regolarmente se l'integrazione ecommerce ERP implementata deve essere aggiornata in risposta agli aggiornamenti delle API dei sistemi collegati. Nel corso del tempo, le piattaforme ecommerce o ERP possono rilasciare aggiornamenti che modificano il funzionamento delle loro API. Pertanto, è fondamentale mantenere aggiornati questi componenti.