Integración ERP eCommerce - Todo lo que Necesita Saber

Principales conclusiones

Integrar un ERP con una plataforma de comercio electrónico puede parecer sencillo, pero a menudo implica decisiones complejas. Hay que determinar cuidadosamente qué datos deben sincronizarse, en qué dirección y con qué frecuencia. Seleccionar el método de integración adecuado y un proveedor fiable es crucial. También es importante evaluar tanto los costes iniciales de configuración como los gastos corrientes para garantizar que la solución sea sostenible y rentable a largo plazo.

¿Qué datos pueden sincronizarse entre los sistemas ERP y de comercio electrónico?

• Información de clientes
• Pedidos
• Inventario
• Precios para distintos grupos de clientes
• Documentos pertinentes (por ejemplo, facturas, albaranes)

La mejor solución será la que adopte plenamente sus procesos empresariales actuales y sus necesidades especiales, si las tiene.

¿Cuáles son los flujos de datos típicos?

Normalmente, los flujos de datos son unidireccionales, los ejemplos típicos son:

• Los datos de los productos se sincronizan desde el sistema ERP a la plataforma de comercio electrónico.
• Los datos de clientes y pedidos fluyen desde la plataforma de comercio electrónico de vuelta al sistema ERP.

¿Qué tipos de integración están disponibles?

Las integraciones se pueden implementar de dos formas diferentes:

• Integración directa mediante conectores incorporados (extensiones utilizadas tanto en el ERP como en la plataforma de comercio electrónico).
• Integraciones indirectas a través de plataformas de integración o middleware locales o basadas en la nube.

Las sincronizaciones indirectas suelen ser más flexibles y potentes en cuanto a posibilidades de configuración.

¿Quién ofrece servicios de integración ERP eCommerce?

Los servicios de integración pueden proceder de distintas fuentes:

• Nativos - proporcionados por los proveedores de ERP o de la plataforma de comercio electrónico.
• De terceros: ofrecidos por proveedores externos como soluciones plug-and-play.

Las integraciones de terceros pueden basarse en software estándar o desarrollarse a medida. Opte por el desarrollo a medida sólo si tiene una idea clara de lo que está haciendo. En la mayoría de los demás casos, las soluciones existentes ofrecen buenas opciones listas para usar o una base sólida sobre la que construir. A menudo, las soluciones de integración de terceros son más potentes porque compiten con las integraciones nativas y suelen elegirse como opción por defecto.

¿Qué tipos de sincronización de datos son posibles?

• Programada (por ejemplo, cada hora, cada día)
• Basada en eventos (activada por cambios o acciones específicas)

La elección depende de:

• El tipo de datos que se actualizan
• La importancia de la precisión en tiempo real
• La flexibilidad de la configuración de la integración

Por ejemplo, la sincronización basada en eventos puede no ser una buena opción si se realizan cambios masivos de datos.

Consideraciones sobre costes

Tenga cuidado con las integraciones que cobran en función de:

• Volumen de datos
• Frecuencia de transferencia

Estos modelos de precios pueden incrementar los costes rápidamente, especialmente con actualizaciones frecuentes o catálogos de gran tamaño. Las soluciones de middleware o iPaaS también pueden cobrar por llamada API, conector o transacción, y los costes adicionales de migración, desarrollo personalizado y mantenimiento pueden aumentar aún más.

Para gestionar estos riesgos, opte por soluciones con estructura de precios transparente, y negocie precios fijos o limitados siempre que sea posible.

Comprender las integraciones de ERP eCommerce

Las integraciones de comercio electrónico ERP son soluciones de software que realizan el intercambio de datos entre su ERP (sistema de planificación de recursos empresariales) y la plataforma de comercio electrónico (software que permite a las empresas crear y gestionar una tienda online).

Si está pensando en integrar su software ERP con su plataforma de comercio electrónico, empiece por plantearse tres preguntas clave:

1. Qué datos deben sincronizarse y en qué dirección?
2. Cuánta flexibilidad y personalización necesita?
3. ¿Qué recursos financieros y técnicos está dispuesto a invertir?

Sus respuestas a estas preguntas le permitirán elegir la integración ERP ecommerce adecuada. Este artículo le ayudará a tomar la decisión correcta.

¿Qué datos se intercambian en la integración ERP eCommerce?

Con este tipo de integraciones, los datos de clientes, pedidos, entregas y jerarquías de productos suelen fluir desde su plataforma de comercio electrónico al sistema ERP, mientras que los datos de logística, proveedores, vendedores, listas de materiales, precios de productos e inventario se transmiten en la dirección opuesta: del ERP a la plataforma de comercio electrónico.

¿Cómo se integran los sistemas ERP y de comercio electrónico?

Un sistema ERP y una plataforma de comercio electrónico pueden integrarse de dos maneras: directa o indirectamente.

Por ejemplo, la integración de SAP Business One con Shopify podría hacerse directamente a través de una extensión de SAP que se conecte a la API de Shopify o una extensión de Shopify que se conecte a la API de SAP, o indirectamente, a través de una plataforma de integración de terceros.

Integración directa del ERP con el comercio electrónico (por ejemplo, a través de un conector)

La integración directa se produce cuando los dos sistemas se comunican a través de la API de uno de ellos, a menudo con la ayuda de extensiones o módulos. En esta configuración, la extensión actúa como un conector e interactúa con la API del otro sistema. Cualquier sistema con una API puede soportar la integración directa.

Ventajas

• Simplicidad: Más fácil de implementar para conexiones uno a uno.
• Rendimiento: Normalmente más rápido debido al menor número de capas entre sistemas.
• Menor coste inicial: A menudo más barato de configurar si sólo se necesita una integración.
• Optimización específica del proveedor: Los conectores suelen estar adaptados a plataformas ERP y de comercio electrónico específicas.

Desventajas

• Flexibilidad limitada: Más difícil de escalar o adaptar si es necesario integrar sistemas adicionales.
• Sobrecarga de mantenimiento: Las actualizaciones de cualquiera de los sistemas pueden romper el conector, lo que requiere correcciones manuales.
• Restricciones de personalización: Menos espacio para transformaciones de datos o flujos de trabajo complejos.
• Vinculación a proveedores: puede estar vinculado a tecnologías o proveedores específicos.

Integración indirecta de ERP y comercio electrónico (por ejemplo, a través de una plataforma de integración)

La integración indirecta se basa en un middleware o plataforma de integración de terceros, que sirve de puente entre el ERP y el sistema de comercio electrónico y se comunica con las API de ambos sistemas. Un enfoque indirecto permite más flexibilidad y personalización.

Ventajas

• Escalabilidad: Soporta fácilmente múltiples sistemas y puntos finales.
• Flexibilidad: Permite flujos de trabajo complejos, transformaciones de datos y lógica condicional.
• Gestión centralizada: Facilita la supervisión, la resolución de problemas y el mantenimiento de las integraciones.
• A prueba de futuro: Se adapta mejor a los cambios en los procesos empresariales o a las actualizaciones del sistema.

Desventajas

• Mayor coste: Suele implicar cuotas de instalación y de suscripción recurrentes.
• Complejidad: Requiere más planificación y configuración.
• Latencia: Puede introducir ligeros retrasos debido a las capas de procesamiento adicionales.
• Dependencia de la plataforma: La fiabilidad depende del tiempo de actividad y del soporte del proveedor externo.

Integraciones de comercio electrónico de ERP nativas, personalizadas y de terceros

Las plataformas de integración (una capa o herramienta separada e independiente que se sitúa entre su ERP y el sistema de comercio electrónico) son buenas para integraciones y transformaciones de datos complejas, y son muy personalizables (por ejemplo, IBM Integration Bus, MuleSoft, Dell Boomi). Son buenos para integraciones complejas de ERP y comercio electrónico, pero pueden ser excesivos para escenarios más comunes.

Las integraciones preconfiguradas de terceros (por ejemplo, los conectores de comercio electrónico de ERP AtroCore) son más ligeras que el middleware completo, ya que están diseñadas específicamente para la integración de comercio electrónico de ERP. Siguen situándose entre sistemas, pero no necesitan configurar una lógica de transformación compleja. Por lo tanto, son menos costosos y más fáciles de implementar que el middleware de uso general.

Las integraciones nativas (específicas de la plataforma) las proporcionan los proveedores de software. Por ejemplo, Shopify Plus con NetSuite, SAP Commerce Cloud con SAP S/4HANA, Magento con Adobe Experience Manager, Oracle Commerce Cloud con Oracle ERP Cloud, WooCommerce con Jetpack, etc. Están preconfiguradas para conectar sistemas ERP y ecommerce específicos, optimizados para una compatibilidad fácil de configurar. Las integraciones nativas ERP ecommerce proporcionan una sincronización de datos básica, como actualizaciones de inventario, procesamiento de pedidos e intercambio de datos de clientes, con opciones de personalización limitadas.

Sin embargo, no suelen ser suficientes para las empresas que requieren más flexibilidad y tienen flujos de trabajo complejos, transformaciones de datos especializadas o integraciones multisistema.

Las integraciones de comercio electrónico de ERP personalizadas están diseñadas específicamente para su negocio. Esto puede sonar atractivo debido a la flexibilidad prometida, pero esto es por lo general mucho más allá de los gastos razonables y toma demasiado tiempo para implementar y mantener.

La mayoría de las empresas utilizan algunos de los ERP más conocidos, como SAP Business One, Microsoft Dynamics 365, NetSuite, Odoo, Oracle ERP Cloud, Infor, Acumatica o Epicor, y plataformas de comercio electrónico, como Shopify, Magento, BigCommerce, WooCommerce, PrestaShop o Salesforce Commerce Cloud. Estas conocidas plataformas de ERP y comercio electrónico cuentan con integraciones prediseñadas proporcionadas por plataformas de integración de terceros u ofrecen herramientas de integración nativas directamente de los propios proveedores de ERP o comercio electrónico.

Integraciones de comercio electrónico de ERP patentadas frente a las de código abierto

Integración de comercio electrónico de ERP patentada: desarrollada y mantenida por empresas que cobran por su uso. Suelen ofrecer funciones avanzadas, soporte y escalabilidad. Entre las plataformas de integración propietarias más conocidas se encuentran MuleSoft y Microsoft Power Automate. Por ejemplo, Cleo Integration Cloud o Microsoft Power Automate.

Las integraciones de comercio electrónico ERP de código abierto se pueden utilizar de forma gratuita y vienen con código abierto que se puede modificar para satisfacer necesidades específicas. Los desarrolladores pueden personalizar y adaptar la plataforma y tener una mayor flexibilidad. El ejemplo de una plataforma de integración de código abierto es AtroCore.

Sincronización de datos en integraciones ERP eCommerce

La mayoría de las integraciones permiten preconfigurar la sincronización, configurarla para que esté parcialmente automatizada o incluso gestionar la sincronización de datos manualmente, de forma que puedas controlar y ajustar totalmente la integración a tus necesidades.

Dependiendo de la integración ERP ecommerce elegida y de su configuración, los datos pueden ir en una o en ambas direcciones entre tu ERP y el ecommerce:

• Sincronización unidireccional (sincronización unilateral): los datos fluyen sólo en una dirección (por ejemplo, del ERP al comercio electrónico o viceversa).
• Sincronización bidireccional (sincronización bilateral): los datos fluyen en ambos sentidos, y las actualizaciones en cualquiera de los dos sistemas se reflejan en el otro.

La sincronización de datos puede basarse en un programa preconfigurado o basarse en eventos. La sincronización de datos programada es adecuada para las necesidades básicas de integración, mientras que la sincronización basada en eventos es más adecuada para sistemas con cambios dinámicos.

Cómo elegir la mejor solución ERP de integración de comercio electrónico

Las necesidades de su negocio, la alineación de la solución con esas necesidades, su coste y su escalabilidad son las consideraciones más importantes a la hora de elegir una integración ERP eCommerce.

Identifique sus necesidades y flujos de trabajo únicos

Analice los retos a los que se enfrenta su empresa basándose en los comentarios de los diferentes equipos (por ejemplo, errores en la introducción manual de datos, retrasos en el procesamiento) y los flujos de trabajo únicos que necesitan soporte (por ejemplo, ventas multicanal, precios personalizados, etc.). Por ejemplo, los empleados del almacén deben tener acceso inmediato a los nuevos pedidos al inicio de su turno, en lugar de sufrir retrasos de varias horas. También deben poder procesar los pedidos dentro de un único sistema, sin necesidad de buscar información en varias plataformas.

Compruebe si sus necesidades se ajustan a las herramientas de integración disponibles

Una vez que haya preseleccionado las opciones de integración, compárelas con sus requisitos empresariales y técnicos. Plantéese preguntas como:

• ¿Es compatible la solución con las entidades de datos que necesita (pedidos, clientes, productos, facturas, etc.)?
• ¿Puede gestionar la frecuencia de sincronización que exigen sus flujos de trabajo (en tiempo real, cada hora, a diario)?
• ¿Proporciona la flexibilidad de personalización necesaria (por ejemplo, asignación de campos únicos, soporte de reglas de negocio personalizadas)?
• ¿Es compatible con las versiones de las plataformas ERP y de comercio electrónico que utiliza?
• ¿Se integra sin problemas con otros sistemas que ya utiliza (CRM, PIM, WMS)?

Si comprueba estos puntos con antelación, reducirá el riesgo de costosas soluciones o reimplementaciones posteriores.

Si tiene necesidades de integración estándar, el conector preconstruido es suficiente para usted, pero si tiene necesidades específicas, la plataforma de integración es el camino a seguir.

Determinar los costes de integración del ERP eCommerce

Los costes únicos incluyen:

• Gastos iniciales de configuración o instalación (por ejemplo, compra y configuración de un conector).
• Desarrollo personalizado (p. ej., creación de asignaciones de campos, gestión de flujos de trabajo únicos).
• Migración de datos y pruebas antes de la puesta en marcha

Los costes recurrentes incluyen:

• Cuotas de suscripción para middleware o conectores (a menudo se facturan mensual o anualmente, mientras que algunos proveedores, incluido AtroCore, siguen vendiendo conectores como una cuota de licencia única como el software tradicional).
• Cargos por uso de API o basados en transacciones (habituales cuando los proveedores facturan por volumen de datos o frecuencia de transferencia)
• Contratos de soporte y mantenimiento continuos
• Cargos por infraestructura o alojamiento en la nube si se utiliza un iPaaS

Tenga en cuenta que los costes pueden surgir en ambos lados de la integración. Por ejemplo, puedes pagar una licencia por utilizar un conector en el lado del ERP y también pagar a la plataforma de comercio electrónico para activar o ampliar su API. Comprender el panorama completo por adelantado le ayudará a evitar costes ocultos a medida que su empresa crece.

Priorizar la escalabilidad

Elija la integración que pueda gestionar un mayor volumen de transacciones durante los periodos de mayor actividad (por ejemplo, las vacaciones). Las plataformas ERP y de comercio electrónico basadas en la nube son más adecuadas para escalar fácilmente. Están diseñadas para escalar recursos (por ejemplo, servidores, almacenamiento, ancho de banda) bajo demanda. Pueden adaptarse a picos de tráfico o transacciones sin afectar al rendimiento.

¿Cómo implantar la integración de ERP eCommerce?

Definir los datos relevantes

Antes de la integración de los sistemas de comercio electrónico con el ERP, defina los datos relevantes para la integración del sistema. Para ello, realice una auditoría de datos en los sistemas ERP y de comercio electrónico e identifique incoherencias en las convenciones de nomenclatura, tipos de datos, formatos, etc.

Una vez normalizados los datos, asigne los campos correspondientes entre los sistemas ERP y de comercio electrónico. Por ejemplo, alinee el campo "Precio" del ERP con el campo "Coste" de la plataforma de comercio electrónico. El mapeo define las relaciones entre los campos sin alterar los datos normalizados.

Definir flujos de sincronización de datos

Después de establecer las conexiones ERP ecommerce, automatice los flujos de sincronización de datos por separado, como pedidos, actualizaciones de inventario, clientes, datos maestros de productos, especificación de productos, imágenes de productos, precios de productos, notificaciones de estado de pedidos, etc. Una parte importante de esta automatización del flujo de trabajo es permitir actualizaciones casi en tiempo real entre los sistemas. De este modo, los sistemas se configuran para activar flujos de trabajo de forma instantánea y garantizar que los datos se actualizan en tiempo real.

Intercambio seguro de datos ERP eCommerce

Utilice conexiones cifradas como HTTPS y SSL/TLS para proteger los datos confidenciales durante la transmisión, garantizando que sólo sus sistemas puedan leerlos. Además, asegúrese de que la cuenta de usuario para la sincronización de datos tiene acceso de lectura/escritura a todos los datos relevantes, independientemente de la configuración de RBAC.

Pruebas exhaustivas antes de la implantación

Pruebe todos los puntos de integración, incluidos los escenarios de alto tráfico, y verifique el flujo de datos entre su ERP y el sistema de comercio electrónico (pedidos, inventario, precios). Compruebe la gestión de errores para garantizar una respuesta fluida a problemas como la falta de existencias o los fallos en los pagos.

Establezca un calendario adecuado para la sincronización de datos.

Utilice webhooks o arquitectura basada en eventos para obtener actualizaciones instantáneas. Los webhooks notifican al sistema inmediatamente cuando se producen eventos clave (por ejemplo, nuevos pedidos, cambios en las existencias), mientras que las configuraciones basadas en eventos actualizan los datos en tiempo real, garantizando la puntualidad de la información sobre inventarios, pedidos y clientes.

Mantener una documentación exhaustiva

Documente todos los escenarios de forma clara tanto para los usuarios de TI como para los no técnicos. Incluya referencias a la API y pasos para la solución de problemas, de modo que los equipos puedan resolver o escalar los problemas de manera eficiente, por ejemplo, cómo comprobar los pedidos sincronizados o arreglar las sincronizaciones fallidas.

¿Cómo optimizar la integración del ERP con el comercio electrónico?

Mantenga registros detallados

Asegúrese de que todos los procesos de sincronización se registran para permitir el análisis de errores y la resolución de problemas. Los registros detallados deben capturar información sobre sincronizaciones exitosas, actualizaciones fallidas y cualquier anomalía. Esto ayuda a identificar y resolver problemas rápidamente.

Supervisar la sincronización de datos

Supervise la integración de su ERP de comercio electrónico para detectar errores y problemas de rendimiento después de la implementación. Compruebe regularmente si faltan datos, fallan las actualizaciones o la sincronización es lenta, y utilice registros o herramientas de supervisión para identificar problemas. Configure notificaciones automáticas (por ejemplo, alertas por correo electrónico) para que los administradores puedan responder rápidamente, en lugar de depender de comprobaciones manuales.

Actualice periódicamente su integración

Compruebe regularmente si la integración ERP ecommerce implementada debe actualizarse en respuesta a las actualizaciones de las API de los sistemas conectados. Con el tiempo, las plataformas de comercio electrónico o ERP pueden lanzar actualizaciones que cambien el funcionamiento de sus API. Por lo tanto, es crucial mantener estos componentes actualizados.