Intégration du Commerce Électronique dans les ERP - Tout ce qu'il Faut Savoir

Principaux Enseignements

L'intégration d'un ERP à une plateforme de commerce électronique peut sembler simple, mais elle implique souvent des décisions complexes. Vous devez déterminer avec soin quelles données doivent être synchronisées, dans quel sens et à quelle fréquence. Le choix de la bonne méthode d'intégration et d'un fournisseur fiable est crucial. Il est également important d'évaluer les coûts d'installation initiaux et les dépenses courantes pour s'assurer que la solution est durable et rentable à long terme.

Quelles données peuvent être synchronisées entre les systèmes ERP et de commerce électronique ?

• Informations sur les clients
• Les commandes
• L'inventaire
• Prix pour différents groupes de clients
• Documents pertinents (par exemple, factures, bons de livraison)

La meilleure solution sera celle qui adoptera pleinement vos processus d'entreprise actuels et vos besoins spécifiques, le cas échéant.

Quels sont les flux de données typiques ?

En règle générale, les flux de données sont unidirectionnels :

• Les données relatives aux produits sont synchronisées entre le système ERP et la plate-forme de commerce électronique.
• Les données relatives aux clients et aux commandes circulent de la plate-forme de commerce électronique vers le système ERP.

Quels sont les types d'intégration disponibles ?

Les intégrations peuvent être mises en œuvre de deux manières différentes :

• Intégration directe à l'aide de connecteurs intégrés (extensions utilisées soit du côté de l'ERP, soit du côté de la plateforme de commerce électronique).
• Intégration indirecte via des plateformes d'intégration/middleware sur site ou basées sur le cloud.

Les synchronisations indirectes sont généralement plus souples et plus puissantes en termes de possibilités de configuration.

Qui offre des services d'intégration ERP eCommerce ?

Les services d'intégration peuvent provenir de différentes sources :

• Native - fournie par les vendeurs de l'ERP ou de la plateforme de commerce électronique
• Tiers - proposés par des fournisseurs externes sous forme de solutions prêtes à l'emploi.

Les intégrations tierces peuvent être basées sur un logiciel standard ou développées sur mesure. N'optez pour le développement personnalisé que si vous avez une bonne compréhension de ce que vous faites. Dans la plupart des autres cas, les solutions existantes offrent de bonnes options prêtes à l'emploi ou une base solide sur laquelle s'appuyer. Souvent, les solutions d'intégration tierces sont plus puissantes parce qu'elles sont en concurrence avec les intégrations natives et sont fréquemment choisies comme option par défaut.

Quels sont les types de synchronisation de données possibles ?

• Programmée (par exemple, toutes les heures, tous les jours)
• Basée sur des événements (déclenchée par des changements ou des actions spécifiques)

Le choix dépend de :

• du type de données mises à jour
• l'importance de la précision en temps réel
• La flexibilité de la configuration de l'intégration

Par exemple, la synchronisation basée sur les événements peut ne pas être une bonne option si vous modifiez des données en masse.

Considérations relatives aux coûts

Soyez prudent avec les intégrations qui facturent sur la base de :

• le volume de données
• La fréquence des transferts

Ces modèles de tarification peuvent faire grimper les coûts rapidement, surtout en cas de mises à jour fréquentes ou de catalogues volumineux. Les solutions middleware ou iPaaS peuvent également facturer par appel API, connecteur ou transaction, et les coûts supplémentaires pour la migration, le développement personnalisé et la maintenance peuvent encore augmenter.

Pour gérer ces risques, optez pour des solutions avec une structure de prix transparente, et négociez des prix fixes ou plafonnés lorsque c'est possible.

Comprendre les Intégrations ERP eCommerce

Les intégrations ERP eCommerce sont des solutions logicielles qui assurent l'échange de données entre votre ERP (système de planification des ressources de l'entreprise) et votre plateforme eCommerce (logiciel qui permet aux entreprises de créer et de gérer une boutique en ligne).

Si vous envisagez d'intégrer votre logiciel ERP à votre plateforme de commerce électronique, commencez par vous poser trois questions clés :

1. Quelles données doivent être synchronisées, et dans quelle direction ?
2. Quel est le degré de flexibilité et de personnalisation dont vous avez besoin ?
3. Quelles ressources financières et techniques êtes-vous prêt à investir ?

Vos réponses à ces questions vous permettront de choisir la bonne intégration ERP ecommerce. Cet article vous aidera à prendre la bonne décision.

Quelles sont les données échangées dans le cadre d'une intégration ERP eCommerce ?

Avec de telles intégrations, les données relatives aux clients, aux commandes, aux livraisons et à la hiérarchie des produits circulent généralement de votre plateforme de commerce électronique vers le système ERP, tandis que les données relatives à la logistique, aux fournisseurs, aux vendeurs, aux nomenclatures, à la tarification des produits et aux stocks sont transmises dans le sens inverse - de l'ERP vers la plateforme de commerce électronique.

Comment les systèmes ERP et de commerce électronique peuvent-ils être intégrés ?

Un système ERP et une plateforme de commerce électronique peuvent être intégrés de deux manières : directement ou indirectement.

Par exemple, l'intégration de SAP Business One à Shopify peut se faire soit directement par le biais d'une extension SAP qui se connecte à l'API de Shopify ou d'une extension Shopify qui se connecte à l'API de SAP, soit indirectement, par le biais d'une plateforme d'intégration tierce.

Intégration directe de l'ERP au commerce électronique (par exemple via un connecteur)

L'intégration directe se produit lorsque les deux systèmes communiquent via l'API de l'un d'entre eux, souvent à l'aide d'extensions ou de modules. Dans ce cas, l'extension agit comme un connecteur et interagit avec l'API de l'autre système. Tout système disposant d'une API peut prendre en charge l'intégration directe.

Avantages:

• Simplicité : Plus facile à mettre en œuvre pour les connexions individuelles.
• Performance : Généralement plus rapide en raison du nombre réduit de couches entre les systèmes.
• Coût initial moins élevé : La mise en place est souvent moins coûteuse si une seule intégration est nécessaire.
• Optimisation spécifique au fournisseur : Les connecteurs sont souvent adaptés à des plateformes ERP et de commerce électronique spécifiques.

Inconvénients:

• Flexibilité limitée : il est plus difficile d'évoluer ou de s'adapter si des systèmes supplémentaires doivent être intégrés.
• Frais de maintenance : Les mises à jour de l'un ou l'autre système peuvent rompre le connecteur, ce qui nécessite des corrections manuelles.
• Contraintes de personnalisation : Moins de place pour des transformations de données ou des flux de travail complexes.
• Verrouillage du fournisseur : vous pouvez être lié à des technologies ou à des fournisseurs spécifiques.

Intégration du commerce électronique dans un ERP indirect (par exemple via une plate-forme d'intégration)

L'intégration indirecte repose sur un logiciel intermédiaire tiers ou une plate-forme d'intégration, qui sert de passerelle entre l'ERP et le système de commerce électronique et communique avec les API des deux systèmes. Une approche indirecte permet plus de flexibilité et de personnalisation.

Avantages:

• Évolutivité : Prend facilement en charge plusieurs systèmes et points d'extrémité.
• Flexibilité : Permet des flux de travail complexes, des transformations de données et une logique conditionnelle.
• Gestion centralisée : Facilite la surveillance, le dépannage et la maintenance des intégrations.
• Pérennité : S'adapte mieux aux changements dans les processus d'entreprise ou aux mises à niveau des systèmes.

Inconvénients:

• Coût plus élevé : Implique généralement des frais d'installation et des frais d'abonnement récurrents.
• Complexité : Nécessite plus de planification et de configuration.
• Temps de latence : Peut entraîner de légers retards dus à des couches de traitement supplémentaires.
• Dépendance à l'égard de la plateforme : La fiabilité dépend du temps de fonctionnement et de l'assistance du fournisseur tiers.

Intégrations ERP eCommerce natives, personnalisées et tierces

Les plateformes d'intégration (une couche ou un outil distinct et indépendant qui s'intercale entre votre système ERP et votre système de commerce électronique) sont adaptées aux intégrations complexes et aux transformations de données, et sont très personnalisables (par exemple, IBM Integration Bus, MuleSoft, Dell Boomi). Ils conviennent pour les intégrations complexes entre l'ERP et le commerce électronique, mais peuvent s'avérer excessifs pour les scénarios les plus courants.

Les intégrations préconfigurées de tiers (par exemple, AtroCore ERP ecommerce connectors) sont plus légères qu'un middleware complet, car elles sont conçues spécifiquement pour l'intégration ERP eCommerce. Ils se situent toujours entre les systèmes, mais ils n'ont pas besoin de mettre en place une logique de transformation complexe. Ils sont donc moins coûteux et plus faciles à déployer que les intergiciels à usage général.

Les intégrations natives (spécifiques à la plateforme) sont fournies par les fournisseurs de logiciels. Par exemple, Shopify Plus avec NetSuite, SAP Commerce Cloud avec SAP S/4HANA, Magento avec Adobe Experience Manager, Oracle Commerce Cloud avec Oracle ERP Cloud, WooCommerce avec Jetpack, etc. Ils sont préconfigurés pour connecter des systèmes ERP et ecommerce spécifiques, optimisés pour une compatibilité facile à mettre en place. Les intégrations ERP ecommerce natives permettent une synchronisation des données de base, telles que les mises à jour des stocks, le traitement des commandes et l'échange de données clients, avec des options de personnalisation limitées.

Cependant, elles ne sont généralement pas suffisantes pour les entreprises qui ont besoin de plus de flexibilité et qui ont des flux de travail complexes, des transformations de données spécialisées ou des intégrations multi-systèmes.

Les intégrations ERP ecommerce personnalisées sont conçues spécifiquement pour votre entreprise. Cela peut sembler attrayant en raison de la flexibilité promise, mais cela dépasse généralement les dépenses raisonnables et prend trop de temps à mettre en œuvre et à maintenir.

La plupart des entreprises utilisent certains des ERP les plus populaires, comme SAP Business One, Microsoft Dynamics 365, NetSuite, Odoo, Oracle ERP Cloud, Infor, Acumatica ou Epicor, et des plateformes d'e-commerce, comme Shopify, Magento, BigCommerce, WooCommerce, PrestaShop ou Salesforce Commerce Cloud. Ces plateformes ERP et eCommerce bien connues disposent soit d'intégrations prédéfinies fournies par des plateformes d'intégration tierces, soit d'outils d'intégration natifs fournis directement par les fournisseurs d'ERP ou d'eCommerce eux-mêmes.

Intégrations ERP eCommerce propriétaires ou open-source

Les intégrations propriétaires d'ERP eCommerce sont développées et maintenues par des entreprises dont l'utilisation est payante. Elles offrent généralement des fonctionnalités avancées, une assistance et une évolutivité. Les plateformes d'intégration propriétaires les plus connues sont MuleSoft et Microsoft Power Automate. Par exemple, Cleo Integration Cloud ou Microsoft Power Automate.

Les intégrations ERP ecommerce open-source peuvent être utilisées gratuitement et sont fournies avec un code ouvert qui peut être modifié pour répondre à des besoins spécifiques. Les développeurs peuvent personnaliser et adapter la plateforme et bénéficier d'une plus grande flexibilité. L'exemple d'une plateforme d'intégration open-source est AtroCore.

Synchronisation des données dans les intégrations ERP eCommerce

La plupart des intégrations vous permettent de préconfigurer la synchronisation, de la paramétrer pour qu'elle soit partiellement automatisée ou même de gérer la synchronisation des données manuellement, de sorte que vous puissiez contrôler et ajuster entièrement l'intégration à vos besoins.

En fonction de l'intégration ERP ecommerce choisie et de sa configuration, les données peuvent aller dans un sens ou dans les deux sens entre votre ERP et votre ecommerce :

• Synchronisation unidirectionnelle (synchronisation unilatérale) : les données ne circulent que dans un sens (par exemple, de l'ERP vers le commerce électronique ou vice versa).
• Synchronisation bidirectionnelle (synchronisation bilatérale) : les données circulent dans les deux sens, les mises à jour effectuées dans l'un des deux systèmes étant répercutées dans l'autre.

La synchronisation des données peut être basée sur un calendrier préconfiguré ou être basée sur des événements. Les synchronisations de données programmées conviennent à ceux qui ont des besoins d'intégration de base, tandis que les synchronisations basées sur des événements conviennent mieux aux systèmes qui connaissent des changements dynamiques.

Comment Choisir la Meilleure Solution d'intégration ERP eCommerce

Les besoins de votre entreprise, l'alignement de la solution sur ces besoins, son coût et son évolutivité sont les éléments les plus importants à prendre en compte dans le choix d'une solution d'intégration ERP eCommerce.

Identifier vos besoins et flux de travail uniques

Analysez les défis auxquels votre entreprise est confrontée en vous basant sur les commentaires des différentes équipes (par exemple, erreurs de saisie manuelle des données, retards dans le traitement) et les flux de travail uniques qui doivent être pris en charge (par exemple, les ventes multicanal, la tarification personnalisée, etc.) Par exemple, les employés de l'entrepôt devraient avoir un accès immédiat aux nouvelles commandes au début de leur service, au lieu de subir des retards de plusieurs heures. Ils devraient également être en mesure de traiter les commandes dans un seul système, sans avoir à rechercher différentes informations sur plusieurs plateformes.

Vérifier si vos besoins correspondent aux outils d'intégration disponibles

Une fois que vous avez présélectionné les options d'intégration, comparez-les à vos exigences commerciales et techniques. Posez-vous des questions telles que :

• La solution prend-elle en charge les entités de données dont vous avez besoin (commandes, clients, produits, factures, etc.) ?
• Peut-elle gérer la fréquence de synchronisation exigée par vos flux de travail (en temps réel, toutes les heures, tous les jours) ?
• Offre-t-il la souplesse de personnalisation nécessaire (par exemple, mappage de champs uniques, prise en charge de règles de gestion personnalisées) ?
• Est-il compatible avec les versions des plateformes ERP et eCommerce que vous utilisez ?
• S'intègre-t-il facilement aux autres systèmes que vous utilisez déjà (CRM, PIM, WMS) ?

En vérifiant ces points à un stade précoce, vous réduisez le risque de devoir recourir à des solutions de contournement coûteuses ou à une nouvelle mise en œuvre par la suite.

Si vous avez des besoins d'intégration standard, le connecteur préétabli vous suffira, mais si vous avez des besoins spécifiques, la plateforme d'intégration est la solution à retenir.

Déterminer les coûts d'intégration de l'ERP eCommerce

Les coûts uniques comprennent :

• les frais de configuration ou d'installation initiaux (par exemple, l'achat et la configuration d'un connecteur)
• Le développement personnalisé (par exemple, l'établissement de correspondances entre les champs, la gestion de flux de travail uniques).
• La migration des données et les tests avant la mise en service

Les coûts récurrents comprennent :

• Les frais d'abonnement pour les intergiciels ou les connecteurs (souvent facturés mensuellement ou annuellement, alors que certains fournisseurs, dont AtroCore, vendent encore les connecteurs sous forme de licence unique comme un logiciel traditionnel)
• Frais d'utilisation de l'API ou frais liés aux transactions (fréquents lorsque les fournisseurs facturent par volume de données ou fréquence de transfert)
• Les contrats d'assistance et de maintenance en cours
• Frais d'hébergement dans le nuage ou d'infrastructure en cas d'utilisation d'un iPaaS

Gardez à l'esprit que les coûts peuvent survenir des deux côtés de l'intégration. Par exemple, vous pouvez payer une licence pour l'utilisation d'un connecteur du côté de l'ERP tout en payant la plateforme de commerce électronique pour activer ou étendre son API. Une bonne compréhension de l'ensemble de la situation vous permettra d'éviter les coûts cachés au fur et à mesure de l'évolution de votre entreprise.

Donner la priorité à l'évolutivité

Choisissez l'intégration qui peut gérer des volumes de transactions accrus pendant les périodes de pointe (par exemple, les vacances). Les plateformes ERP et de commerce électronique basées sur l'informatique en nuage se prêtent mieux à une évolution aisée. Elles sont conçues pour adapter les ressources (serveurs, stockage, bande passante) à la demande. Elles peuvent s'adapter à des pics de trafic ou de transactions sans affecter les performances.

Comment Mettre en Œuvre l'intégration du Commerce Électronique dans un ERP ?

Définir les données pertinentes

Avant d'intégrer les systèmes de commerce électronique à l'ERP, il convient de définir les données pertinentes pour l'intégration du système. Pour ce faire, procédez à un audit des données dans les systèmes ERP et de commerce électronique et identifiez les incohérences dans les conventions de dénomination, les types de données, les formats, etc.

Une fois les données normalisées, mettez en correspondance les champs correspondants entre les systèmes ERP et de commerce électronique. Par exemple, alignez le champ "Prix" de l'ERP sur le champ "Coût" de la plateforme de commerce électronique. Le mappage définit les relations entre les champs sans modifier les données normalisées.

Définir les flux de synchronisation des données

Après avoir établi les connexions ERP ecommerce, automatisez les flux de synchronisation des données, comme les commandes, les mises à jour des stocks, les clients, les données de base des produits, les spécifications des produits, les images des produits, les prix des produits, les notifications de l'état de la commande, etc. Une partie importante de cette automatisation des flux de travail consiste à permettre des mises à jour en temps quasi réel entre les systèmes. Ainsi, les systèmes sont configurés pour déclencher instantanément des flux de travail afin de s'assurer que les données sont mises à jour en temps réel.

Échange sécurisé de données ERP eCommerce

Utilisez des connexions cryptées telles que HTTPS et SSL/TLS pour protéger les données sensibles pendant la transmission, en veillant à ce que seuls vos systèmes puissent les lire. Assurez-vous également que le compte utilisateur chargé de la synchronisation des données dispose d'un accès en lecture/écriture à toutes les données pertinentes, quels que soient les paramètres RBAC.

Tester minutieusement avant le déploiement

Testez tous les points d'intégration, y compris les scénarios à fort trafic, et vérifiez le flux de données entre votre ERP et votre système de commerce électronique (commandes, inventaire, tarification). Vérifiez le traitement des erreurs pour vous assurer que les réponses aux problèmes tels que les ruptures de stock ou les échecs de paiement se font sans heurts.

Définir un calendrier approprié pour la synchronisation des données

Utilisez des webhooks ou une architecture pilotée par les événements pour des mises à jour instantanées. Les webhooks informent immédiatement le système lorsque des événements clés se produisent (par exemple, de nouvelles commandes, des changements de stock), tandis que les configurations axées sur les événements mettent à jour les données en temps réel, garantissant ainsi des informations actualisées sur les stocks, les commandes et les clients.

Maintenir une documentation complète

Documentez clairement tous les scénarios pour les utilisateurs informatiques et non techniques. Incluez les références API et les étapes de dépannage, afin que les équipes puissent résoudre ou faire remonter les problèmes efficacement, par exemple, comment vérifier les commandes synchronisées ou réparer les synchronisations qui ont échoué.

Comment Optimiser l'intégration ERP eCommerce ?

Maintenir des journaux détaillés

Assurez-vous que tous les processus de synchronisation sont enregistrés pour permettre l'analyse des erreurs et le dépannage. Les journaux détaillés doivent contenir des informations sur les synchronisations réussies, les mises à jour échouées et toutes les anomalies. Cela permet d'identifier et de résoudre rapidement les problèmes.

Surveiller la synchronisation des données

Après le déploiement, surveillez l'intégration de votre ERP ecommerce pour détecter les erreurs et les problèmes de performance. Vérifiez régulièrement s'il y a des données manquantes, des mises à jour ratées ou une synchronisation lente, et utilisez les journaux ou les outils de surveillance pour identifier les problèmes. Mettez en place des notifications automatisées (par exemple, des alertes par courrier électronique) afin que les administrateurs puissent réagir rapidement, au lieu de s'en remettre à des vérifications manuelles.

Mettez régulièrement à jour votre intégration

Vérifiez régulièrement si l'intégration du commerce électronique dans l'ERP doit être mise à jour en fonction des mises à jour des API des systèmes connectés. Au fil du temps, les plateformes de commerce électronique ou d'ERP peuvent publier des mises à jour qui modifient le fonctionnement de leurs API. Il est donc essentiel de maintenir ces composants à jour.