Definizione di Anagrafe Materiali
L'anagrafe materiali è l'insieme delle informazioni strutturate e durature che un'azienda gestisce per ogni materiale che acquista, produce, immagazzina o vende, come materie prime, componenti, prodotti finiti, ricambi e imballaggi. Ogni materiale ha un unico record centralizzato, spesso chiamato scheda anagrafica del materiale, che i diversi reparti dell'azienda usano come riferimento condiviso. Il termine è più diffuso nel settore manifatturiero e nei sistemi di pianificazione delle risorse aziendali (ERP), il software che le aziende usano per gestire acquisti, produzione, inventario e finanza.
Cosa contiene l'anagrafe materiali?
Un record di anagrafe materiali contiene solitamente diversi gruppi di informazioni, ognuno utilizzato da una parte diversa dell'azienda:
- Dati di base: numero materiale, descrizione, tipo di materiale, unità di misura, peso, dimensioni e gruppo di materiale.
- Dati di acquisto: fornitori preferiti, unità di ordine e tempi di consegna.
- Dati di pianificazione e produzione: modalità di produzione o approvvigionamento, livelli di riordino e lead time produttivi.
- Dati di stoccaggio e magazzino: condizioni di stoccaggio, shelf life e requisiti di movimentazione.
- Dati di vendita: unità di vendita, stabilimenti di consegna e classificazioni fiscali.
- Dati contabili: valutazione del materiale e conti su cui vengono registrati i relativi costi.
Alcune di queste informazioni sono valide a livello aziendale, mentre altre possono variare per stabilimento, magazzino o area di vendita.
Come differisce dai dati anagrafici del prodotto?
I due concetti si sovrappongono, ma hanno ambiti diversi. L'anagrafe prodotto descrive solitamente gli articoli che un'azienda vende, con attenzione a ciò che clienti e canali di vendita hanno bisogno di conoscere. L'anagrafe materiali è più ampia: comprende anche articoli che non vengono mai venduti, come materie prime, componenti interni e materiali di manutenzione, e si concentra su dettagli operativi come pianificazione, stoccaggio e valutazione. In molte aziende, un prodotto finito esiste sia come materiale nel sistema ERP che come record di prodotto utilizzato per vendite e marketing.
Perché l'anagrafe materiali è importante?
Quasi tutti i processi operativi si basano sull'anagrafe materiali, quindi gli errori si propagano rapidamente. Un'unità di misura errata può causare ordini di acquisto scorretti, pesi mancanti possono interrompere le spedizioni, e record duplicati per lo stesso materiale possono portare a eccesso di inventario, volumi di acquisto frammentati e report di magazzino inesatti. Dati contabili scorretti possono anche influire su come l'inventario viene valutato nei bilanci.
Come viene gestita l'anagrafe materiali?
Poiché molti team dipendono da essa, la creazione e la modifica dei record di materiale sono solitamente controllate. Le pratiche comuni includono:
- Responsabilità definite: ogni gruppo di campi è mantenuto dal team responsabile, come acquisti o finanza.
- Fasi di approvazione: i nuovi materiali e i cambiamenti significativi vengono rivisti prima di diventare attivi.
- Regole di denominazione e classificazione: descrizioni coerenti e gruppi di materiale aiutano a prevenire duplicati.
- Gestione centralizzata: molte organizzazioni usano un approccio di gestione dei dati master (MDM) per mantenere i dati materiali coerenti su più sistemi ERP, stabilimenti o aziende appartenenti a un gruppo.