Definition von Materialstammdaten
Materialstammdaten sind die zentralen, langfristig gepflegten Informationen eines Unternehmens über jeden Stoff, den es einkauft, produziert, lagert oder verkauft – etwa Rohstoffe, Komponenten, Fertigerzeugnisse, Ersatzteile und Verpackungsmaterialien. Jeder Stoff hat einen zentralen Datensatz, oft Material Master genannt, den Abteilungen im gesamten Unternehmen als gemeinsame Referenz nutzen. Der Begriff ist am verbreitetsten in der Fertigungsindustrie und in Enterprise-Resource-Planning-Systemen (ERP), der Software, mit der Unternehmen Beschaffung, Produktion, Bestandsverwaltung und Finanzen steuern.
Was enthalten Materialstammdaten?
Ein Materialstammsatz umfasst typischerweise mehrere Informationsgruppen, die von verschiedenen Unternehmensbereichen genutzt werden:
- Stammdaten: Materialnummer, Bezeichnung, Materialart, Maßeinheit, Gewicht, Abmessungen und Materialgruppe.
- Einkaufsdaten: bevorzugte Lieferanten, Bestellmengen und Lieferzeiten.
- Planungs- und Produktionsdaten: wie der Stoff hergestellt oder beschafft wird, Meldebestände und Produktionsdurchlaufzeiten.
- Lager- und Lagerverwaltungsdaten: Lagerbedingungen, Haltbarkeit und Handhabungsanforderungen.
- Verkaufsdaten: Verkaufsmengen, Auslieferungswerke und Steuerklassifizierungen.
- Buchhaltungsdaten: wie der Stoff bewertet wird und auf welche Konten seine Kosten gebucht werden.
Einige dieser Informationen gelten unternehmensumfassend, andere können sich je nach Fabrik, Lager oder Vertriebsregion unterscheiden.
Wie unterscheidet es sich von Produktstammdaten?
Die beiden Konzepte überlappen sich, haben aber unterschiedliche Reichweiten. Produktstammdaten beschreiben in der Regel die Artikel, die ein Unternehmen verkauft, mit Fokus auf das, was Kunden und Vertriebskanäle wissen müssen. Materialstammdaten sind umfassender: Sie decken auch Artikel ab, die nie verkauft werden, etwa Rohstoffe, interne Komponenten und Wartungsmaterialien, und konzentrieren sich auf operative Details wie Planung, Lagerhaltung und Bewertung. In vielen Unternehmen existiert ein Fertigerzeugnis sowohl als Material im ERP-System als auch als Produktdatensatz für Vertrieb und Marketing.
Warum sind Materialstammdaten wichtig?
Fast jeder operative Prozess hängt vom Materialstamm ab, daher wirken sich Fehler schnell aus. Eine falsche Maßeinheit kann zu fehlerhaften Bestellungen führen, fehlende Gewichte können Versand stören, und doppelte Datensätze für denselben Stoff können zu Überbestand, zersplitterten Einkaufsvolumina und ungenauen Bestandsberichten führen. Falsche Buchhaltungsdaten beeinflussen auch die Bewertung von Beständen in Jahresabschlüssen.
Wie werden Materialstammdaten verwaltet?
Da viele Teams davon abhängen, wird das Erstellen und Ändern von Materialstammsätzen in der Regel kontrolliert. Häufige Praktiken sind:
- Definierte Verantwortlichkeit: jede Feldgruppe wird von dem Team gepflegt, das dafür zuständig ist, etwa Einkauf oder Finanzen.
- Genehmigungsschritte: neue Materialien und größere Änderungen werden vor der Aktivierung überprüft.
- Benennungs- und Klassifizierungsregeln: einheitliche Beschreibungen und Materialgruppen helfen, Duplikate zu vermeiden.
- Zentrale Verwaltung: viele Organisationen nutzen einen Stammdatenmanagement-Ansatz (MDM), um Materialstammdaten über mehrere ERP-Systeme, Fabriken oder Unternehmen einer Gruppe hinweg konsistent zu halten.