Définition des données de référence matière
Les données de référence matière sont les informations centrales et pérennes qu'une entreprise conserve sur chaque matière qu'elle achète, produit, stocke ou vend, comme les matières premières, les composants, les produits finis, les pièces de rechange et l'emballage. Chaque matière dispose d'un enregistrement central unique, souvent appelé fiche matière, que les services de l'entreprise utilisent comme référence commune. Le terme est très utilisé dans l'industrie manufacturière et dans les systèmes de planification des ressources (ERP), le logiciel que les entreprises utilisent pour gérer les achats, la production, l'inventaire et la finance.
Que contiennent les données de référence matière ?
Un enregistrement de fiche matière contient généralement plusieurs groupes d'informations, chacun utilisé par un département différent :
- Données de base : numéro de matière, description, type de matière, unité de mesure, poids, dimensions et groupe de matières.
- Données d'achat : fournisseurs préférés, unités de commande et délais de livraison.
- Données de planification et production : mode de fabrication ou d'approvisionnement, niveaux de réapprovisionnement et délais de production.
- Données de stockage et entrepôt : conditions de stockage, durée de vie et conditions de manipulation.
- Données commerciales : unités de vente, usines de livraison et classifications fiscales.
- Données comptables : mode d'évaluation de la matière et comptes vers lesquels les coûts sont imputés.
Certaines informations s'appliquent à l'ensemble de l'entreprise, tandis que d'autres peuvent varier selon l'usine, l'entrepôt ou la région commerciale.
En quoi est-ce différent des données de référence produit ?
Les deux se chevauchent, mais leur portée est différente. Les données de référence produit décrivent généralement les articles qu'une entreprise vend, en mettant l'accent sur ce que les clients et les canaux de vente doivent savoir. Les données de référence matière sont plus larges : elles couvrent aussi les articles jamais vendus, comme les matières premières, les composants internes et les fournitures de maintenance, et elles se concentrent sur les détails opérationnels comme la planification, le stockage et l'évaluation. Dans de nombreuses entreprises, un produit fini existe à la fois comme une matière dans le système ERP et comme un enregistrement produit utilisé pour la vente et le marketing.
Pourquoi les données de référence matière sont-elles importantes ?
Presque tous les processus opérationnels reposent sur la fiche matière, c'est pourquoi les erreurs se propagent rapidement. Une unité de mesure incorrecte peut entraîner des commandes d'achat inexactes, des poids manquants peuvent perturber l'expédition, et les enregistrements en double pour la même matière peuvent mener à un surstock, à une fragmentation des volumes d'achat et à des rapports d'inventaire inexacts. Les données comptables incorrectes peuvent aussi affecter la manière dont l'inventaire est évalué dans les états financiers.
Comment les données de référence matière sont-elles gérées ?
Comme plusieurs équipes en dépendent, la création et la modification des fiches matière sont généralement contrôlées. Les bonnes pratiques courantes incluent :
- Propriété définie : chaque groupe de champs est maintenu par l'équipe responsable, comme l'achat ou la finance.
- Étapes d'approbation : les nouvelles matières et les modifications majeures sont examinées avant de devenir actives.
- Règles de nommage et de classification : les descriptions et les groupes de matières cohérents aident à prévenir les doublons.
- Gestion centralisée : de nombreuses organisations utilisent une approche de gestion des données de référence (MDM) pour maintenir la cohérence des données de matière dans plusieurs systèmes ERP, usines ou sociétés au sein d'un groupe.