Définition des données de référence
Les données de référence sont les informations fondamentales sur lesquelles l'entreprise s'appuie : les enregistrements qui décrivent les personnes, les lieux et les choses qui apparaissent régulièrement dans les systèmes et processus de l'organisation. Les profils clients, les listes de produits, les détails des fournisseurs, les dossiers des employés et les données de localisation en sont des exemples typiques. Contrairement aux données transactionnelles, qui enregistrent des événements (une commande passée, un paiement effectué), les données de référence décrivent les entités impliquées dans ces transactions.
En quoi diffèrent-elles des autres données ?
La plupart des données générées par une organisation sont soit transactionnelles (quelque chose s'est produit), soit analytiques (voici ce que les chiffres montrent). Les données de référence ne sont ni l'une ni l'autre. Elles constituent le point de référence commun qui donne du sens aux transactions. Un enregistrement de commande a peu de valeur sans un enregistrement client précis associé. Un rapport de ventes est difficile à valider si les noms et catégories de produits sont incohérents selon les régions.
Les données de référence ont également tendance à être pérennes et réutilisées dans de nombreux systèmes, ce qui rend leur exactitude et cohérence particulièrement difficiles à maintenir.
Pourquoi est-ce important ?
Lorsque les données de référence sont bien gérées, les différentes équipes et systèmes travaillent à partir de la même version de la vérité. Lorsqu'elles ne le sont pas, le même client peut exister sous trois noms différents dans trois systèmes différents, ou le même produit peut présenter des spécifications différentes selon l'outil consulté. Cela crée des problèmes difficiles à résoudre au moment de l'analyse, car l'incohérence est intégrée en amont.
Comment sont-elles gérées ?
Maintenir l'exactitude et la cohérence des données de référence entre les systèmes est le problème que la Gestion des données de référence (MDM) est conçue pour résoudre. MDM traite les données de référence comme un actif organisationnel partagé plutôt que comme quelque chose que chaque système gère indépendamment, en établissant un enregistrement de référence unique auquel d'autres systèmes peuvent se fier et se référer.
