Principaux enseignements
Les données de référence sont les informations de référence stables sur les principales entités commerciales telles que les clients, les produits, les fournisseurs, les employés et les lieux.
Les logiciels de MDM créent une vue unique, fiable et cohérente des données critiques à travers les systèmes, agissant comme le "disque d'or" pour chaque entité.
Principaux avantages des logiciels de gestion des données de gestion (MDM)
- Garantit l'exactitude et la cohérence des données.
- Améliore l'efficacité opérationnelle en centralisant et en normalisant les données.
- Favorise la conformité réglementaire grâce à la gouvernance, aux pistes d'audit et aux enregistrements normalisés.
Les avantages techniques comprennent l'intégration des données, la réduction des doublons et l'amélioration de la qualité des données.
**Les composants clés du logiciel MDM sont : l'intégration des données, la qualité et le nettoyage des données, la gouvernance des données, la modélisation et les hiérarchies des données, les flux de travail, l'intendance des données et le cadre de gouvernance.
Types de logiciels de MDM:
Par hébergement : Sur site (par exemple, Informatica MDM, AtroCore) et dans le nuage (par exemple, Reltio Cloud, Informatica Cloud MDM).
Par licence : Propriétaire (par exemple, IBM InfoSphere MDM) et Open Source (par exemple, Pimcore, AtroCore).
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Qui a le plus besoin de MDM ?
Les organisations ayant des données incohérentes, des inefficacités opérationnelles, des exigences réglementaires, des environnements multi-systèmes complexes ou une croissance rapide. Certains secteurs, comme le commerce de détail, les soins de santé, la finance et l'industrie manufacturière, dépendent fortement du MDM.
MDM et concepts connexes:
La gestion des métadonnées se concentre sur la description et l'organisation des structures de données, et non sur la consolidation des fiches.
Gouvernance des données - définit les politiques et les normes ; le MDM les applique aux données de référence.
PIM (Product Information Management) - spécialisé dans les données sur les produits ; le MDM a un champ d'application plus large et multi-domaines.
Comprendre la gestion des données de référence (MDM)
Étant donné que la gestion des données de référence repose sur le concept de données de référence, nous commençons par définir ce dernier.
En termes simples, les données de référence sont les informations de référence stables sur le qui, le quoi et le où de votre entreprise. Elles changent rarement et comprennent des éléments tels que les clients, les produits, les fournisseurs, les employés et les lieux.
Elles diffèrent des données transactionnelles, qui capturent les événements et les activités de l'entreprise, tels que les commandes, les factures ou les expéditions.
**Le logiciel de gestion des données de référence (MDM) est un ensemble d'outils que les entreprises utilisent pour créer une vue unique, fiable et cohérente de leurs données les plus importantes. Il s'agit notamment des données relatives aux clients, aux produits, aux fournisseurs, aux employés, aux sites et à d'autres domaines clés.
Les données de référence constituent le "registre d'or" d'une entité (un objet commercial clé, tel qu'un client ou un produit). Par exemple, un client peut apparaître dans plusieurs systèmes (CRM, facturation, assistance), mais la gestion des données de référence garantit qu'il n'existe qu'un seul profil précis et faisant autorité pour ce client. De même, un produit peut être répertorié différemment dans les systèmes de commerce électronique, d'ERP et d'inventaire, mais le MDM veille à ce qu'il soit cohérent partout.
Les logiciels de gestion des données de référence permettent aux entreprises de:
- Assurer la sécurité des données et protéger les données sensibles et organisationnelles contre les accès non autorisés.
- Appliquer des normes et des politiques de qualité et de conformité des données.
- Rationaliser l'intégration, la mise à jour et l'accessibilité des données dans tous les systèmes.
Les caractéristiques communes des logiciels de gestion des données de référence sont les suivantes :
- L'intégration de données provenant de diverses sources dans un système MDM centralisé, souvent par le biais d'API, de processus automatisés ou de téléchargements en masse.
- La définition et l'application de règles pour la cohérence, l'intégrité et la sécurité des données.
- Normaliser, nettoyer et valider les données pour éliminer les doublons et les erreurs afin de garantir la cohérence des données.
- Suivi de l'utilisation, de l'historique et de l'exactitude des données.
- Mettre en œuvre des contrôles tels que l'accès basé sur les rôles et le cryptage pour protéger les informations sensibles.
- Veiller à ce que les données soient conformes aux exigences organisationnelles et réglementaires.
- Générer des journaux, des tableaux de bord et des rapports pour une analyse et une gouvernance adéquates des données.
Par essence, les logiciels de gestion des données de référence fournissent aux organisations une source unique de vérité pour leurs données. Cela permet d'améliorer la prise de décision, la conformité réglementaire et l'efficacité opérationnelle.
Qui a besoin d'un logiciel de gestion des données de référence ?
Bien que les logiciels de gestion des données de référence gèrent les données critiques de l'entreprise, les organisations en tirent le meilleur parti dans certaines conditions ou lorsque des défis spécifiques se posent en matière de données :
Données incohérentes
Différents services peuvent détenir des informations contradictoires pour une même entité. Par exemple, un système peut répertorier l'ancienne adresse d'un client alors qu'un autre dispose de sa nouvelle adresse. Des problèmes similaires peuvent survenir avec les détails des produits, les dossiers des fournisseurs ou les informations sur les employés. Ces incohérences sont source d'erreurs, de confusion et, en fin de compte, d'une mauvaise expérience pour l'entreprise et le client.
Inefficacité opérationnelle
En l'absence d'une source unique de vérité, les employés passent un temps inutile à réconcilier des données provenant de plusieurs systèmes. Par exemple, une équipe de vente et une équipe de marketing peuvent chacune maintenir leurs propres listes de produits, ce qui rend difficile le lancement d'une campagne coordonnée.
Mauvaise prise de décision
Lorsque les décisions sont basées sur des données incomplètes, dupliquées ou inexactes, les entreprises risquent de subir des pertes financières, de rater des opportunités, voire de se tromper de stratégie. Des données de référence fiables garantissent des décisions éclairées et précises.
Conformité réglementaire et risques
Les organisations soumises à des réglementations telles que GDPR ou HIPAA ont besoin d'enregistrements clairs et précis des données sensibles. Les logiciels de gestion des données de référence fournissent la gouvernance et les pistes d'audit nécessaires pour démontrer la conformité et réduire les risques.
Complexité de l'écosystème de données
Les entreprises qui gèrent d'importants volumes de données à travers plusieurs systèmes, départements et régions peuvent bénéficier grandement des logiciels de gestion des données de référence. Les données proviennent souvent de sources telles que l'ERP, le CRM, les plateformes de commerce électronique et les systèmes PIM, d'où la nécessité d'une intégration cohérente. La gestion des données de référence agit comme une plaque tournante centralisée, normalisant les formats de données et les conventions de dénomination entre les systèmes. Les solutions modernes de gestion des données de référence s'intègrent également à des plateformes externes, ce qui permet des mises à jour en temps réel et un partage cohérent des données.
Dépendance des données
Certaines industries dépendent fortement des logiciels de gestion des données de référence. Le commerce de détail et le commerce électronique l'utilisent pour centraliser les données relatives aux produits, aux stocks et aux clients sur plusieurs canaux. Le secteur de la santé utilise la gestion des données de référence pour tenir à jour les dossiers des patients et se conformer aux réglementations. La banque et la finance s'appuient sur ce logiciel pour intégrer les données relatives aux clients, aux risques et à la conformité, à des fins de reporting et de prévention des fraudes. D'autres secteurs utilisent couramment des solutions de gestion des données de référence, notamment la fabrication, la chaîne d'approvisionnement, l'énergie, les services publics, la technologie, les télécommunications et la logistique.
Le rythme de croissance
Les entreprises qui se développent rapidement et dont les données sont de plus en plus complexes ont besoin d'une solution de gestion des données de référence pour se préparer à de futures expansions sans chaos de données. Lorsque les entreprises ajoutent de nouvelles plateformes (par exemple, des systèmes ERP, CRM ou de commerce électronique), des incohérences apparaissent souvent dans les formats et les normes de données. Dans ce cas, investir dans un système de gestion des données de référence dès le début de la croissance de l'entreprise est une stratégie intelligente.
En résumé, votre entreprise a besoin d'un logiciel de gestion des données de référence si:
- Vous êtes confronté à des données incohérentes ou contradictoires entre les différents systèmes.
- Vous êtes confronté à des inefficacités opérationnelles dues à des données dupliquées ou dispersées.
- Prendre des décisions basées sur des informations inexactes ou incomplètes.
- Vous devez vous conformer à des réglementations strictes et exiger des enregistrements prêts à être audités.
- Gérer un écosystème de données complexe avec de multiples plateformes et départements.
- Opèrent dans des secteurs qui dépendent fortement du MDM, tels que la vente au détail, le commerce électronique, les soins de santé, la banque, la finance, la fabrication, la chaîne d'approvisionnement, l'énergie, les services publics, la technologie, les télécommunications et la logistique.
- se développent rapidement et ajoutent de nouveaux systèmes, ce qui crée un chaos potentiel en matière de données.
L'impact des logiciels de gestion des données de référence
Avantages pour l'entreprise
Amélioration de la prise de décision
Les logiciels de MDM garantissent que tous les départements travaillent à partir des mêmes données exactes, ce qui permet aux dirigeants de prendre des décisions éclairées et opportunes.
Efficacité opérationnelle
En centralisant et en normalisant les données, le MDM réduit le temps passé à réconcilier des informations contradictoires et rationalise les processus opérationnels quotidiens.
Conformité réglementaire
Les outils de gestion des données de référence assurent une bonne gouvernance, des pistes d'audit et des enregistrements normalisés, ce qui aide les entreprises à répondre aux exigences réglementaires et à réduire les risques de non-conformité.
Avantages techniques
Intégration des données
Les logiciels de gestion des données de référence relient plusieurs systèmes et applications et garantissent la cohérence et la synchronisation des données dans l'ensemble de l'organisation.
Réduction des doublons
Le logiciel de gestion des données de référence (MDM) élimine les enregistrements redondants ou contradictoires.
Les logiciels de MDM éliminent les enregistrements redondants ou contradictoires, ce qui permet d'économiser de l'espace de stockage, de réduire les erreurs et de simplifier la gestion des données.
Meilleure qualité des données
Le logiciel de gestion des données de référence (MDM) élimine les enregistrements redondants ou contradictoires.
Les logiciels de gestion des données de référence appliquent des normes de données et des règles de validation afin que les informations soient exactes, complètes et à jour pour toutes les opérations de l'entreprise.
Composants clés du MDM
Pour comprendre le fonctionnement du MDM, il est utile d'examiner ses principaux composants. Ces composants sont les éléments fonctionnels d'un système de MDM, comprenant à la fois les capacités techniques et la gestion des flux de travail. Chaque composant gère un aspect spécifique de la gestion des données de référence, de l'intégration des systèmes à la définition des politiques de données et au maintien de la qualité des données.
Intégration des données
Le processus de collecte et de consolidation des données provenant de plusieurs systèmes et applications au sein de l'organisation. Cela permet de s'assurer que toutes les données de référence pertinentes peuvent être consultées et gérées à partir d'un emplacement centralisé.
Qualité et nettoyage des données Établir des règles et des processus pour identifier et corriger les erreurs, supprimer les doublons et normaliser les données. Cela permet de garantir que les données de base restent exactes, complètes et fiables.
Gouvernance des données
Le cadre de politiques, de procédures et de responsabilités qui définit la manière dont les données de référence sont créées, maintenues et utilisées. Cela comprend l'attribution des rôles, la définition des droits d'accès et le respect des normes internes et des réglementations externes.
Modélisation des données et hiérarchies
Structurer et organiser les entités des données de base (telles que les clients, les produits, les fournisseurs) et définir les relations entre elles. Cela permet de maintenir la cohérence dans la façon dont les données sont représentées dans les différents systèmes.
Flux de travail
Processus automatisés ou manuels qui gèrent la création, l'approbation et la mise à jour des données de base. Les flux de travail garantissent que les modifications suivent des procédures normalisées et sont correctement documentées.
Gestion des données
Le rôle des personnes ou des équipes chargées de superviser des domaines spécifiques de données de référence. Les gestionnaires de données contrôlent la qualité, veillent au respect des politiques de gouvernance et résolvent les problèmes liés aux données dans leur domaine.
Cadre de gouvernance
Système global qui coordonne les politiques, les rôles, les responsabilités et les processus dans l'ensemble de l'organisation. Il définit la manière dont les décisions concernant les données de base sont prises, la manière dont la responsabilité est attribuée et la manière dont les normes relatives aux données sont appliquées de manière cohérente.
Types de logiciels de gestion des données de référence
Les logiciels de gestion des données de référence (MDM) se déclinent en différents types en fonction de leur mode d'hébergement et de leur licence, ce qui permet aux entreprises de choisir la solution la mieux adaptée à leur environnement informatique, à leur budget et à leurs besoins en matière de données.
Par hébergement :
Le On-Premise MDM est installé sur les propres serveurs de l'organisation et permet aux entreprises d'avoir un contrôle total sur la sécurité et la personnalisation. Elle est idéale pour celles qui ont des exigences strictes en matière de confidentialité des données, mais nécessite des ressources informatiques dédiées pour la maintenance. Par exemple, Informatica MDM et AtroCore.
Le MDM basé sur le cloud est hébergé sur une plateforme cloud et accessible via Internet. Il offre une évolutivité, un déploiement plus rapide et des coûts initiaux moins élevés, la sécurité et la conformité étant partagées avec le fournisseur. Par exemple, Reltio Cloud, AtroCore et Informatica Cloud MDM.
Par licence :
Le MDM propriétaire est développé commercialement et fait l'objet d'une licence, incluant souvent des fonctionnalités d'entreprise, un support et des mises à jour. Par exemple, IBM InfoSphere MDM.
Le Open Source MDM fournit un code disponible publiquement qui peut être personnalisé et intégré, offrant une flexibilité et un coût inférieur mais dépendant davantage de l'expertise interne ou du soutien de la communauté. Par exemple, AtroCore, et Pimcore.
Logiciel de gestion des données de référence et concepts connexes
Les logiciels de gestion des données de référence (MDM) sont souvent comparés à d'autres outils de données. Bien qu'ils soient apparentés, chacun d'entre eux a une fonction logicielle distincte :
MDM vs. gestion des métadonnées
Les logiciels de gestion des données de référence (MDM) consolident les entités commerciales de base telles que les clients, les produits et les fournisseurs dans l'ensemble des systèmes. En revanche, les logiciels de gestion des métadonnées se concentrent sur la description et l'organisation des structures de données, telles que les schémas, les types de données et le lignage.
Gestion des métadonnées vs. gouvernance des données
Les logiciels de gouvernance des données définissent et appliquent des politiques, des normes et des règles pour les données de l'organisation. En revanche, les logiciels de MDM appliquent ces règles spécifiquement aux données de référence, garantissant ainsi la cohérence et l'exactitude des données dans l'ensemble des applications.
MDM vs [PIM (Product Information Management)] (https://www.atropim.com/fr)
Les logiciels de gestion des informations sur les produits sont spécialisés dans la gestion des informations sur les produits.
Les logiciels de gestion des informations sur les produits sont spécialisés dans les données relatives aux produits, telles que les descriptions, les spécifications et les images destinées au marketing ou au commerce électronique. Alors que les logiciels de MDM ont une portée plus large, gérant de multiples domaines tels que les produits, les clients, les fournisseurs et les lieux, le PIM peut être considéré comme un sous-ensemble ciblé au sein de l'écosystème MDM.