Definizione di Dati Master dei Dipendenti
I dati master dei dipendenti sono le informazioni fondamentali che un'organizzazione mantiene su ciascun dipendente, come nome, qualifica professionale, reparto, responsabile, sede di lavoro e condizioni di impiego. Si tratta di un tipo di dati master: informazioni che cambiano raramente e sono condivise tra molti sistemi e team, inclusi risorse umane (HR), buste paga, IT e finanza.
Cosa includono i dati master dei dipendenti?
- Dati personali: nome, data di nascita, informazioni di contatto e contatti di emergenza.
- Dati occupazionali: ID dipendente, qualifica professionale, data di inizio, tipo di contratto, orario di lavoro e stato occupazionale.
- Dati organizzativi: reparto, centro di costo, responsabile diretto e sede di lavoro, che insieme posizionano il dipendente all'interno della struttura aziendale.
- Dati su compensi e retribuzione: livello salariale, conto bancario e informazioni fiscali.
- Dati di accesso e IT: account utente, indirizzo email e ruoli che determinano quali sistemi il dipendente può utilizzare.
- Competenze e qualifiche: certificazioni, registri di formazione e lingue, quando tracciati.
I registri quotidiani come timesheets, richieste di ferie e singoli cedolini non sono dati master. Si tratta di transazioni che rimandano al record master del dipendente.
Dove vengono archiviati i dati master dei dipendenti?
Nella maggior parte delle organizzazioni, il record principale risiede in un sistema HR, spesso chiamato sistema informativo delle risorse umane (HRIS), che funge da fonte attendibile. Altri sistemi, come quelli per le buste paga, la gestione degli account IT, gli strumenti di spesa e i sistemi di controllo accesso, ricevono copie dei dati di cui hanno bisogno. Mantenere queste copie aggiornate solitamente dipende dall'integrazione dei sistemi tra il sistema HR e tutto ciò a cui è connesso.
Perché i dati master dei dipendenti sono importanti?
Molti processi ordinari dipendono dall'essere accurati e aggiornati. Quando qualcuno si unisce all'azienda, i suoi account, le attrezzature e la configurazione della retribuzione vengono creati dal suo record master. Quando cambiano ruolo, i loro diritti di accesso e la loro linea gerarchica devono essere modificati. Quando se ne vanno, il loro accesso deve essere rimosso tempestivamente. Dati sui dipendenti obsoleti o incoerenti possono portare a errori nelle buste paga, organigrammi scorretti, dipendenti precedenti che mantengono l'accesso ai sistemi e report sulla forza lavoro inaffidabili.
Perché la privacy è importante per i dati master dei dipendenti?
I fascicoli dei dipendenti contengono informazioni personali e talvolta sensibili, come dettagli bancari, numeri di identità e informazioni relative alla salute. Le leggi sulla protezione dei dati, come il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) dell'UE, fissano regole su come queste informazioni possono essere raccolte, utilizzate, condivise e archiviate. Le organizzazioni in genere limitano chi può visualizzare quali campi, mantengono i record solo quanto necessario e tracciato le modifiche in modo da poter dimostrare come i dati sono stati gestiti. Le organizzazioni più grandi con diversi sistemi HR e retributivi spesso applicano pratiche di gestione dei dati master (MDM) per mantenere i dati dei dipendenti coerenti e controllati in tutti i sistemi.