Définition des données de référence des collaborateurs
Les données de référence des collaborateurs sont les informations fondamentales qu'une organisation conserve sur chacun de ses employés, telles que leur nom, titre de poste, département, responsable hiérarchique, lieu de travail et conditions d'emploi. Il s'agit d'un type de données de référence : des informations qui évoluent relativement rarement et sont partagées entre de nombreux systèmes et équipes, notamment les ressources humaines (RH), la paie, l'informatique et les finances.
Que contiennent les données de référence des collaborateurs ?
- Informations personnelles : nom, date de naissance, coordonnées de contact et contacts d'urgence.
- Informations d'emploi : numéro de collaborateur, titre de poste, date d'embauche, type de contrat, horaires de travail et statut d'emploi.
- Informations organisationnelles : département, centre de coûts, responsable hiérarchique et lieu de travail, qui placent ensemble le collaborateur dans la structure de l'entreprise.
- Informations de paie et rémunération : échelon salarial, compte bancaire et informations fiscales.
- Informations d'accès et informatiques : comptes utilisateur, adresse e-mail et rôles qui déterminent les systèmes auxquels le collaborateur peut accéder.
- Compétences et qualifications : certifications, historique de formation et langues, lorsqu'ils sont enregistrés.
Les enregistrements quotidiens tels que les feuilles de temps, les demandes de congés et les bulletins de paie individuels ne sont pas des données de référence. Ce sont des transactions qui font référence à l'enregistrement de référence du collaborateur.
Où sont stockées les données de référence des collaborateurs ?
Dans la plupart des organisations, l'enregistrement principal réside dans un système RH, souvent appelé système d'information des ressources humaines (SIRH), qui sert de source fiable. D'autres systèmes, tels que la paie, la gestion des comptes informatiques, les outils de gestion des dépenses et les systèmes de badges d'accès, reçoivent des copies des données dont ils ont besoin. Le maintien à jour de ces copies dépend généralement de l'intégration de systèmes entre le système RH et tout ce qui y est connecté.
Pourquoi les données de référence des collaborateurs sont-elles importantes ?
De nombreux processus de routine en dépendent pour être exact et à jour. Lorsqu'une personne intègre l'organisation, ses comptes, équipements et configuration de paie sont créés à partir de son enregistrement de référence. Lorsqu'elle change de poste, ses droits d'accès et sa ligne hiérarchique doivent également changer. Lorsqu'elle quitte l'organisation, son accès doit être supprimé rapidement. Les données de collaborateurs obsolètes ou incohérentes peuvent entraîner des erreurs de paie, des organigrammes inexacts, des anciens employés conservant l'accès au système et des rapports sur la main-d'œuvre peu fiables.
Pourquoi la confidentialité est-elle importante pour les données de référence des collaborateurs ?
Les dossiers des collaborateurs contiennent des informations personnelles et parfois sensibles, telles que les coordonnées bancaires, les numéros d'identification et les informations relatives à la santé. Les lois sur la protection des données, telles que le Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'Union européenne, établissent des règles sur la manière dont ces informations peuvent être collectées, utilisées, partagées et stockées. Les organisations limitent généralement l'accès à certains champs, conservent les enregistrements uniquement aussi longtemps que nécessaire et suivent les modifications afin de pouvoir démontrer comment les données ont été traitées. Les organisations plus grandes disposant de plusieurs systèmes RH et de paie appliquent souvent des pratiques de gestion des données de référence (MDM) pour maintenir les données des collaborateurs cohérentes et contrôlées dans tous ces systèmes.