Definition von Personalstammdaten
Personalstammdaten sind die Kerninformationen, die eine Organisation über jeden ihrer Mitarbeiter speichert, wie Name, Berufsbezeichnung, Abteilung, Vorgesetzter, Arbeitsort und Beschäftigungsbedingungen. Es handelt sich um eine Art Stammdaten: Informationen, die sich relativ selten ändern und von vielen Systemen und Teams gemeinsam genutzt werden, darunter Personalwesen (HR), Lohnabrechnung, IT und Finanzen.
Was gehört zu Personalstammdaten?
- Persönliche Daten: Name, Geburtsdatum, Kontaktinformationen und Notfallkontakte.
- Beschäftigungsdaten: Personalnummer, Berufsbezeichnung, Startdatum, Vertragstyp, Arbeitszeit und Beschäftigungsstatus.
- Organisatorische Daten: Abteilung, Kostenstelle, Vorgesetzter und Arbeitsort, die den Mitarbeiter in der Unternehmensstruktur positionieren.
- Lohn- und Vergütungsdaten: Gehaltsstufe, Bankverbindung und Steuerdaten.
- Zugriffs- und IT-Daten: Benutzerkonten, E-Mail-Adresse und Rollen, die bestimmen, auf welche Systeme der Mitarbeiter zugreifen kann.
- Fähigkeiten und Qualifikationen: Zertifizierungen, Schulungsunterlagen und Sprachen, soweit diese erfasst werden.
Tägliche Aufzeichnungen wie Stundenzettel, Urlaubsanträge und einzelne Lohnabrechnungen sind keine Stammdaten. Sie sind Transaktionen, die sich auf den Personalstammsatz des Mitarbeiters beziehen.
Wo werden Personalstammdaten gespeichert?
In den meisten Organisationen befindet sich der Hauptdatensatz in einem HR-System, oft als Personalinformationssystem (HRIS) bezeichnet, das als vertrauenswürdige Quelle fungiert. Andere Systeme wie Lohnabrechnung, IT-Kontenverwaltung, Spesenwerkzeuge und Zugangsausweissysteme erhalten Kopien der Daten, die sie benötigen. Die Aktualisierung dieser Kopien hängt normalerweise von der Systemintegration zwischen dem HR-System und allen verbundenen Systemen ab.
Warum sind Personalstammdaten wichtig?
Viele Routineabläufe sind von ihrer Genauigkeit und Aktualität abhängig. Wenn jemand eintritt, werden seine Konten, Ausrüstung und Lohnabrechnung aus seinem Personalstammsatz erstellt. Wenn er die Rolle wechselt, müssen seine Zugriffsrechte und seine Berichtslinie aktualisiert werden. Wenn er das Unternehmen verlässt, muss sein Zugriff sofort entzogen werden. Veraltete oder inkonsistente Mitarbeiterdaten können zu Lohnabrechnung Fehlern, falschen Organisationsdiagrammen, ehemaligen Mitarbeitern mit verbleibender Systemzugang und unzuverlässigen Berichten über die Arbeitskräfte führen.
Warum ist Datenschutz bei Personalstammdaten wichtig?
Personalakten enthalten persönliche und teilweise sensible Informationen wie Bankdaten, Identitätsnummern und gesundheitsbezogene Informationen. Datenschutzgesetze wie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der EU legen fest, wie diese Informationen erfasst, verwendet, weitergegeben und gespeichert werden können. Organisationen beschränken normalerweise, wer welche Felder sehen kann, bewahren Aufzeichnungen nur so lange auf wie erforderlich und verfolgen Änderungen, um nachzuweisen, wie die Daten behandelt worden sind. Größere Organisationen mit mehreren HR- und Lohnabrechnungssystemen wenden häufig Stammdatenverwaltungs- (MDM) Praktiken an, um Personalstammdaten über alle Systeme hinweg konsistent und kontrolliert zu halten.