Definition von Datenverschleiß
Datenverschleiß ist der allmähliche Verlust an Genauigkeit gespeicherter Daten, wenn sich die realen Fakten, die sie beschreiben, im Laufe der Zeit ändern. Ein Datensatz, der bei der Eingabe korrekt war – beispielsweise die Adresse eines Kunden, die Kontaktperson eines Lieferanten oder der Preis eines Produkts – wird veraltet, wenn sich die Fakten ändern, der Datensatz aber nicht aktualisiert wird. Datenverschleiß entsteht nicht durch Eingabe- oder Speicherfehler; die Daten entsprechen einfach nicht mehr der Realität.
Was verursacht Datenverschleiß?
Der meiste Datenverschleiß entsteht durch gewöhnliche Veränderungen bei Menschen, Organisationen und Produkten:
- Menschen ändern sich: Kunden ziehen um, ändern E-Mail-Adressen oder Telefonnummern, heiraten und ändern Namen, oder verlassen ihre Jobs.
- Organisationen ändern sich: Unternehmen fusionieren, rebranden, verlagern ihren Sitz, schließen oder werden umstrukturiert, was sich auf Kunden- und Lieferantendatensätze auswirkt.
- Produkte und Preise ändern sich: Artikel werden eingestellt, Spezifikationen werden aktualisiert, und Preise oder Verfügbarkeit verschieben sich.
- Regeln und Referenzwerte ändern sich: Steuersätze, Vorschriften, Ländercodes und Industrieklassifizierungen werden regelmäßig überarbeitet.
Daten können auch verschleißen, wenn eine Änderung in einem System erfasst wird, aber nie zu den anderen gelangt, sodass veraltete Kopien zurückbleiben.
Welche Arten von Daten verschleißen am schnellsten?
Kontaktdaten verschleißen am schnellsten, besonders in Business-to-Business-Umgebungen (B2B), wo Jobwechsel und Umstrukturierungen von Unternehmen häufig sind. Kunden- und Lieferantenstammdaten sind daher am stärksten betroffen. Daten, die stabile Fakten beschreiben – wie die physischen Abmessungen eines Produkts oder der Name eines Landes – ändern sich selten und verschleißen langsam.
Warum ist Datenverschleiß wichtig?
Veraltete Daten führen zu praktischen Problemen, deren Ursache oft schwer zu ermitteln ist. Beispiele sind Rechnungen und Lieferungen, die an alte Adressen verschickt werden, Marketing-E-Mails, die zurückgewiesen werden, Bestellungen, die bei Lieferanten mit veralteten Bedingungen aufgegeben werden, und Berichte, die auf Informationen basieren, die nicht mehr zutreffen. Da der Verschleiß allmählich abläuft, kann die gesamte Datenqualität eines Systems erheblich sinken, ohne dass jemand einen einzelnen Ausfallmoment bemerkt.
Wie können Organisationen Datenverschleiß reduzieren?
Datenverschleiß kann nicht vollständig gestoppt werden, aber er kann gemanagt werden. Gängige Praktiken sind:
- Regelmäßige Überprüfung: Kontrolle von Daten auf Datensätze, die lange nicht aktualisiert wurden oder Anzeichen von Veraltung aufweisen, beispielsweise zurückgewiesene E-Mails.
- Fortlaufende Bereinigung: Korrektur, Aktualisierung oder Archivierung veralteter Datensätze durch Datenbereinigung.
- Klare Verantwortung: Zuweisung von Verantwortlichkeiten für die Wartung bestimmter Daten, damit Aktualisierungen nicht übersehen werden.
- Systeme synchronisiert halten: Einsatz eines Master-Data-Management-Ansatzes (MDM), sodass eine Aktualisierung an einer Stelle alle verbundenen Systeme erreicht.
- Aktualisierung an der Quelle: Kunden und Lieferanten die Möglichkeit geben, ihre Daten selbst zu aktualisieren, beispielsweise über Kontoeinstellungen oder ein Lieferantenportal.
Ist Datenverschleiß dasselbe wie Datenbeschädigung?
Nein. Datenbeschädigung, manchmal auch Bit-Rot genannt, ist technischer Schaden an gespeicherten Dateien oder Datensätzen, verursacht durch Hardwareausfälle, Softwarefehler oder Übertragungsfehler, sodass die Daten selbst beschädigt sind. Bei Datenverschleiß sind die Daten intakt und lesbar, aber nicht mehr genau, da sich die Welt, die sie beschreiben, verändert hat.