Définition de la dégradation des données
La dégradation des données est la perte progressive de précision des données stockées lorsque les faits du monde réel qu'elles décrivent changent au fil du temps. Un enregistrement qui était correct au moment de sa saisie, comme l'adresse d'un client, la personne de contact d'un fournisseur ou le prix d'un produit, devient obsolète lorsque les faits changent mais que l'enregistrement ne se met pas à jour. La dégradation des données n'implique pas des erreurs de saisie ou de stockage ; les données cessent simplement de correspondre à la réalité.
Qu'est-ce qui cause la dégradation des données ?
La plupart des dégradations de données proviennent de changements ordinaires chez les personnes, les organisations et les produits :
- Les personnes changent : les clients déménagent, changent d'adresse e-mail ou de numéro de téléphone, se marient et changent de nom, ou quittent leur emploi.
- Les organisations changent : les entreprises fusionnent, changent de marque, se relocalisent, ferment ou se restructurent, ce qui affecte les enregistrements des clients et des fournisseurs.
- Les produits et les prix changent : les articles sont abandonnés, les spécifications sont mises à jour, et les prix ou la disponibilité évoluent.
- Les règles et les valeurs de référence changent : les taux de taxe, les réglementations, les codes pays et les classifications sectorielles sont révisés de temps à autre.
Les données peuvent également se dégrader lorsqu'un changement est enregistré dans un système mais ne parvient jamais aux autres, laissant derrière lui des copies obsolètes.
Quels types de données se dégradent le plus rapidement ?
Les données de contact se dégradent le plus rapidement, en particulier dans les environnements B2B, où les changements d'emploi et les restructurations d'entreprises sont fréquents. Les données de référence client et fournisseur sont donc parmi les plus affectées. Les données qui décrivent des faits stables, comme les dimensions physiques d'un produit ou le nom d'un pays, changent rarement et se dégradent lentement.
Pourquoi la dégradation des données est-elle importante ?
Les données obsolètes entraînent des problèmes pratiques qu'il est souvent difficile de remonter à leur source. Citons notamment les factures et les livraisons envoyées à d'anciennes adresses, les e-mails marketing rejetés, les commandes passées auprès de fournisseurs utilisant des conditions expirées, et les rapports construits sur des informations qui ne s'appliquent plus. Comme la dégradation se produit graduellement, la qualité globale des données d'un système peut diminuer de manière significative sans qu'une seule panne ne soit remarquée.
Comment les organisations peuvent-elles réduire la dégradation des données ?
La dégradation des données ne peut pas être complètement arrêtée, mais elle peut être gérée. Les pratiques courantes incluent :
- Examen régulier : vérifier les données pour identifier les enregistrements qui n'ont pas été mis à jour depuis longtemps ou qui montrent des signes d'obsolescence, comme les e-mails rejetés.
- Nettoyage continu : corriger, mettre à jour ou archiver les enregistrements obsolètes par le biais du nettoyage des données.
- Responsabilité claire : assigner à des personnes spécifiques la maintenance de données spécifiques, pour que les mises à jour ne soient pas oubliées.
- Maintenir les systèmes synchronisés : utiliser une approche de gestion des données de référence (MDM) pour qu'une mise à jour effectuée dans un endroit atteigne tous les systèmes connectés.
- Mettre à jour à la source : permettre aux clients et aux fournisseurs de mettre à jour leurs propres données, par exemple via les paramètres de compte ou un portail fournisseur.
La dégradation des données est-elle la même que la corruption des données ?
Non. La corruption des données, parfois appelée pourriture binaire, est un endommagement technique des fichiers ou des enregistrements stockés causé par des défaillances matérielles, des bogues logiciels ou des erreurs de transmission, de sorte que les données elles-mêmes sont endommagées. Avec la dégradation des données, les données sont intactes et lisibles mais ne sont plus précises parce que le monde qu'elles décrivent a changé.