Definición de degradación de datos
La degradación de datos es la pérdida gradual de precisión en los datos almacenados cuando los hechos del mundo real que describen cambian con el tiempo. Un registro que era correcto cuando se ingresó, como la dirección de un cliente, la persona de contacto de un proveedor o el precio de un producto, se vuelve obsoleto cuando los hechos cambian pero el registro no se actualiza. La degradación de datos no implica errores de entrada o almacenamiento; los datos simplemente dejan de coincidir con la realidad.
¿Qué causa la degradación de datos?
La mayoría de la degradación de datos proviene de cambios ordinarios en personas, organizaciones y productos:
- Las personas cambian: los clientes se mudan, cambian direcciones de correo electrónico o números de teléfono, se casan y cambian de nombre, o dejan sus trabajos.
- Las organizaciones cambian: las empresas se fusionan, cambian de marca, se reubican, cierran o se reestructuran, lo que afecta los registros de clientes y proveedores.
- Los productos y precios cambian: los artículos se descontinúan, las especificaciones se actualizan y los precios o la disponibilidad varían.
- Las reglas y valores de referencia cambian: las tasas fiscales, las regulaciones, los códigos de país y las clasificaciones industriales se revisan periódicamente.
Los datos también pueden degradarse cuando un cambio se registra en un sistema pero nunca llega a los demás, dejando copias obsoletas atrás.
¿Qué tipos de datos se degradan más rápido?
Los datos de contacto se degradan más rápido, especialmente en entornos de negocio a negocio (B2B), donde los cambios de puesto y la reestructuración empresarial son frecuentes. Los datos maestros de clientes y proveedores son, por lo tanto, algunos de los más afectados. Los datos que describen hechos estables, como las dimensiones físicas de un producto o el nombre de un país, cambian raramente y se degradan lentamente.
¿Por qué es importante la degradación de datos?
Los datos obsoletos generan problemas prácticos que a menudo son difíciles de rastrear hasta su origen. Los ejemplos incluyen facturas y entregas enviadas a direcciones antiguas, correos electrónicos de marketing que rebotan, pedidos realizados a proveedores con términos vencidos e informes generados a partir de información que ya no se aplica. Debido a que la degradación ocurre gradualmente, la calidad de datos general de un sistema puede disminuir significativamente sin que nadie note un único momento de fallo.
¿Cómo pueden las organizaciones reducir la degradación de datos?
La degradación de datos no se puede detener por completo, pero sí se puede gestionar. Las prácticas comunes incluyen:
- Revisión regular: verificar los datos para identificar registros que no se han actualizado durante mucho tiempo o que muestren signos de estar obsoletos, como correos electrónicos rebotados.
- Limpieza continua: corregir, actualizar o archivar registros obsoletos mediante limpieza de datos.
- Responsabilidad clara: asignar a personas específicas el mantenimiento de datos específicos, de modo que las actualizaciones no se pierdan.
- Mantener los sistemas sincronizados: usar un enfoque de gestión de datos maestros (MDM) para que una actualización realizada en un lugar llegue a todos los sistemas conectados.
- Actualizar en la fuente: permitir que clientes y proveedores actualicen sus propios datos, por ejemplo a través de la configuración de cuenta o un portal de proveedores.
¿Es la degradación de datos lo mismo que la corrupción de datos?
No. La corrupción de datos, a veces llamada degradación de bits, es el daño técnico a archivos o registros almacenados causado por fallos de hardware, errores de software o errores de transmisión, por lo que los datos en sí están dañados. Con la degradación de datos, los datos están intactos y son legibles, pero ya no son precisos porque el mundo que describen ha cambiado.