Aufbau einer skalierbaren PIM-Grundlage für den Handel mit hochwertigen Schmuck- und Uhrenprodukten

Lebensmittelvertrieb
PIM, DAM
Datenqualität, ERP-Integration, Cloud PIM, Automatisierte Workflows, Compliance, CMS-Integration

Asian Food Group ist ein führender europäischer Distributor von authentischen asiatischen Lebensmittel- und Non-Food-Produkten und bietet ein umfangreiches Sortiment von über 3.500 Artikeln aus mehr als 380 Marken, darunter 14 exklusive und 11 Eigenmarken. Gegründet im Jahr 2022 durch den Zusammenschluss von drei familiengeführten Unternehmen (Lucullus, Thai Mas und Sin Wah Foods), vereint die Gruppe über 80 Jahre Erfahrung in der asiatischen Lebensmittelverteilung.

Vom modernen 30.000 m² großen BREEAM+ zertifizierten Lager nahe der deutschen Grenze aus beliefert Asian Food Group Kunden in mehr als 35 Ländern Europas. Das Unternehmen legt Wert auf Effizienz, Nachhaltigkeit und starke, langfristige Partnerschaften sowohl mit Marken als auch Einzelhändlern, während es bestrebt ist, authentische asiatische Produkte in ganz Europa leicht zugänglich zu machen.

Aufbau einer skalierbaren PIM-Grundlage für den Handel mit hochwertigen Schmuck- und Uhrenprodukten

Herausforderungen

Die Asian Food Group sah sich mit mehreren zentralen Herausforderungen bei der Verwaltung und Optimierung ihres wachsenden Produktdaten-Ökosystems konfrontiert:

  • Hohe Kundennachfrage nach genauen Produktdaten: Kunden in über 35 Ländern benötigten vollständige und präzise Produktinformationen, einschließlich Verpackung, Barcodes, Inhaltsstoffen und Nährwertangaben.

  • Häufige gesetzliche Änderungen: Ständig wechselnde Lebensmittelvorschriften erforderten eine kontinuierliche Pflege und Überprüfung der Verpackungsdaten, um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen.

  • Ineffizientes Artikelstammdatenmanagement: Das bestehende ERP-System war fehleranfällig und nicht auf die Verarbeitung großer Mengen komplexer Produktdaten optimiert, was zu Inkonsistenzen führte.

  • Zerstreute Datenspeicherung: Produktstammdaten wurden über mehrere, voneinander getrennte Systeme verteilt gespeichert, was die Nachverfolgung von Aktualisierungen, die Sicherstellung der Datenaccuracy und die effiziente Extraktion relevanter Informationen erschwerte.

  • Fehlende zentrale Datenquelle: Das Fehlen eines zentralisierten und synchronisierten Datenmanagements führte zu Inkonsistenzen zwischen den Systemen und reduzierte die allgemeine Betriebseffizienz.

Ziele

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, setzte die Asian Food Group klare Ziele. Die Hauptziele des Unternehmens waren die folgenden:

  • Implementierung eines modernen Cloud-basierten PIM-Systems: Einführung einer kostengünstigen, flexiblen, skalierbaren und benutzerfreundlichen Lösung für das Produktdatenmanagement zur Ablösung des bestehenden ineffizienten Setups.

  • Etablierung einer einzigen Datenquelle: Sicherstellen, dass das PIM-System als zentrales Repository für alle Artikelstammdaten dient und allen angeschlossenen Systemen über moderne REST-API-Integrationen aktuelle und präzise Informationen bereitstellt.

  • Einführung klarer und automatisierter Workflows: Erstellung eines intuitiven Workflows für Benutzer, um Produktdaten effizient zu erstellen und zu pflegen, sodass nur vollständige und validierte Artikel mit den Zielsystemen synchronisiert werden.

  • Steigerung der betrieblichen Effizienz und Einhaltung von Vorschriften: Nutzung automatisierter Workflows zur Reduzierung manueller Arbeit, Verbesserung der Betriebseffizienz und Sicherstellung der regulatorischen Compliance in allen Prozessen.

  • Echtzeit-Synchronisation mit dem ERP-System ermöglichen: Sicherstellung eines nahtlosen Datenaustauschs zwischen den Abteilungen, Verbesserung der operativen Transparenz und Minimierung manueller Dateneingabefehler.

Lösung

Asian Food Group implementierte ein modernes AtroPIM-System, eine flexible, skalierbare und sichere Cloud-Lösung für mehrsprachige Produktdaten. Wichtige Funktionen waren:

  • Kundenspezifisches Datenmodell: Konsolidierung aller Produktinformationen inklusive Eigenschaften, Bilder, Dokumente und Lieferantendaten.

  • Automatisierter Datenaustausch: Exporte ins ERP und Importe vom sFTP-Server sichern aktuelle Produktdaten in allen Systemen.

  • Datenqualitätsprüfung: Workflows prüfen Vollständigkeit der Daten in Einkauf, Finanzen, Logistik und Vertrieb.

  • Rollenbasierte Zugriffskontrolle: Verwaltung von Benutzerrechten auf Entitäts- und Feldebene zur Minimierung unautorisierter Änderungen.

  • Automatisierte Workflows: Automatisierung von Feldbefüllung, Benachrichtigungen und Wertaktualisierungen zur Effizienzsteigerung.

Ergebnisse

  • Zentralisierte Produktinformationen: Alle relevanten Artikeldaten sind nun in einem System gespeichert, PIM dient als zentrale Quelle der Wahrheit.

  • Echtzeit-Datenintegration: Automatisierte Integration mit dem ERP-System sorgt für stets aktuelle Produktdaten.

  • Optimierter Datenverwaltungsprozess: Strukturierte Workflows und Automatisierung reduzierten Stammdatenfehler erheblich.

  • Verbesserte Datenqualität und Konsistenz: Synchronisierte, zuverlässige Daten über alle Systeme hinweg.

  • Erhöhte Effizienz: Automatisierte Workflows reduzieren manuelle Aufgaben und ermöglichen schnellere Produkteinführungen.

  • Bessere Compliance: Automatisierte Prüfungen und standardisierte Prozesse gewährleisten gesetzliche Einhaltung.

  • Skalierbares Produktdatenmanagement: PIM unterstützt Wachstum und die Verwaltung eines wachsenden Produktportfolios sowie neuer Marken und Märkte.

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