Punti di forza
I dati master sono le informazioni di riferimento stabili sulle entità aziendali principali come clienti, prodotti, fornitori, dipendenti e sedi.
Il software MDM crea una visione unica, affidabile e coerente dei dati critici in tutti i sistemi, fungendo da "golden record" per ogni entità.
I vantaggi principali del software MDM:
- Assicura l'accuratezza e la coerenza dei dati.
- Migliora l'efficienza operativa centralizzando e standardizzando i dati.
- Supporta la conformità normativa con governance, audit trail e record standardizzati.
I vantaggi tecnici includono l'integrazione dei dati, la riduzione delle duplicazioni e il miglioramento della qualità dei dati.
I componenti chiave del software MDM sono: integrazione dei dati, qualità e pulizia dei dati, governance dei dati, modellazione e gerarchie dei dati, flussi di lavoro, gestione dei dati e quadro di governance.
Tipi di software MDM:
In base all'hosting: On-Premise (ad esempio, Informatica MDM, AtroCore) e Cloud-Based (ad esempio, Reltio Cloud, Informatica Cloud MDM).
In base alle licenze: Proprietario (ad esempio, IBM InfoSphere MDM) e Open Source (ad esempio, Pimcore, AtroCore).
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Chi ha più bisogno di MDM?
Organizzazioni con dati incoerenti, inefficienze operative, requisiti normativi, ambienti multisistema complessi o crescita rapida. Alcuni settori, come la vendita al dettaglio, la sanità, la finanza e l'industria manifatturiera, fanno grande affidamento sull'MDM.
MDM e concetti correlati:
Gestione dei metadati - si concentra sulla descrizione e sull'organizzazione delle strutture di dati, non sul consolidamento dei record anagrafici.
Data Governance - definisce politiche e standard; MDM li applica ai dati master.
PIM (Product Information Management) - specializzato per i dati di prodotto; MDM ha una portata più ampia e multi-dominio.
Comprendere la gestione dei dati master (MDM)
Poiché la gestione dei dati master si basa sul concetto di dati master, iniziamo con la definizione di quest'ultimo.
In parole povere, i dati master sono le informazioni di riferimento stabili sul chi, cosa e dove della vostra azienda. Raramente cambiano e comprendono elementi come clienti, prodotti, fornitori, dipendenti e sedi.
Sono diversi dai dati transazionali, che catturano eventi e attività aziendali, come ordini, fatture o spedizioni.
**Il software MDM (Master Data Management) è un insieme di strumenti che le organizzazioni utilizzano per creare una visione unica, affidabile e coerente dei loro dati più critici. Questi includono i dati relativi a clienti, prodotti, fornitori, dipendenti, sedi e altri settori chiave.
I dati master sono il "record d'oro" di un'entità (un oggetto aziendale chiave, come un cliente o un prodotto). Ad esempio, un cliente può apparire in più sistemi (CRM, fatturazione, assistenza), ma l'MDM assicura che ci sia un unico profilo autorevole e accurato per quel cliente. Allo stesso modo, un prodotto potrebbe essere elencato in modo diverso nei sistemi di e-commerce, ERP e inventario, ma MDM lo mantiene coerente ovunque.
Il software di gestione dei dati consente alle aziende di:
- Garantire la sicurezza dei dati e proteggere i dati sensibili e organizzativi da accessi non autorizzati.
- Applicare standard e politiche per la qualità e la conformità dei dati.
- Semplificare l'integrazione, gli aggiornamenti e l'accessibilità dei dati tra i vari sistemi.
Le caratteristiche comuni del software di gestione dei dati master includono:
- Integrare i dati provenienti da varie fonti in un sistema MDM centralizzato, spesso attraverso API, processi automatizzati o upload di massa.
- Definizione e applicazione di regole per la coerenza, l'integrità e la sicurezza dei dati.
- Standardizzazione, pulizia e convalida dei dati per eliminare duplicati ed errori e garantire la coerenza dei dati.
- Tracciare l'utilizzo, la provenienza e l'accuratezza dei dati.
- Implementare controlli come l'accesso basato sui ruoli e la crittografia per proteggere le informazioni sensibili.
- Assicurare che i dati siano conformi ai requisiti organizzativi e normativi.
- Generare log, dashboard e report per un'adeguata analisi e governance dei dati.
In sostanza, il software di Master Data Management fornisce alle organizzazioni un'unica fonte di verità per i loro dati. Ciò consente di migliorare il processo decisionale, la conformità alle normative e l'efficienza operativa.
Chi ha bisogno di un software di gestione dei dati master?
Sebbene il software di Master Data Management gestisca i dati aziendali critici, le organizzazioni ne traggono i maggiori benefici in determinate condizioni o quando si presentano sfide specifiche per i dati:
Dati incoerenti
Diversi reparti possono avere informazioni contrastanti per la stessa entità. Ad esempio, un sistema potrebbe elencare il vecchio indirizzo di un cliente, mentre un altro ha quello nuovo. Problemi simili possono verificarsi con i dettagli dei prodotti, i record dei fornitori o le informazioni sui dipendenti. Queste incongruenze causano errori, confusione e, in ultima analisi, un'esperienza negativa per l'azienda e per i clienti.
Inefficienza operativa
Senza un'unica fonte di verità, i dipendenti spendono tempo inutile per riconciliare i dati provenienti da più sistemi. Ad esempio, un team di vendita e uno di marketing potrebbero mantenere ciascuno i propri elenchi di prodotti, rendendo difficile il lancio di una campagna coordinata.
Povero processo decisionale
Quando le decisioni si basano su dati incompleti, duplicati o imprecisi, le aziende rischiano perdite finanziarie, opportunità mancate o addirittura strategie sbagliate. Dati anagrafici affidabili garantiscono decisioni informate e accurate.
Conformità normativa e rischio
Le organizzazioni soggette a normative come GDPR o HIPAA hanno bisogno di registrazioni chiare e accurate dei dati sensibili. Il software di Master Data Management fornisce la governance e i percorsi di audit necessari per dimostrare la conformità e ridurre i rischi.
Complessità dell'ecosistema dei dati
Le aziende che gestiscono grandi volumi di dati in più sistemi, reparti e regioni possono trarre grandi vantaggi dal software di Master Data Management. I dati provengono spesso da fonti come ERP, CRM, piattaforme di e-commerce e sistemi PIM, creando la necessità di un'integrazione coerente. L'MDM funge da hub centralizzato, standardizzando i formati dei dati e le convenzioni di denominazione tra i vari sistemi. Le moderne soluzioni di Master Data Management si integrano anche con piattaforme esterne, consentendo aggiornamenti in tempo reale e una condivisione coerente dei dati.
Dipendenza dai dati
Alcuni settori si affidano molto al software di Master Data Management. Il commercio al dettaglio e l'e-commerce lo utilizzano per centralizzare i dati relativi a prodotti, inventario e clienti su più canali. Il settore sanitario utilizza l'MDM per mantenere accurate le cartelle cliniche dei pazienti e rispettare le normative. Il settore bancario e finanziario si affida a questo software per integrare i dati relativi ai clienti, ai rischi e alla conformità per la reportistica e la prevenzione delle frodi. Altri settori che utilizzano comunemente le soluzioni di Master Data Management sono la produzione, la supply chain, l'energia, i servizi pubblici, la tecnologia, le telecomunicazioni e la logistica.
Crescere di ritmo
Le aziende in rapida espansione e con una crescente complessità dei dati richiedono l'MDM per prepararsi alle future espansioni senza il caos dei dati. Quando le aziende aggiungono nuove piattaforme (ad esempio, sistemi ERP, CRM o di e-commerce), spesso si verificano incongruenze nei formati e negli standard dei dati. In questo caso, investire in un sistema di Master Data Management nella fase iniziale della crescita aziendale è una strategia intelligente.
In parole povere, la vostra azienda ha bisogno di un software di gestione dei dati master se:
- Se i dati sono incoerenti o in conflitto tra i vari sistemi.
- Lottate contro le inefficienze operative dovute a dati duplicati o sparsi.
- Prendete decisioni basate su informazioni imprecise o incomplete.
- Devono rispettare normative rigorose e richiedere registrazioni pronte per la revisione.
- Gestire un complesso ecosistema di dati con più piattaforme e reparti.
- Operano in settori che si affidano molto all'MDM, come il retail, l'e-commerce, la sanità, le banche, la finanza, la produzione, la supply chain, l'energia, i servizi pubblici, la tecnologia, le telecomunicazioni e la logistica.
- Sono in rapida crescita e aggiungono nuovi sistemi, creando un potenziale caos di dati.
L'impatto del software di gestione dei dati master
Vantaggi per l'azienda
Miglioramento del processo decisionale
Il software MDM assicura che tutti i reparti lavorino con gli stessi dati accurati, consentendo ai leader di prendere decisioni informate e tempestive.
Efficienza operativa
Centralizzando e standardizzando i dati, l'MDM riduce i tempi di riconciliazione di informazioni contrastanti e snellisce i processi aziendali quotidiani.
Conformità alle normative
Gli strumenti di Master Data Management forniscono una governance adeguata, audit trail e record standardizzati, aiutando le organizzazioni a soddisfare i requisiti normativi e a ridurre il rischio di conformità.
Vantaggi tecnici
Integrazione dei dati
Il software di Master Data Management collega più sistemi e applicazioni e garantisce dati coerenti e sincronizzati in tutta l'organizzazione.
Riduzione delle duplicazioni
Il software MDM elimina i record ridondanti o in conflitto, risparmiando spazio di archiviazione, riducendo gli errori e semplificando la gestione dei dati.
Migliore qualità dei dati
Il software di Master Data Management applica standard di dati e regole di convalida per mantenere le informazioni accurate, complete e aggiornate per tutte le operazioni aziendali.
Componenti chiave dell'MDM
Per capire come funziona l'MDM, è utile esaminare i suoi componenti principali. Questi componenti sono gli elementi funzionali di un sistema MDM, e comprendono sia le funzionalità tecniche che la gestione dei flussi di lavoro. Ogni componente gestisce un aspetto specifico della gestione dei dati master, dall'integrazione dei sistemi alla definizione delle politiche sui dati e al mantenimento della qualità dei dati.
Integrazione dei dati
Il processo di raccolta e consolidamento dei dati provenienti da più sistemi e applicazioni dell'organizzazione. In questo modo si garantisce che tutti i dati anagrafici rilevanti possano essere accessibili e gestiti da una posizione centralizzata.
Qualità e pulizia dei dati
Stabilire regole e processi per identificare e correggere gli errori, eliminare i duplicati e standardizzare i dati. Ciò garantisce che i dati anagrafici rimangano accurati, completi e affidabili.
Governance dei dati
Il quadro di politiche, procedure e responsabilità che definisce le modalità di creazione, manutenzione e utilizzo dei dati master. Ciò include l'assegnazione dei ruoli, la definizione dei diritti di accesso e l'imposizione della conformità agli standard interni e alle normative esterne.
Modellazione dei dati e gerarchie
Strutturare e organizzare le entità dei dati master (come clienti, prodotti, fornitori) e definire le relazioni tra di esse. Questo aiuta a mantenere la coerenza nel modo in cui i dati sono rappresentati nei vari sistemi.
Flussi di lavoro
Processi automatici o manuali che gestiscono la creazione, l'approvazione e l'aggiornamento dei dati anagrafici. I flussi di lavoro garantiscono che le modifiche seguano procedure standardizzate e siano adeguatamente documentate.
Data Stewardship
Il ruolo di individui o team responsabili della supervisione di specifici domini di dati anagrafici. I data steward controllano la qualità, assicurano l'aderenza alle politiche di governance e risolvono i problemi dei dati nel loro ambito.
Quadro di governance
Il sistema generale che coordina politiche, ruoli, responsabilità e processi in tutta l'organizzazione. Definisce come vengono prese le decisioni sui dati master, come viene assegnata la responsabilità e come vengono applicati gli standard dei dati in modo coerente.
Tipi di software per la gestione dei dati master
Il software di Master Data Management (MDM) è disponibile in diversi tipi, a seconda di come viene ospitato e concesso in licenza, consentendo alle organizzazioni di scegliere la soluzione più adatta al proprio ambiente IT, al budget e alle esigenze dei dati.
Per hosting:
On-Premise MDM è installato sui server dell'organizzazione e offre alle aziende il pieno controllo sulla sicurezza e sulla personalizzazione. È ideale per chi ha requisiti rigorosi in materia di privacy dei dati, ma richiede risorse IT dedicate per la manutenzione. Ad esempio, Informatica MDM e AtroCore.
Il Cloud-Based MDM è ospitato su una piattaforma cloud e vi si accede tramite Internet. Offre scalabilità, una distribuzione più rapida e costi iniziali inferiori, con sicurezza e conformità condivise con il fornitore. Ad esempio, Reltio Cloud, AtroCore e Informatica Cloud MDM.
Con licenza:
Il MDM proprietario è sviluppato e concesso in licenza a livello commerciale e spesso include funzionalità aziendali, supporto e aggiornamenti. Ad esempio, IBM InfoSphere MDM.
L'Open Source MDM fornisce codice pubblicamente disponibile che può essere personalizzato e integrato, offrendo flessibilità e costi inferiori, ma affidandosi maggiormente alle competenze interne o al supporto della comunità. Ad esempio, AtroCore e Pimcore.
Software di gestione dei dati master vs. concetti correlati
Il software di Master Data Management (MDM) viene spesso paragonato ad altri strumenti per la gestione dei dati. Pur essendo correlati, ciascuno di essi ha uno scopo software distinto:
MDM vs. Gestione dei metadati
Il software MDM consolida entità aziendali fondamentali come clienti, prodotti e fornitori in tutti i sistemi. Al contrario, il software di gestione dei metadati si concentra sulla descrizione e sull'organizzazione delle strutture dei dati, come gli schemi, i tipi di dati e il lignaggio.
MDM vs. governo dei dati
Il software di governance dei dati definisce e applica politiche, standard e regole per i dati organizzativi. D'altro canto, il software MDM applica queste regole specificamente ai dati master, garantendo coerenza e accuratezza tra le applicazioni.
MDM vs. PIM (Product Information Management)
Il software di Product Information Management è specializzato in dati relativi ai prodotti, come descrizioni, specifiche e immagini per il marketing o l'e-commerce. Mentre il software MDM ha una portata più ampia, in quanto gestisce più domini tra cui prodotti, clienti, fornitori e sedi, il PIM può essere visto come un sottoinsieme mirato all'interno dell'ecosistema MDM.