Principales conclusiones
Los Datos Maestros son la información de referencia estable sobre las principales entidades empresariales, como clientes, productos, proveedores, empleados y ubicaciones.
El software MDM crea una visión única, fiable y coherente de los datos críticos en todos los sistemas, actuando como el "registro de oro" de cada entidad.
**Principales ventajas del software MDM
- Garantiza la precisión y coherencia de los datos.
- Mejora la eficiencia operativa al centralizar y estandarizar los datos.
- Respalda el cumplimiento normativo con gobernanza, registros de auditoría y registros estandarizados.
Las ventajas técnicas incluyen la integración de datos, la reducción de la duplicación y la mejora de la calidad de los datos.
Los componentes clave del software MDM son: integración de datos, calidad y limpieza de datos, gobernanza de datos, modelado y jerarquías de datos, flujos de trabajo, administración de datos y marco de gobernanza.
Tipos de software MDM:
Por alojamiento: On-Premise (por ejemplo, Informatica MDM, AtroCore) y Cloud-Based (por ejemplo, Reltio Cloud, Informatica Cloud MDM).
Por licencias: Propietarias (por ejemplo, IBM InfoSphere MDM) y de código abierto (por ejemplo, Pimcore, AtroCore).
Consulte nuestra guía detallada sobre las principales soluciones MDM de código abierto para comprender mejor sus opciones.
**¿Quién necesita más MDM?
Organizaciones con datos incoherentes, ineficiencias operativas, requisitos normativos, entornos multisistema complejos o crecimiento rápido. Algunos sectores, como el comercio minorista, la sanidad, las finanzas y la fabricación, dependen en gran medida de MDM.
MDM frente a conceptos relacionados:
Gestión de metadatos: se centra en describir y organizar estructuras de datos, no en consolidar registros maestros.
Gobernanza de datos: define políticas y normas; MDM las aplica a los datos maestros.
PIM (Product Information Management) - especializado en datos de productos; MDM tiene un alcance multidominio más amplio.
Comprender la gestión de datos maestros (MDM)
Dado que la Gestión de Datos Maestros se basa en el concepto de datos maestros, empezaremos por definir este último.
En pocas palabras, los datos maestros son la información de referencia estable sobre el quién, el qué y el dónde de su empresa. Rara vez cambia e incluye elementos como clientes, productos, proveedores, empleados y ubicaciones.
Es diferente de los datos transaccionales, que capturan eventos y actividades empresariales, como pedidos, facturas o envíos.
**El software de Gestión de Datos Maestros (MDM) es un conjunto de herramientas que las organizaciones utilizan para crear una visión única, fiable y coherente de sus datos más importantes. Esto incluye datos sobre clientes, productos, proveedores, empleados, ubicaciones y otros dominios clave.
Los datos maestros funcionan como el "registro de oro" de una entidad (un objeto empresarial clave, como un cliente o un producto). Por ejemplo, un cliente puede aparecer en varios sistemas (CRM, facturación, soporte), pero MDM garantiza que existe un perfil preciso y autorizado para ese cliente. Del mismo modo, un producto puede aparecer de forma diferente en los sistemas de comercio electrónico, ERP e inventario, pero MDM lo mantiene coherente en todas partes.
El software de gestión de datos maestros permite a las empresas:
- Garantizar la seguridad de los datos y proteger los datos confidenciales y organizativos frente a accesos no autorizados.
- Aplicar normas y políticas para la calidad y el cumplimiento de los datos.
- Agilizar la integración, actualización y accesibilidad de los datos en todos los sistemas.
Las características comunes del software de gestión de datos maestros incluyen:
- Integrar datos de varias fuentes en un sistema MDM centralizado, a menudo a través de API, procesos automatizados o cargas masivas.
- Definir y aplicar reglas para la coherencia, integridad y seguridad de los datos.
- Normalización, limpieza y validación de datos para eliminar duplicados y errores y garantizar la coherencia de los datos.
- Seguimiento del uso, el linaje y la precisión de los datos.
- Implantar controles como el acceso basado en funciones y el cifrado para proteger la información confidencial.
- Garantizar que los datos cumplen los requisitos organizativos y normativos.
- Generar registros, cuadros de mando e informes para un análisis y una gobernanza adecuados de los datos.
En esencia, el software de gestión de datos maestros proporciona a las organizaciones una única fuente de verdad para sus datos. Esto mejora la toma de decisiones, el cumplimiento de la normativa y la eficacia operativa.
¿Quién necesita el software de gestión de datos maestros?
Aunque el software de gestión de datos maestros gestiona datos empresariales críticos, las organizaciones se benefician más de él en determinadas condiciones o cuando surgen retos específicos relacionados con los datos:
Datos incoherentes
Diferentes departamentos pueden tener información contradictoria sobre la misma entidad. Por ejemplo, un sistema puede tener la dirección antigua de un cliente y otro la nueva. Pueden producirse problemas similares con los detalles de los productos, los registros de los proveedores o la información de los empleados. Estas incoherencias provocan errores, confusión y, en última instancia, una mala experiencia empresarial y del cliente.
Ineficiencia operativa
Sin una única fuente de verdad, los empleados pierden un tiempo innecesario conciliando datos de múltiples sistemas. Por ejemplo, un equipo de ventas y otro de marketing pueden mantener cada uno sus propias listas de productos, lo que dificulta el lanzamiento de una campaña coordinada.
Mala toma de decisiones
Cuando las decisiones se basan en datos incompletos, duplicados o inexactos, las empresas corren el riesgo de sufrir pérdidas financieras, perder oportunidades o incluso equivocar sus estrategias. Unos datos maestros fiables garantizan que las decisiones sean informadas y precisas.
Cumplimiento de la normativa y riesgos
Las organizaciones sujetas a normativas como GDPR o HIPAA necesitan registros claros y precisos de los datos sensibles. El software de gestión de datos maestros proporciona la gobernanza y los registros de auditoría necesarios para demostrar el cumplimiento y reducir el riesgo.
Complejidad del ecosistema de datos
Las empresas que gestionan grandes volúmenes de datos en múltiples sistemas, departamentos y regiones pueden beneficiarse enormemente del software de gestión de datos maestros. Los datos suelen proceder de fuentes como ERP, CRM, plataformas de comercio electrónico y sistemas PIM, lo que crea la necesidad de una integración coherente. MDM actúa como un eje centralizado, estandarizando los formatos de datos y las convenciones de nomenclatura en todos los sistemas. Las soluciones modernas de gestión de datos maestros también se integran con plataformas externas, lo que permite actualizaciones en tiempo real y el intercambio coherente de datos.
Dependencia de los datos
Algunos sectores dependen en gran medida del software de gestión de datos maestros. El comercio minorista y electrónico lo utiliza para centralizar los datos de productos, inventarios y clientes en múltiples canales. La sanidad utiliza MDM para mantener registros precisos de los pacientes y cumplir la normativa. La banca y las finanzas confían en él para integrar datos de clientes, riesgos y cumplimiento de normativas para la elaboración de informes y la prevención del fraude. Otros sectores que suelen utilizar soluciones de gestión de datos maestros son la fabricación, la cadena de suministro, la energía, los servicios públicos, la tecnología, las telecomunicaciones y la logística.
**Ritmo de crecimiento
Las empresas que crecen rápidamente con una complejidad de datos cada vez mayor necesitan MDM para prepararse para futuras ampliaciones sin que se produzca un caos de datos. A medida que las empresas añaden nuevas plataformas (por ejemplo, sistemas ERP, CRM o de comercio electrónico), suelen surgir incoherencias en los formatos y estándares de los datos. En este caso, invertir en un sistema de gestión de datos maestros en la fase inicial de crecimiento de la empresa es la estrategia inteligente.
En pocas palabras, su empresa necesita un software de gestión de datos maestros si
- Se enfrenta a datos incoherentes o contradictorios en todos los sistemas.
- Lucha con ineficiencias operativas debido a datos duplicados o dispersos.
- Toma decisiones basadas en información inexacta o incompleta.
- Deben cumplir normativas estrictas y exigir registros listos para auditoría.
- Gestionar un ecosistema de datos complejo con múltiples plataformas y departamentos.
- Operan en sectores que dependen en gran medida de MDM, como el comercio minorista, el comercio electrónico, la sanidad, la banca, las finanzas, la fabricación, la cadena de suministro, la energía, los servicios públicos, la tecnología, las telecomunicaciones y la logística.
- Están creciendo rápidamente y añadiendo nuevos sistemas, lo que crea un posible caos de datos.
El impacto del software de gestión de datos maestros
Beneficios empresariales
Mejora de la toma de decisiones
El software MDM garantiza que todos los departamentos trabajen con los mismos datos precisos, lo que permite a los líderes tomar decisiones informadas y oportunas.
Eficiencia operativa Al centralizar y estandarizar los datos, MDM reduce el tiempo dedicado a conciliar información contradictoria y agiliza los procesos empresariales diarios.
Cumplimiento normativo
Las herramientas de gestión de datos maestros proporcionan una gobernanza adecuada, pistas de auditoría y registros estandarizados, ayudando a las organizaciones a cumplir los requisitos normativos y reducir el riesgo de cumplimiento.
Ventajas técnicas
Integración de datos El software de gestión de datos maestros conecta múltiples sistemas y aplicaciones, y garantiza la coherencia y sincronización de los datos en toda la organización.
Reducción de duplicaciones
El software MDM elimina los registros redundantes o conflictivos, ahorrando almacenamiento, reduciendo errores y simplificando la gestión de datos.
Mejora de la calidad de los datos El software de gestión de datos maestros aplica normas de datos y reglas de validación para mantener la información precisa, completa y actualizada para todas las operaciones empresariales.
Componentes clave de MDM
Para entender cómo funciona MDM, es útil examinar sus componentes clave. Estos componentes son los bloques funcionales de un sistema MDM, incluyendo tanto las capacidades técnicas como la gestión de los flujos de trabajo. Cada componente gestiona un aspecto específico de la gestión de datos maestros, desde la integración de sistemas hasta la definición de políticas de datos y el mantenimiento de la calidad de los datos.
Integración de datos Proceso de recopilación y consolidación de datos procedentes de múltiples sistemas y aplicaciones de toda la organización. Esto garantiza que se pueda acceder a todos los datos maestros relevantes y gestionarlos desde una ubicación centralizada.
Calidad y limpieza de datos Establecer reglas y procesos para identificar y corregir errores, eliminar duplicados y estandarizar datos. Esto garantiza que los datos maestros sigan siendo precisos, completos y fiables.
Gobernanza de datos El marco de políticas, procedimientos y responsabilidades que define cómo se crean, mantienen y utilizan los datos maestros. Esto incluye la asignación de funciones, la definición de derechos de acceso y el cumplimiento de las normas internas y los reglamentos externos.
Modelado de datos y jerarquías
Estructurar y organizar las entidades de datos maestros (como clientes, productos, proveedores) y definir las relaciones entre ellas. Esto ayuda a mantener la coherencia en la forma en que los datos se representan en todos los sistemas.
Flujos de trabajo Procesos automatizados o manuales que gestionan la creación, aprobación y actualización continuas de los datos maestros. Los flujos de trabajo garantizan que los cambios sigan procedimientos estandarizados y estén debidamente documentados.
Administración de datos
El papel de los individuos o equipos responsables de supervisar dominios específicos de datos maestros. Los administradores de datos supervisan la calidad, garantizan el cumplimiento de las políticas de gobernanza y resuelven los problemas de datos dentro de su dominio.
Marco de gobernanza Sistema global que coordina políticas, funciones, responsabilidades y procesos en toda la organización. Define cómo se toman las decisiones sobre los datos maestros, cómo se asigna la responsabilidad y cómo se aplican las normas de datos de forma coherente.
Tipos de software de gestión de datos maestros
El software de gestión de datos maestros (MDM) se presenta en diferentes tipos en función de cómo se aloja y se licencia, lo que permite a las organizaciones elegir la solución que mejor se adapte a su entorno de TI, presupuesto y necesidades de datos.
Por alojamiento:
On-Premise MDM se instala en los propios servidores de la organización y ofrece a las empresas un control total sobre la seguridad y la personalización. Es ideal para quienes tienen requisitos estrictos de privacidad de datos, pero requiere recursos de IT dedicados para su mantenimiento. Por ejemplo, Informatica MDM y AtroCore.
El MDM basado en la nube se aloja en una plataforma en la nube y se accede a él a través de Internet. Ofrece escalabilidad, despliegue más rápido y menores costes iniciales, con seguridad y cumplimiento compartidos con el proveedor. Por ejemplo, Reltio Cloud, AtroCore e Informatica Cloud MDM.
Por licencias:
El MDM propietario se desarrolla y licencia comercialmente, y a menudo incluye funciones empresariales, soporte y actualizaciones. Por ejemplo, IBM InfoSphere MDM.
MDM de código abierto** proporciona código disponible públicamente que puede personalizarse e integrarse, ofreciendo flexibilidad y un coste menor pero dependiendo más de la experiencia interna o del soporte de la comunidad. Por ejemplo, AtroCore, y Pimcore.
Software de Gestión de Datos Maestros vs. Conceptos Relacionados
El software de gestión de datos maestros (MDM) se compara a menudo con otras herramientas de datos. Aunque están relacionados, cada uno sirve a un propósito de software distinto:
MDM vs. Gestión de Metadatos
El software MDM consolida entidades empresariales básicas como clientes, productos y proveedores en todos los sistemas. En cambio, el software de gestión de metadatos se centra en describir y organizar estructuras de datos, como esquemas, tipos de datos y linaje.
MDM vs. Gobierno de datos
El software de gobierno de datos define y aplica políticas, normas y reglas para los datos de la organización. Por otro lado, el software MDM aplica estas reglas específicamente a los datos maestros, garantizando la coherencia y la precisión en todas las aplicaciones.
MDM frente a PIM (Product Information Management)
El software de gestión de información de productos se especializa en datos relacionados con los productos, como descripciones, especificaciones e imágenes para marketing o comercio electrónico. Mientras que el software MDM tiene un alcance más amplio, gestionando múltiples dominios incluyendo productos, clientes, proveedores y ubicaciones, PIM puede ser visto como un subconjunto enfocado dentro del ecosistema MDM.