Définition de la Gestion des Données de Référence
La Gestion des Données de Référence (MDM) est la pratique consistant à créer et maintenir une version unique et fiable des données de référence essentielles d'une organisation, telles que les clients, les produits, les fournisseurs et les emplacements, et à rendre cette version disponible de manière cohérente dans tous les systèmes et équipes. L'objectif est de garantir que lorsque différents départements de l'entreprise recherchent le même client ou le même produit, ils voient tous les mêmes informations.
Pourquoi existe-t-elle ?
La plupart des organisations accumulent des systèmes au fil du temps : un ERP pour les finances, un CRM pour la vente, une plateforme e-commerce, un outil de gestion d'entrepôt. Chacun commence avec sa propre copie des données partagées, et chacun évolue dans sa propre direction. Un client met à jour son adresse dans un système mais pas dans un autre. Un produit reçoit des noms légèrement différents dans le catalogue et l'entrepôt. Un fournisseur apparaît trois fois dans le système d'approvisionnement parce qu'il a été saisi séparément par trois personnes différentes.
À une certaine échelle, cela devient onéreux. Les finances rapprochent les factures par rapport à des enregistrements qui ne correspondent pas. Le marketing envoie des communications à la mauvaise adresse. La conformité réglementaire nécessite des données dont personne n'est sûr qu'elles soient exactes. MDM est la réponse à ce problème.
Que fait un système MDM ?
Il extrait les enregistrements de plusieurs systèmes sources, identifie les enregistrements qui font référence à la même entité du monde réel, et produit un enregistrement maître consolidé, souvent appelé enregistrement d'or, qui représente la meilleure version disponible de la vérité. Cet enregistrement est ensuite distribué aux systèmes qui en ont besoin.
Un processus MDM client, par exemple, pourrait détecter que « J. Smith, 14 Oak St » dans le CRM et « John Smith, 14 Oak Street » dans le système de facturation sont la même personne, fusionner les attributs pertinents, et mettre à jour les deux systèmes avec l'enregistrement consolidé.
Comment se connecte-t-elle au reste du paysage des données ?
MDM ne fonctionne pas isolément. Les pipelines de données apportent les données sources et distribuent les enregistrements maîtres. Les gestionnaires de données gouvernent les enregistrements que l'automatisation ne peut pas résoudre d'elle-même, en prenant des décisions sur la version exacte d'un champ en conflit. Les standards de qualité des données définissent ce qu'un enregistrement maître complet et valide doit ressembler, et la traçabilité des données permet de tracer la provenance des attributs d'un enregistrement d'or si quelque chose s'avère être incorrect.
Qui utilise MDM et quand devient-elle nécessaire ?
MDM tend à devenir une priorité lorsqu'une organisation atteint une taille ou une complexité où les données incohérentes coûtent visiblement du temps et de l'argent : les équipes financières rapprochent manuellement les enregistrements, le service client travaille à partir d'informations obsolètes, ou les équipes de conformité ne peuvent pas présenter une image claire des relations avec les fournisseurs. Elle est adoptée le plus couramment dans le secteur du commerce de détail, la fabrication, les services financiers et la santé, où le volume de données de référence partagées et le coût de faire une erreur sont tous deux élevés.
