Définition de la Gestion des données de référence
La Gestion des données de référence (MDM) est la pratique de créer et de maintenir une version unique et fiable des données de référence essentielles d'une organisation, telles que les clients, les produits, les fournisseurs et les lieux, et de rendre cette version accessible de manière cohérente dans tous les systèmes et équipes. L'objectif est de garantir que lorsque différents départements de l'entreprise consulter les mêmes client ou produit, ils voient tous les mêmes informations.
Pourquoi cela existe-t-il ?
La plupart des organisations accumulent les systèmes au fil du temps : un ERP pour la finance, un CRM pour la vente, une plateforme e-commerce, un outil de gestion d'entrepôt. Chacun commence avec sa propre copie des données partagées, et chacun diverge dans sa propre direction. Un client met à jour son adresse dans un système mais pas dans un autre. Un produit reçoit des noms légèrement différents dans le catalogue et l'entrepôt. Un fournisseur apparaît trois fois dans le système d'approvisionnement parce qu'il a été saisi séparément par trois personnes différentes.
À une certaine échelle, cela devient coûteux. La finance rapproche les factures avec des enregistrements qui ne correspondent pas. Le marketing envoie des communications à la mauvaise adresse. La conformité réglementaire nécessite des données dont personne n'est certain qu'elles sont exactes. La MDM est la réponse à ce problème.
Que fait un système MDM ?
Il extrait les enregistrements de plusieurs systèmes sources, identifie les enregistrements qui se rapportent à la même entité du monde réel, et produit un enregistrement consolidé, souvent appelé enregistrement d'or, qui représente la meilleure version disponible de la vérité. Cet enregistrement est ensuite distribué aux systèmes qui en ont besoin.
Un processus MDM client, par exemple, pourrait détecter que « J. Smith, 14 Oak St » dans le CRM et « John Smith, 14 Oak Street » dans le système de facturation sont la même personne, fusionner les attributs pertinents et mettre à jour les deux systèmes avec l'enregistrement consolidé.
Comment se connecte-t-il au reste du paysage des données ?
La MDM ne fonctionne pas isolément. Les pipelines de données apportent les données sources et distribuent les enregistrements de référence. Les gestionnaires de données gouvernent les enregistrements que l'automatisation ne peut pas résoudre seule, en prenant des décisions sur la version correcte d'un champ en conflit. Les normes de qualité des données définissent ce qu'un enregistrement de référence complet et valide devrait être, et le lignage des données permet de tracer d'où proviennent les attributs d'un enregistrement d'or si quelque chose s'avère être incorrect.
Qui utilise la MDM et quand devient-elle nécessaire ?
La MDM a tendance à devenir une priorité lorsqu'une organisation atteint une taille ou une complexité où les données incohérentes coûtent visiblement du temps et de l'argent : les équipes de finance rapprochant manuellement les enregistrements, le service client travaillant avec des informations obsolètes, ou les équipes de conformité incapables de produire une image claire des relations fournisseurs. Elle est le plus couramment adoptée dans le commerce de détail, la fabrication, les services financiers et la santé, où le volume de données de référence partagées et le coût de l'erreur sont tous deux élevés.
