Steigerung der Rentabilität durch Automatisierung von PIM und Lieferantenauswahl

Chemische Produktion
MDM, PIM, Systemintegration
On-Premise PIM, Datenintegration, Komplexes Datenmodell, ERP-Integration, Shopware, Excel, Preisberechnung, Automatisierte Workflows, Lieferantenauswahl

Activate Scientific ist ein europäisches Unternehmen, das spezialisierte chemische Bausteine und komplexe Moleküle für die Wirkstoffforschung und -entwicklung liefert. Das Unternehmen ist in Prien, Deutschland, und Ely, Vereinigtes Königreich, ansässig und bedient Kunden in ganz Europa und weltweit.

Das Sortiment umfasst über 140.000 seltene heterocyclische Synthons, die über eine direkte Online-Plattform für Kunden sofort verfügbar sind. Kunden können Produkte durchsuchen, Angebote anfordern und technische Dokumentationen wie Sicherheitsdatenblätter (MSDS) und Zertifikate (COAs) über Self-Service-Tools abrufen. Activate Scientific bietet zudem kundenspezifische Synthese-Dienstleistungen für komplexe heterocyclische Moleküle an, um spezielle Forschungsbedürfnisse zu erfüllen.

Mit fast zwei Jahrzehnten Erfahrung unterstützt das Unternehmen akademische Einrichtungen und die pharmazeutische Forschung durch sein umfangreiches Sortiment, maßgeschneiderte chemische Herstellung und schnelle internationale Lieferung.

Steigerung der Rentabilität durch Automatisierung von PIM und Lieferantenauswahl

Herausforderungen

Activate Scientific stand vor mehreren zentralen Herausforderungen bei der Verwaltung und Synchronisierung seines umfangreichen Produktdaten-Ökosystems:

  • Ineffizientes Datenmanagement: Das Unternehmen verwaltete über 150.000 SKUs, aber langsame und inkonsistente Datenverarbeitung erschwerte die Nachverfolgung von Änderungen und die Gewinnung von Informationen.

  • Manuelle Synchronisierung mit der E-Commerce-Plattform: Produktdaten wie Preise und Lagerbestände mussten täglich manuell in Shopware aktualisiert werden, was oft zu Verzögerungen und veralteten Informationen führte.

  • Manuelle Lieferantenauswahl: Häufige Preisschwankungen bei zahlreichen Lieferanten erforderten eine manuelle Bewertung, um die kosteneffizienteste Quelle zu finden, was erhebliche Zeit und Ressourcen beanspruchte.

  • Fehleranfällige Preisverwaltung: Verkaufspreise wurden manuell auf Basis von Lieferantenkosten und Produktkategorien berechnet. Ständige Preisänderungen erschwerten die Aufrechterhaltung genauer und profitabler Preisstrukturen.

  • Begrenzte Datenübersicht und Berichterstattung: Fehlende Dashboards und Analysen erschwerten die Verfolgung der Produktleistung, der Lieferanteneffizienz und von Preistrends, wodurch manuelle Berichte notwendig wurden.

Ziele

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, strebte Activate Scientific folgende Ziele an:

  • Implementierung einer On-Premise PIM- und MDM-Lösung: Ersatz des ERP-Systems durch eine flexible, skalierbare und benutzerfreundliche Plattform zur Produktdatenverwaltung, die lokal gehostet wird.

  • Automatisierung des Datenimports aus dem ERP: Ermöglichung des automatischen Imports vollständiger Produktinformationen, einschließlich Preis- und Lieferantendaten, in das PIM für bessere Konsistenz und Kontrolle.

  • Automatisierung des Datenexports zu Shopware: Sicherstellung eines täglichen automatischen Exports aktueller Produktdaten zur E-Commerce-Plattform ohne manuelles Eingreifen.

  • Entwicklung eines Lieferantenauswahl-Algorithmus: Einführung eines automatisierten Mechanismus zur Identifizierung des kosteneffizientesten Lieferanten basierend auf Einkaufspreis, Lagerverfügbarkeit und Lieferantenbewertung.

  • Automatische Lieferanten-Neuzuweisung und Preisneuberechnung: Automatischer Austausch der Hauptlieferanten durch optimale Lieferanten und entsprechende Neuberechnung der Verkaufspreise.

  • Bereitstellung von Vergleichstabellen für Produkte: Erstellung von Nebeneinander-Vergleichen der Produkte, um aktuelle und empfohlene Lieferanten zu analysieren und fundierte, datenbasierte Entscheidungen zu unterstützen.

Lösung

Um diese Ziele zu erreichen, wurde eine On-Premise Datenmanagement- (PIM und MDM) und Systemintegrationsplattform implementiert.

Wichtige Merkmale der Lösung waren:

  • Hochgradig Angepasstes Datenmodell: Ein flexibles, benutzerfreundliches Datenmodell verwaltet mehrere Datentypen, Preise, Lieferanteninformationen und Lagerbestände. Alle Daten sind direkt von der Produktseite aus zugänglich.

  • Konfigurierbare Export-Feeds: Benutzer können detaillierte Produktdatensätze schnell extrahieren und herunterladen, mit anpassbaren Export-Feeds, die Reporting und Datenaustausch vereinfachen.

  • Automatisierte Datensynchronisierung: Tägliche Importe aus dem ERP-System und automatische Exporte zu Shopware sorgen dafür, dass die Produktdaten stets aktuell sind. Daten können im PIM vor dem Export bearbeitet oder angereichert werden.

  • Optimierte Lieferantenvorschläge: Ein Echtzeit-Algorithmus markiert nicht-optimale Lieferanten und erstellt automatisch eine Vergleichstabelle mit empfohlenen Lieferanten und aktualisierten Preisen.

  • Automatisierte Lieferanten-Neuzuweisung: Das System aktualisiert Lieferanten und berechnet Preise automatisch neu oder ermöglicht eine manuelle Überprüfung über eine modifizierte Excel-Datei, wodurch Flexibilität und Kontrolle im Lieferantenmanagement gewährleistet sind.

Ergebnisse

  • Optimiertes Produktdatenmanagement: Die PIM- und MDM-Plattform zentralisiert alle Produktinformationen auf einer einzigen Seite, vereinfacht die Katalogpflege und konsolidiert Datenoperationen.

  • Automatisierte Datensynchronisation: Der Datentransfer zwischen dem ERP-System und Shopware ist vollständig automatisiert. PIM-Protokollierung ermöglicht sofortige Benachrichtigungen, schnelle Ursachenanalyse und zügige Problemlösungen.

  • Steigerung der Rentabilität durch Lieferantenoptimierung: Der Lieferantenauswahl-Algorithmus verbesserte die Verkaufsrentabilität um über 20 %, indem jedes Produkt vom kosteneffizientesten Lieferanten bezogen wurde.

  • Reduzierter manueller Arbeitsaufwand: Die Automatisierung von Datenaktualisierungen und Lieferantenauswahl reduzierte repetitive Aufgaben, sodass sich Mitarbeiter auf strategische Entscheidungen konzentrieren können.

  • Verbesserte Datenpräzision und Berichterstattung: Zentralisierte Produktdaten gewährleisten Konsistenz über alle Systeme hinweg. Export-Tools ermöglichen schnelle Analysen der Produktleistung, Lieferanteneffizienz und Preistrends.

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