Definition von Lieferantenstammdaten
Lieferantenstammdaten sind die Kerneinträge, die jeden Lieferanten beschreiben, mit dem ein Unternehmen zusammenarbeitet: Firma und registrierte Adresse, Kontaktdaten, Zahlungsbedingungen, Bankverbindung, Steuernummern und alle erforderlichen Zertifizierungen oder Compliance-Dokumente. Sie sind der Referenzpunkt, auf den Einkaufs-, Finanz- und Logistikteams angewiesen sind, wenn sie Bestellungen aufgeben, Rechnungen verarbeiten oder das Lieferkettenrisiko bewerten.
Was gehört zu einem Lieferanteneintrag?
Ein Lieferanteneintrag umfasst normalerweise mehrere Bereiche. Identifikationsdaten legen fest, wer der Lieferant rechtlich ist: eingetragener Firmenname, Land der Gründung, Steuernummer. Geschäftsdaten erfassen, wie die Geschäftsbeziehung funktioniert: Zahlungsbedingungen, bevorzugte Währung, Lieferzeiten, vereinbarte Preise. Compliance-Informationen dokumentieren, ob der Lieferant die erforderlichen Standards erfüllt – sei es eine ISO-Zertifizierung, eine Erklärung gegen moderne Sklaverei oder ein zugelassener Lieferantenstatus gemäß der Beschaffungsrichtlinie des Unternehmens.
In größeren Organisationen kann ein einzelner Lieferant mehrere Einträge haben: einen für jede Niederlassung, Region oder Warengruppe, die er beliefert.
Warum ist das wichtig?
Lieferantenstammdaten stecken hinter einer überraschend großen Anzahl von Betriebsprozessen. Wenn eine Bestellung erstellt wird, wird sie anhand von Lieferantendaten an den richtigen Ansprechpartner weitergeleitet und die richtigen Bedingungen angewendet. Wenn eine Rechnung ankommt, gleicht das Finanzteam sie gegen diese Einträge ab. Wenn in der Lieferkette ein Problem auftritt, braucht der Einkauf genaue Daten, um schnell Alternativen zu bewerten.
Schlechte Lieferantendaten zeigen sich typischerweise als betriebliche Reibungsverluste: doppelte Lieferanten auf der gleichen Rechnung, Zahlungen an veraltete Bankverbindungen, Compliance-Prüfungen gegen Einträge, die seit Jahren nicht aktualisiert wurden.
Wie hängt es mit MDM zusammen?
Die Verwaltung von Lieferantendaten ist einer der häufigsten Anwendungsfälle für Master Data Management (MDM). Lieferantendaten befinden sich typischerweise in mehreren Systemen – einem ERP für Finanzen und Einkauf, einer Sourcing-Plattform, einem Risiko- oder Compliance-Tool – und jedes kann im Laufe der Zeit seine eigene Version des gleichen Eintrags entwickeln. MDM etabliert einen einzelnen autorisierten Lieferanteneintrag und hält ihn über alle Systeme hinweg konsistent, sodass jedes Team mit den gleichen Informationen arbeitet.